FAQs: Zentraler E-Rechnungseingang RLP

Zur Übermittlung einer E-Rechnung an die Behörden der rheinland-pfälzischen und der saarländischen Landes- und Kommunalverwaltungen muss der Zentrale E-Rechnungseingang RLP genutzt werden. Der ZRE übernimmt zur Übermittlung der E-Rechnungen im Kern folgende 4 Aufgaben:

• Die Entgegennahme von E-Rechnungen über verschiedene Übertragungskanäle
  (E-Mail, Upload, manuelle Erfassung via Webformular)
• Die technische, sowie die formale Prüfung von E-Rechnungen (u. a. Virenprüfung, Einhaltung der Dateigrößen, Anzahl und Typ der Anlagen, Prüfung der Leitweg-ID sowie Vorhanden aller Pflichtangaben)
• Die Übermittlung der E-Rechnungen an den jeweiligen Rechnungsempfänger mittels Leitweg-ID
• Die Übermittlung von Benachrichtigungen an Rechnungsteller

• Der Zentrale E-Rechnungseingang RLP prüft die Rechnung nicht auf sachliche und rechnerische Richtigkeit.
• Das System setzt keinen automatischen Zahlungsprozess in Gang.
• Das System prüft nicht, ob eine Rechnung einmal oder mehrfach eingereicht wurde.

Ja, eine Registrierung ist notwendig. Sie ist sowohl für natürliche vollgeschäftsfähige Person (Privatperson), sowie juristische Personen (Firma) zulässig am Zentralen E-Rechnungseingang RLP. Eingereichte E-Rechnungen, ohne eine vorherige vollständige Registrierung, werden vom System automatisch abgewiesen.

Rechnungssteller die Ihre E-Rechnungen über einen Dienstleister übermitteln möchten, müssen die Registrierung vorab selbst vornehmen und dem Dienstleister im Anschluss die entsprechenden Informationen für die Rechnungseinreichung zukommen lassen. Die Registrierung ist vom Rechnungssteller selbst zu tätigen, da im 2. Registrierungsschritt Firmenunterlagen für die Registrierung benötigt werden.

Sie finden im Menüpunkt Registration für Rechnungssteller alle notwendigen Schritte aufgeführt, die für eine Registration notwendig sind.

Eine Registrierung am Zentralen E-Rechnungseingang RLP ist immer notwendig, weil eine Registrierung von einem anderen E-Rechnungsportal nicht übernommen werden kann, da diese nicht untereinander verbunden sind.

Jedes Land und der Bund betreiben einen separaten E-Rechnungseingang. Daher ist ggf. eine Registrierung an mehreren Systemen notwendig, um Rechnungen für das jeweilige Bundesland bzw. dem Bund einzureichen.

Auf der Informationenseite des Bremer E-Rechnungsportals finden Sie die Hinweis, welche E-Rechnungsportale es in Deutschland gibt.

• https://www.e-rechnung.bremen.de/senden-1459 
• Eintrag: E-Rechnungsportale des Bundes und anderer Bundesländer

Über den Zentralen E-Rechnungseingang RLP können die E-Rechnungen für Rechnungsempfänger aus den Bundesländern Rheinland-Pfalz und Saarland eingereicht werden nach einer Registrierung.

Sowohl die Registrierung als auch die Nutzung des Zentralen E-Rechnungseingang RLP ist für Rechnungssteller kostenlos.

Bitte beachten Sie, dass im Zuge der Nutzung des Zentralen E-Rechnungseingang RLP ggf. Kosten des Nutzers, insbesondere für die Bereitstellung, Anbindung und Betrieb notwendiger Soft- und Hardware, sowie für die Internetnutzung entstehen können, welche nicht vom Zentralen E-Rechnungseingang RLP erstattet werden.

Nach der komplett abgeschlossenen Registrierung können sich die Rechnungssteller über das Menü Rechnungseingang am Zentralen E-Rechnungseingang RLP anmelden.

Hinweis:

Wenn Sie den 3. Registrierungsschritt nicht oder nicht komplett durchgeführt haben, so wird Ihnen nach der Anmeldung das Profil angezeigt. Bitte vervollständigen Sie die Registrierung!

Melden Sie sich am Zentralen E-Rechnungseingang RLP (ZRE) an und gehen Sie in das Profil. Hier können Sie die ZRE-E-Mail-Adresse ändern.

Wichtiger Hinweis:

Bitte beachten Sie, das bei einer Änderung der ZRE-E-Mail-Adresse die Nutzungsbedingungen des ZRE erneut zu bestätigen sind. Ohne die Bestätigung der Nutzungsbedingungen bei einer Änderungen werden eingereichte E-Rechnungen nicht akzeptiert. Sie erhalten dann die folgende Fehlermeldung:

• Eine fehlende Registrierung am Nutzerkonto RLP und/oder unbekannte Absenderadresse (ZRE-E-Mail-Adresse)!

Ja, Sie finden die entsprechenden Supportstellen, wenn Sie in Kontakt und Support gehen. 
Hier finden Sie auch Informationen, welche Daten wir in den einzelnen Fällen benötigen, um Ihre Anfrage bearbeiten zu können.

Zur eindeutigen Identifikation dient die Leitweg-ID, die für jeden Rechnungsempfänger vergeben wird, wenn dieser sich für den Rechnungsempfang am Zentralen E-Rechnungseingang RLP registriert.

Rechnungssteller erhalten die Leitweg-ID ausschließlich von ihrem Auftraggeber.

Die Leitweg-ID ist zwingend in jeder E-Rechnung im Feld BT-10 (BuyerReference) anzugeben.

Wichtiger Hinweis:

Das Format der Leitweg-ID darf nicht verändert werden!

Per Mailversand müssen Sie die rechnungsbegründeten Unterlagen / Anlagen in der E-Rechnung (XML-Datei) Base64 codiert einbetten. Die  Vorgaben der EN 16931 sowie die des ZRE RLP müssen beachtet werden.

Per Upload und Erfassung im Webformular stehen Ihnen Möglichkeiten des Uploads dieser Unterlagen zur Verfügung. Folgendes ist bei allen Erfassungsformen zu beachten:

• Die Gesamtgröße der E-Rechnung mit allen beigefügten/eingebetteten rechnungsbegründenden Anlagen darf maximal 20 MB betragen
• Anlagen zur E-Rechnung können in den folgenden Formaten beigefügt/eingebettet werden:
  PDF, PNG, JPG, JPEG, CSV, XLSX, ODS^{*
  *ODS ist ein OpenOffice Format. Es können u. a. Excel-Dokumente in diesem Format (OpenDocument-Kalkulationstabelle) gespeichert werden.}
  Andere Formate werden nicht unterstützt und akzeptiert.

Nein, die mittels Webformular erfassten und eingereichten E-Rechnungen werden nicht im Nutzerkonto des Zentralen E-Rechnungseingang RLP gespeichert und können daher nicht nachträglich aufgerufen und heruntergeladen werden.
Werden Rechnungen über das Webformular erfasst, ist es gemäß §14 UStG erforderlich, dass das erstellte Rechnungsoriginal am Ende des Erfassungsprozesses heruntergeladen und durch den Rechnungssteller archiviert wird.

Für das herunterladen und ordnungsgemäße Speichern für die Buchhaltungsunterlagen ist der Rechnungssteller selbst verantwortlich.

Sie erhalten im Webformular bei der Eingabe die manuell erstellte E-Rechnung für Ihre Buchhaltungsunterlagen herunterzuladen.

Dazu wird Ihnen im Prozess der Weberfassung an einem bestimmten Punkt zum Ende der Einreichung über einen Button "Rechnung herunterladen" die Möglichkeit zum Speichern der E-Rechnung gegeben.

Sollte sich beim Klick auf dem Button "Rechnung herunterladen" kein Speicherdialog öffnen, so wurde die Rechnung automatisch heruntergeladen. Bitte prüfen Sie dieses, bevor Sie im Menü weiter gehen.

Bestätigen Sie im Anschluss, dass Sie die manuell erfasste E-Rechnung für Ihre Buchhaltungsunterlagen gespeichert haben und reichen die E-Rechnung ein.

Für das ordnungsgemäße Speichern ist der Rechnungsersteller selbst verantwortlich!

Wichtig!

• Bitte beachten Sie, dass die manuell erfasste E-Rechnung nur über die oben genannte Möglichkeit gespeichert werden kann.
• Da keine bereits eingereichte E-Rechnungen (manuell erfasste Rechnungen und auch die, welche per E-Mail / Upload eingereicht wurden) auf dem Zentralen E-Rechnungseingang RLP gespeichert werden, können diese auch nicht über den Zentralen E-Rechnungseingang RLP eingesehen oder heruntergeladen werden.

Nein, Rechnungen die über den Zentralen E-Rechnungseingang RLP eingereicht wurden, können nicht zurückgerufen werden.

Nein, der Zentrale E-Rechnungseingang RLP bietet keine Funktion an, den Status der eingereichten E-Rechnungen einzusehen.

Es werden aktuell keine rechnungsrelevanten Informationen auf dem Zentralen E-Rechnungseingang RLP gespeichert, daher ist es auch für den Support des Zentralen E-Rechnungseingang RLP nicht möglich, den Status einer eingereichten E-Rechnung zu überprüfen.

Bitte fragen Sie hier direkt beim Rechnungsempfänger nach.

Der Zentrale E-Rechnungseingang RLP informiert den Rechnungssteller über die erfolgreiche Verarbeitung oder Zurückweisung der Rechnung.

1. Wird eine Rechnung an die Virtuelle Poststelle (VPS) des Empfängers übermittelt, erfolgt eine entsprechende Benachrichtigung and den Rechnungssteller.
2. Bei Zurückweisungen versendet der Zentrale E-Rechnungseingang RLP situativ unterschiedliche Benachrichtungstexte, die dem Rechnungssteller den Abweisungsgrund und Lösungswege aufzeigen. Diese Benachrichtigungen werden u. a. versendet:

• Die ZRE-E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers ist unbekannt bzw. es wurde den ZRE-Nutzungsbedingungen nicht zugestimmt.
• Die in der E-Rechnung enthaltene Leitweg-ID kann keinem Rechnungsempfänger zugeordnet werden.
• Die eingereichte E-Rechnung ist nicht konform zu den Anforderungen des Standards XRechnung.
• Es wurden nicht alle Pflichtfelder gemäß §14 UStG und E-Rechnungsverordnung RLP in der E-Rechnung erfasst. Info darüber finden Sie im Menüpunkt Einreichung E-Rechnung: Was ist zu beachten
• Es liegt ein allgemeiner Fehler bei der eingereichten E-Rechnung vor.
• Es liegt ein technischer Verarbeitungsfehler vor.

Wurde die sog. Zugangseröffnung im Nutzerkonto RLP mit entsprechender Aktivierung von Weiterleitungsbestätigungen erteilt, gehen die Benachrichtigungen des ZRE über den Verarbeitungsstatus in das Postfach des Nutzerkonto RLP ein. Wurde keine Zugangseröffnung erteilt, werden die Benachrichtigungen an die ZRE-E-Mail-Adresse geschickt.

Wurde trotz Vorgaben in der Registrierungsanleitung eine No-Reply-Email-Adresse verwendet, so erhalten Sie diese wichtigen Nachrichten möglicherweise nicht. Auch bei einer Bounce-E-Mail-Adresse kann dies der Fall sein. 

• Hinweis Nachrichten:
  Die erhaltenen Nachrichten über eine erfolgreiche Zustellung bzw. Ablehnung der eingereichten E-Rechnung zeigt Ihnen an, ob die E-Rechnung übermittelt wurde oder aufgrund eines Problems abgewiesen wurde. Im Falle das Sie den Fehler über E-Rechnung: Ablehnungsgründe und Lösungen nicht selbst beheben können, wird die Ablehnungsnachricht (zusammen mit anderen Unterlagen) für die Analyse der Supportstelle benötigt. Was noch benötigt wird, finden Sie unter Kontakt & Support.

Rechnungsempfänger erhalten pro eingereichte und erfolgreich verarbeitete E-Rechnung eine sogenannte E-Rechnungs-Sammelnachricht. Bestandteil dieser Nachricht sind u. a. die Original-XML-Rechnung, sowie dazugehörige Anlagen und mehrere Laufzettel zur Nachvollziehbarkeit der systemseitigen ausgeführten Prüf- und Verarbeitungsschritte.

Hinweis:

Da während des Bearbeitungsprozess weitere Dokumente hinzugefügt werden, ist der E-Rechnungsvorgang den der Rechnungsempfänger erhält größer, als das was der Rechnungssteller eingereicht hat.

Bei der Übermittlung einer E-Rechnung ist auf folgendes zu achten:

• vollständige durchgeführte Registrierung vor der Einreichung
• die Rechnung ist in der aktuell gültigen Fassung des Standard XRechnung (*.XML oder ZUGFeRD-Format im Profil XRechnung: als rein strukturierte XML-Datei oder als ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML-Datei) ausgestellt und das Format wurde nicht verändert
• Andere Formate (wie z. B. eine reine PDF) werden nicht unterstützt und akzeptiert.
• die Größe der Rechnung und der Anlage beträgt maximal 20MB
• die Anlagen sind in einem der folgenden Formate ausgestellt: PDF, PNG, JPG, JPEG, CSV, XLSX, ODS^{*
  *ODS ist ein OpenOffice Format. Es können u. a. Excel-Dokumente in diesem Format (OpenDocument-Kalkulationstabelle) gespeichert werden.}
  Andere Formate werden nicht unterstützt und akzeptiert.
• Bei Mailversand müssen Sie die rechnungsbegründeten Anlagen in der E-Rechnung (XML-Datei) Base64 codiert einbetten.
• Alle Rechnungsangaben gemäß §14 UStG und §7 E-Rechnungsverordnung RLP (E-RechVORP) sind in der E-Rechnung enthalten
• Die E-Rechnung entspricht ebenfalls den Nutzungsbedingungen des Zentralen E-Rechnungseingang RLP (siehe: Einreichung E-Rechnung: Was ist zu beachten)