Einreichung E-Rechnung: Was ist zu beachten

Allgemeiner Hinweis für das Einreichen von E-Rechnungen

Nach Abschluss aller aufgeführten Schritte der Registrierung können Sie die E-Rechnungen in der aktuell gültigen Fassung der Standard XRechnung (XML-Format / ZUGFeRD-Format im Profil XRechnung: als rein strukturierte XML-Datei oder als ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML-Datei) einreichen. Worauf Sie dabei achten müssen, werden wir Ihnen mit den nächsten Punkten erklären.

Hierbei ist darauf zu achten, dass neben den Pflichtangaben laut §14 UStG auch die Pflichtangaben gemäß §7 E-Rechnungsverordnung RLP (E-RechVORP) eingehalten werden und die E-Rechnung den Nutzungsbedingungen des Zentralen E-Rechnungseingang RLP entsprechen muss.

Einreichung von E-Rechnungen > Digitale Signaturen

Bitte beachten Sie, dass keine digitalen Signaturen bei der Einreichung von E-Rechnungen verwendet werden dürfen. 

Eine digital signierte E-Mail kann generell nicht verarbeitet werden und da diese nicht an den Zentralen E-Rechnungseingang RLP übergeben werden kann, erfolgt hier auch keine Rückmeldung, ob die E-Rechnung an den Rechnungsempfänger zugestellt wurde oder diese abgewiesen wurde.

Das VPS Behördenpostfach, welches die E-Rechnungen nach dem Zentralen E-Rechnungseingang RLP auf dem Postfach des Rechnungsempfängers zustellt, kann digital signierte Dateien (E-Mails, E-Rechnungen, eingebette Anlagen und separate Anlagen) im allgemeinen nicht verarbeiten und damit die Rechnungen nicht zustellen.

Wird ein Anhang zwingend mit einer digitalen Signatur benötigt, so ist mit dem Auftraggeber abzuklären, wie diese Anlage direkt an diesen zugestellt werden kann, da eine Abwicklung über den Zentralen E-Rechnungseingang RLP nicht möglich ist!

So können Sie ihre E-Rechnung einreichen (Übermittlungswege)

Sie können ihre E-Rechnung in der aktuell gültigen Fassung der Standard XRechnung (XML-Format / ZUGFeRD-Format im Profil XRechnung: als rein strukturierte XML-Datei oder als ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML-Datei) über mehrere Kommunikationswegen an den Rechnungsempfänger übermitteln:

  • Zusendung der extern erstellten E-Rechnung von der im Profil hinterlegten ZRE-E-Mail-Adresse an ZRE-rlp(at)Poststelle.rlp.de.
    Erstellen Sie mit ihrer Software die E-Rechnung und senden diese im Anschluss, ggf. mit rechnungsbegründenden Anlagen, per E-Mail zu. Dieses muss immer von der als ZRE-E-Mail-Adresse hinterlegten E-Mail-Adresse erfolgen.

Mit Anmeldung am Zentralen E-Rechnungseingang RLP (Userdaten des Nutzerkonto RLP natürliche Person: E-Mail, Passwort und Pin):

  • Upload der extern erstellten E-Rechnung
    Erstellen Sie mit ihrer Software die E-Rechnung. Melden Sie sich am Zentralen E-Rechnungseingang RLP an und reichen Sie die Datei dort ein, indem Sie diese über die Uploadfunktion hochladen.
     
  • Manuelle Erfassung der E-Rechnung über den Zentralen E-Rechnungseingang RLP
    Sie können die Rechnung auch direkt manuell auf dem Zentralen E-Rechnungseingang RLP erfassen. Hierzu steht Ihnen das Webformular zur Verfügung in dem Sie alle benötigten Angaben für einfache Rechnungen eintragen können.
    Für komplexere E-Rechnungen oder speziell benötigte Angaben ist die Erfassung über eine externe Software notwendig, da das Webformular nicht alle Felder, die für eine XRechnung zur Verfügung stehen, anbietet.

    Hinweis:
    Bitte achten Sie darauf, das Sie die manuell erfasste E-Rechnung für ihre Buchhaltungsunterlagen am Ende der Erfassung über den zur Verfügung stehenden Download-Button heruntergeladen und auf ihrem PC/Netzwerk gespeichert haben (gemäß §14 b UStG).
    Die manuell erfasste E-Rechnung wird nicht auf dem Zentralen E-Rechnungseingang RLP gespeichert und kann Ihnen somit auch nicht zu einem späteren Zeitpunkt als Download zur Verfügung gestellt werden. Bitte stellen Sie daher selbst sicher, dass Sie diese über den Download-Button auch auf ihrem Computer oder in ihrem Netzwerk gespeichert haben.

    • Sollte sich beim Klick auf dem Button "Rechnung herunterladen" kein Speicherdialog öffnen, so wurde die Rechnung automatisch heruntergeladen. Bitte prüfen Sie dieses, bevor Sie im Menü weiter gehen.

Folgende Punkte sind bei der Einreichung zu beachten

Allgemein

Die nachfolgenden Punkte sind bei allen Einreichungswegen zu beachten!

  • Registrierung: Alle 3 Registrierungschritte müssen vorab komplett durchgeführt sein!
    • Sie betreuen mehrere Firmen? Dann beachten Sie bitte, dass jede Firma mit eigener Umsatzsteuer-ID separat registriert sein muss und die Einreichung über den jeweiligen Account und den dort hinterlegten Daten erfolgen muss.
  • Format: Es gilt die in der aktuell gültigen Fassung der Standard XRechnung (XML-Format / ZUGFeRD-Format im Profil XRechnung: als rein strukturierte XML-Datei oder als ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML-Datei)
    Wichtiger Hinweis:
    Bitte beachten Sie, dass der ZRE bei einer ZUGFeRD-PDF-Rechnung die eingebettete XML-Datei extrahiert und nur diese weiter verarbeitet und an den Rechnungsempfänger übermittelt wird.
    Die ZUGFeRD-PDF-Datei wird verworfen und nicht an den Rechnungsempfänger übermittelt!
    Reine PDF-Dateien (Bilddateien) werden nicht akzeptiert!
    Bitte achten Sie darauf, dass der gewählte Dateiname der E-Rechnung nicht zu lang ist und kein @-Zeichen enthält.
  • Innerhalb einer Rechnung darf keine referenzierte rechnungsbegründende Angabe enthalten sein (Links)
  • Die Gesamtgröße der E-Rechnung mit allen beigefügten rechnungsbegründenden Anlagen darf maximal 20 MB betragen
  • Anlagen zur E-Rechnung können in den folgenden Formaten (ohne digitale Signaturen!) beigefügt werden:
    PDF, PNG, JPG, JPEG, CSV, XLSX, ODS*
    *ODS ist ein OpenOffice Format. Es können u. a. Excel-Dokumente in diesem Format (OpenDocument-Kalkulationstabelle) gespeichert werden.
    Andere Formate werden nicht unterstützt und akzeptiert.
    Bitte beachten Sie, dass die Anlagen (eingebettete Anlagen in der E-Rechnung und manuell beigefügte Anlagen) nicht den gleichen Dateinamen haben dürfen und im Dateinamen kein @-Zeichen enthalten sein darf.
  • Standard XRechnung muss die aktuellste Fassung haben und darf nicht verändert werden
  • Die Leitweg-ID darf nicht verändert werden (z. B. durch hinzufügen von Leerzeichen)
    • Es ist der Zeichensatz UTF-8 zu verwenden
    • Die Eingabe der Leitweg-ID muss im Feld BT-10 (BuyerReference) erfolgen
    • Die Leitweg-ID erfahren Sie ausschließlich von ihrem Auftraggeber.
  • Alle Pflichtangaben einer Rechnung gemäß §14 Umsatzsteuergesetz (UStG) und §7 E-Rechnungsverordnung RLP (E-RechVORP) sind in der E-Rechnung zu tätigen.
E-Mail-Versand

Zusätzlich zu den Allgemeinen Punkten ist folgendes zu beachten:

  • Es kann maximal 1 Rechnung pro Email mit ggf. rechnungsbegründenden Anlagen eingereicht werden
  • Die Einreichung muss von der E-Mail erfolgen, die im Zentralen E-Rechnungseingang RLP als ZRE-E-Mail-Adresse hinterlegt wurde.
  • Die E-Mail darf nicht digital signiert werden. Eine digital signierte E-Mail würde eine Anlage für die digitale Signatur enthalten (z. B. smime.p7s), welche als Format für die Einreichung der E-Rechnung nicht erlaubt ist.
  • Die Empfänger-E-Mail-Adresse muss immer lauten: ZRE-rlp(at)Poststelle.rlp.de
  • Erhalten Sie aufgrund einer Einreichung keine Rückmeldung, das die E-Rechnung dem Rechnungsempfänger zugestellt wurde bzw. abgewiesen wurde, so war die Einreichung nicht erfolgreich. Grund dafür ist meist, dass Vorgaben für die Einreichung nicht eingehalten wurden. Bitte prüfen Sie, ob die Einreichung den Vorgaben - die Sie bei der Registrierungsanleitung und auf dieser Seite finden - entspricht.
Upload

Zusätzlich zu den Allgemeinen Punkten ist folgendes zu beachten:

  • Anmeldung am Zentralen E-Rechnungseingang RLP mit den Userdaten des Nutzerkonto RLP (natürliche Person: E-Mail, Passwort, Pin)
  • Es kann immer nur eine E-Rechnung mit ggf. rechnungsbegründenden Anlagen pro Upload eingereicht werden. 
Web-Formular (manuelle Erfassung)

Zusätzlich zu den Allgemeinen Punkten ist folgendes zu beachten:

  • Anmeldung am Zentralen E-Rechnungseingang RLP mit den Userdaten des Nutzerkonto RLP (natürliche Person: E-Mail, Passwort, Pin)
  • Für die Angabe der Rechnungsnummer, sind folgende Zeichen zugelassen: 0-9, A-Z, a-z, "-" und "_"(verwendete Leerzeichen, werden durch ein "_" ersetzt im Dateinamen)
  • Für die Angabe des "Namen des Unternehmens (BT-27)" und "Kontoinhaber (BT-85) sind nachfolgende Zeichen zugelassen: A-Z, a-z, 0-9, Leerzeichen, ".", "-" und "_"
  • Laden Sie über die Download-Funktion am Ende der manuellen Erfassungsmaske die Rechnung herunter und stellen Sie sicher, dass diese auf ihrem PC / in ihrem Netzwerk gespeichert ist als Beleg für Ihre Buchhaltungsunterlagen. Die Aufbewahrung von E-Rechnungen obliegt der gleichen Aufbewahrungsfrist, wie die einer Papierrechnung (gemäß §14 b UStG).
    Die manuell erfasste E-Rechnung wird nicht auf dem Zentralen E-Rechnungseingang RLP gespeichert und kann Ihnen somit auch nicht zu einem späteren Zeitpunkt als Download zur Verfügung gestellt werden. Bitte stellen Sie daher selbst sicher, dass Sie diese über den Download-Button auch auf ihrem Computer oder in ihrem Netzwerk gespeichert haben, bevor Sie Rechnung einreichen auswählen.

    • Sollte sich beim Klick auf dem Button "Rechnung herunterladen" kein Speicherdialog öffnen, so wurde die Rechnung automatisch heruntergeladen. Bitte prüfen Sie dieses, bevor Sie im Menü weiter gehen.

Wichtige Info:
Für komplexere E-Rechnungen oder speziell benötigte Angaben ist die Erfassung ggf. über eine externe Software notwendig, da das Webformular nicht alle Felder, die für eine XRechnung zur Verfügung stehen, anbietet.