Einreichung E-Rechnung: Was ist zu beachten

Rechnungssteller können nach erfolgreicher Registrierung Rechnungen einreichen, die der aktuell gültigen Fassung - oder der zuletzt außer Kraft gesetzten Version - des Standards XRechnung entsprechen. Zusätzlich verarbeitet der ZRE die aktuell gültige Fassung von Peppol BIS Billing und andere Formate, die dem Kern der Norm EN 16931 entsprechen.

Sie können prüfen, ob Ihr Format angenommen wird, indem Sie die Spezifikationskennung in der XML-Datei prüfen. Folgende Spezifikationskennungen werden vom ZRE verarbeitet:

• urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0
• urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0#conformant#urn:xeinkauf.de:kosit: extension:xrechnung_3.0
• urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xoev-de:kosit:standard:xrechnung_2.3
• urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xoev-de:kosit:standard:xrechnung_2.3#conformant#urn:xoev-de:kosit:extension:xrechnung_2.3
• urn:cen.eu:en16931:2017
• urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:3.0

Hybride Formate wie ZUGFeRD können ebenfalls eingereicht werden, solange sie eine korrekt eingebettete XML-Datei mit einer der genannten Spezifikationskennungen enthalten. Das ist bei ZUGFeRD bei den Profilen “XRechnung” und “EN 16931” der Fall. Andere ZUGFeRD-Profile lehnt der ZRE ab (Extended, Basic, Minimum, Basic WL). Beachten Sie hierbei bitte, dass der ZRE nur die XML-Datei als Originalrechnung verarbeitet und das PDF verwirft. Aus der XML-Datei erstellt der ZRE dann eine eigene Visualisierung.

Bitte achten Sie darauf, dass neben den Pflichtangaben laut §14 UStG auch die Pflichtangaben gemäß §7 E-Rechnungsverordnung RLP (E-RechVORP) eingehalten werden und die E-Rechnung den Nutzungsbedingungen des Zentralen E-Rechnungseingang RLP entspricht.

Sie können ihre E-Rechnung in der aktuell gültigen Fassung der Standard XRechnung (XML-Format / ZUGFeRD-Format im Profil XRechnung: als rein strukturierte XML-Datei oder als ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML-Datei) über mehrere Kommunikationswegen an den Rechnungsempfänger übermitteln:

• E-Mail: Erstellen Sie mit ihrer Software die E-Rechnung und senden diese im Anschluss, ggf. mit eingebetteten, Base64 codierten rechnungsbegründenden Anlagen (RBU) an ZRE-rlp(at)Poststelle.rlp.de. Dieses muss immer von der als ZRE-E-Mail-Adresse hinterlegten E-Mail-Adresse erfolgen. Voraussetzung ist eine erfolgreich abgeschlossene Registrierung am Zentralen E-Rechnungseingang RLP.

• Upload der extern erstellten E-Rechnung. Erstellen Sie mit ihrer Software die E-Rechnung. Melden Sie sich am Zentralen E-Rechnungseingang RLP an und reichen Sie die Datei dort ein, indem Sie diese über die Uploadfunktion hochladen.

• Webformular: Manuelle Erfassung der E-Rechnung über den Zentralen E-Rechnungseingang RLP
  Sie können die Rechnung auch direkt manuell auf dem Zentralen E-Rechnungseingang RLP erfassen. Hierzu steht Ihnen das Webformular zur Verfügung in dem Sie alle benötigten Angaben für einfache Rechnungen eintragen können.
  Für komplexere E-Rechnungen oder speziell benötigte Angaben ist die Erfassung über eine externe Software notwendig, da das Webformular nicht alle Felder, die für eine XRechnung zur Verfügung stehen, anbietet. Bitte achten Sie darauf, das Sie die manuell erfasste E-Rechnung für ihre Buchhaltungsunterlagen am Ende der Erfassung über den zur Verfügung stehenden Download-Button heruntergeladen und auf ihrem PC/Netzwerk gespeichert haben (gemäß §14 b UStG).

Allgemein

Die nachfolgenden Punkte sind bei allen Einreichungswegen zu beachten!

• Registrierung: Alle Registrierungschritte müssen vorab komplett durchgeführt sein!
  • Sie betreuen mehrere Firmen? Dann beachten Sie bitte, dass jede Firma mit eigener Umsatzsteuer-ID separat registriert sein muss und die Einreichung über den jeweiligen Account und den dort hinterlegten Daten erfolgen muss.
• Format: Es gilt die in der aktuell gültigen Fassung der Standard XRechnung (XML-Format / ZUGFeRD-Format im Profil XRechnung: als rein strukturierte XML-Datei oder als ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML-Datei)
  Wichtiger Hinweis:
  Bitte beachten Sie, dass der ZRE bei einer ZUGFeRD-PDF-Rechnung die eingebettete XML-Datei extrahiert und nur diese weiter verarbeitet und an den Rechnungsempfänger übermittelt wird.
  Die ZUGFeRD-PDF-Datei wird verworfen und nicht an den Rechnungsempfänger übermittelt!
  Reine PDF-Dateien (Bilddateien) werden nicht akzeptiert!
  Bitte achten Sie darauf, dass der gewählte Dateiname der E-Rechnung max. 25 Zeichen begrägt und kein @-Zeichen enthält.
• Innerhalb einer Rechnung darf keine referenzierte rechnungsbegründende Angabe enthalten sein (Links)
• Die Gesamtgröße der E-Rechnung mit allen beigefügten rechnungsbegründenden Anlagen darf maximal 20 MB betragen
• Anlagen zur E-Rechnung können in den folgenden Formaten beigefügt werden:
  PDF, PNG, JPG, JPEG, CSV, XLSX, ODS^{*
  *ODS ist ein OpenOffice Format. Es können u. a. Excel-Dokumente in diesem Format (OpenDocument-Kalkulationstabelle) gespeichert werden.}
  Andere Formate werden nicht unterstützt und akzeptiert.
  Bitte beachten Sie, dass die Anlagen (eingebettete, Base64 codierte Anlagen in der E-Rechnung bzw. manuell beigefügte Anlagen per Upload) nicht den gleichen Dateinamen haben dürfen und im Dateinamen kein @-Zeichen enthalten sein darf.
• Standard XRechnung muss die aktuellste Fassung haben und darf nicht verändert werden
• Die Leitweg-ID darf nicht verändert werden (z. B. durch hinzufügen von Leerzeichen)
  • Es ist der Zeichensatz UTF-8 zu verwenden
  • Die Eingabe der Leitweg-ID muss im Feld BT-10 (BuyerReference) erfolgen
  • Die Leitweg-ID erfahren Sie ausschließlich von ihrem Auftraggeber.
• Alle Pflichtangaben einer Rechnung gemäß §14 Umsatzsteuergesetz (UStG) und §7 E-Rechnungsverordnung RLP (E-RechVORP) sind in der E-Rechnung zu tätigen.

E-Mail-Versand

Zusätzlich zu den Allgemeinen Punkten ist folgendes zu beachten:

• Es kann maximal 1 Rechnung pro Email mit ggf. rechnungsbegründenden Anlagen (RBU) eingereicht werden.
• RBU (in den erlaubten Formaten) müssen im XML-Format, Base64 codiert eingebettet werden, um ordnungsgemäß verarbeitet werden zu können. Bei der Einbettung müssen Vorgaben der EN 16931 sowie die des ZRE RLP beachtet werden.
• Die Einreichung muss von der E-Mail erfolgen, die im Zentralen E-Rechnungseingang RLP als ZRE-E-Mail-Adresse hinterlegt wurde.
• Digitale Signaturen von Dateianhängen werden akzeptiert. Dateisignaturen müssen eIDAS konform sein und es muss eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) sein.
• Die Empfänger-E-Mail-Adresse muss immer lauten: ZRE-rlp(at)Poststelle.rlp.de
• Erhalten Sie aufgrund einer Einreichung keine Rückmeldung, das die E-Rechnung dem Rechnungsempfänger zugestellt wurde bzw. abgewiesen wurde, so war die Einreichung nicht erfolgreich. Grund dafür ist meist, dass Vorgaben für die Einreichung nicht eingehalten wurden. Bitte prüfen Sie, ob die Einreichung den Vorgaben - die Sie bei der Registrierungsanleitung und auf dieser Seite finden - entspricht.

Upload

Zusätzlich zu den Allgemeinen Punkten ist folgendes zu beachten:

• Anmeldung am Zentralen E-Rechnungseingang RLP
• Es kann immer nur eine E-Rechnung mit ggf. rechnungsbegründenden Anlagen pro Upload eingereicht werden. 

Web-Formular (manuelle Erfassung)

Zusätzlich zu den Allgemeinen Punkten ist folgendes zu beachten:

• Anmeldung am Zentralen E-Rechnungseingang RLP
• Für die Angabe der Rechnungsnummer, sind folgende Zeichen zugelassen: 0-9, A-Z, a-z, "-" und "_"(verwendete Leerzeichen, werden durch ein "_" ersetzt im Dateinamen)
• Für die Angabe des "Namen des Unternehmens (BT-27)" und "Kontoinhaber (BT-85) sind nachfolgende Zeichen zugelassen: A-Z, a-z, 0-9, Leerzeichen, ".", "-" und "_"
• Laden Sie über die Download-Funktion am Ende der manuellen Erfassungsmaske die Rechnung herunter und stellen Sie sicher, dass diese auf ihrem PC / in ihrem Netzwerk gespeichert ist als Beleg für Ihre Buchhaltungsunterlagen. Die Aufbewahrung von E-Rechnungen obliegt der gleichen Aufbewahrungsfrist, wie die einer Papierrechnung (gemäß §14 b UStG).
  Die manuell erfasste E-Rechnung wird nicht auf dem Zentralen E-Rechnungseingang RLP gespeichert und kann Ihnen somit auch nicht zu einem späteren Zeitpunkt als Download zur Verfügung gestellt werden. Bitte stellen Sie daher selbst sicher, dass Sie diese über den Download-Button auch auf ihrem Computer oder in ihrem Netzwerk gespeichert haben, bevor Sie Rechnung einreichen auswählen.

  • Sollte sich beim Klick auf dem Button "Rechnung herunterladen" kein Speicherdialog öffnen, so wurde die Rechnung automatisch heruntergeladen. Bitte prüfen Sie dieses, bevor Sie im Menü weiter gehen.

Wichtige Info:
Für komplexere E-Rechnungen oder speziell benötigte Angaben ist die Erfassung ggf. über eine externe Software notwendig, da das Webformular nicht alle Felder, die für eine XRechnung zur Verfügung stehen, anbietet.

Der Rechnungssteller erhält über die angegebene ZRE-E-Mail-Adresse die Rückmeldung, ob die eingereichte E-Rechnung erfolgreich verarbeitet werden konnte bzw. diese abgelehnt wurde. Bei einer Ablehnung erfolgt ebenfalls die Mitteilung, aus welchem Grund die Einreichung abgelehnt wurde. Diese Information befindet sich in der E-Mail und/oder in einer der beigefügten Anlagen.

Erhält der Rechnungssteller keinerlei Rückmeldungen, so ist die Einreichung nicht beim Zentralen E-Rechnungseingang RLP eingegangen und wurde dementsprechend auch nicht an den Rechnungsempfänger zugestellt. Es ist dann vom Rechnungssteller zu prüfen, ob die Vorgaben für die Einreichung einer E-Rechnung alle berücksichtigt wurden.