Einreichung E-Rechnung: Was ist zu beachten

Rechnungssteller können nach erfolgreicher Registrierung Rechnungen einreichen, die der aktuell gültigen Fassung - oder der zuletzt außer Kraft gesetzten Version - des Standards XRechnung entsprechen. Zusätzlich verarbeitet der ZRE die aktuell gültige Fassung von Peppol BIS Billing und andere Formate, die dem Kern der Norm EN 16931 entsprechen.

Sie können prüfen, ob Ihr Format angenommen wird, indem Sie die Spezifikationskennung in der XML-Datei prüfen. Folgende Spezifikationskennungen werden vom ZRE verarbeitet:

• urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0
• urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0#conformant#urn:xeinkauf.de:kosit: extension:xrechnung_3.0
• urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit: xrechnung:cvd_0.9
• urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xoev-de:kosit:standard:xrechnung_2.3
• urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xoev-de:kosit:standard:xrechnung_2.3#conformant#urn:xoev-de:kosit:extension:xrechnung_2.3
• urn:cen.eu:en16931:2017
• urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:3.0

Hybride Formate wie ZUGFeRD können ebenfalls eingereicht werden, solange sie eine korrekt eingebettete XML-Datei mit einer der genannten Spezifikationskennungen enthalten. Das ist bei ZUGFeRD bei den Profilen “XRechnung” und “EN 16931” der Fall. Andere ZUGFeRD-Profile lehnt der ZRE ab (Extended, Basic, Minimum, Basic WL). Beachten Sie hierbei bitte, dass der ZRE nur die XML-Datei als Originalrechnung verarbeitet und das PDF verwirft. Aus der XML-Datei erstellt der ZRE dann eine eigene Visualisierung.

Bitte achten Sie darauf, dass neben den Pflichtangaben laut §14 UStG auch die Pflichtangaben gemäß §7 E-Rechnungsverordnung RLP (E-RechVORP) eingehalten werden und die E-Rechnung den Nutzungsbedingungen des Zentralen E-Rechnungseingang RLP entspricht.

E-Rechnungen mit einer zulässigen Spezifikationskennung können über verschiedene Übermittlungswege an den Rechnungsempfänger übermittelt werden.
 

Erstellen Sie mit Ihrer Software die E-Rechnung und senden diese anschließend ggf. mit eingebetteten, Base64-codierten, rechnungsbegründenden Unterlagen (RBU) an ZRE-rlp(at)Poststelle.rlp.de .

Folgende Punkte sind bei der Einreichung per E-Mail zu beachten: 
1. Registrierung: Alle Registrierungsschritte müssen vorab komplett durchgeführt worden sein!
2. Format:
• Es gilt die aktuell gültige Fassung des Standards XRechnung (XML-Format / ZUGFeRD-Format im Profil XRechnung: als rein strukturierte XML-Datei oder als ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML-Datei).
• Reine PDF-Dateien (Bilddateien) werden nicht akzeptiert!
3.  Die Empfänger-E-Mail-Adresse muss immer lauten: ZRE-rlp(at)Poststelle.rlp.de .
4. Es kann maximal 1 Rechnung pro E-Mail eingereicht werden.
5. Anlagen / Rechnungsbegründende Unterlagen (RBU):
• Anlagen müssen im XML-Format, Base64-codiert eingebettet werden, um ordnungsgemäß verarbeitet werden zu können. Bei der Einbettung müssen Vorgaben der EN 16931 sowie die des ZRE RLP beachtet werden.
• Anlagen zur E-Rechnung können in den folgenden Formaten beigefügt werden:
PDF, PNG, JPG, JPEG, CSV, XLSX, ODS*, XML**
*ODS ist ein OpenOffice-Format. Es können u. a. Excel-Dokumente in diesem Format (OpenDocument-Kalkulationstabelle) gespeichert werden.
**XML ist nur gestattet, wenn Ihre Originalrechnung eine Extension des Standards XRechnung ist.
• Andere Formate werden nicht unterstützt und akzeptiert.
• Bitte beachten Sie, dass mehrere Anlagen (eingebettete, Base64 codierte Anlagen in der E-Rechnung) nicht den gleichen Dateinamen haben dürfen.
6. Die Gesamtgröße der E-Rechnung mit allen beigefügten rechnungsbegründenden Unterlagen darf maximal 20 MB betragen.
7. Namensbeschränkungen von Dateien
Zulässige Zeichen
Für Dateinamen dürfen verwendet werden:
• Buchstaben des deutschen Alphabets, einschließlich der Umlaute: Ä, ä, Ö, ö, Ü, ü und ß
• Ziffern: 0 bis 9
• Sonderzeichen: Unterstrich (_) und Minus (-)
Hinweis zu Punkten:
• Punkte (.) dürfen ausschließlich als Trenner zwischen dem Dateinamen und der Dateiendung verwendet werden.
Empfehlung:
• Die maximale Länge eines Dateinamens sollte 25 Zeichen nicht überschreiten.
8. Zusätzliche rechnungsbegründende Informationen dürfen in einer E-Rechnung nur als Verweis (Link) und ausschließlich im Feld BT-124 „External document location“ enthalten sein.
9. Digitale Signaturen von Dateianhängen werden akzeptiert. Sie müssen eIDAS konform sein und es muss eine qualifizierte, elektronische Signatur (QES) sein.
10. Die Leitweg-ID:
• Die Leitweg-ID darf nicht verändert werden (z. B. durch Hinzufügen von Leerzeichen, die Prüfziffer ist Bestandteil der Leitweg-ID).
• Für die Leitweg-ID ist der Zeichensatz UTF-8 zu verwenden.
• Die Leitweg-ID muss im Feld BT-10 (BuyerReference) enthalten sein.
• Die Leitweg-ID erfahren Sie ausschließlich von Ihrem Auftraggeber.

Rückmeldungen/Benachrichtigungen des Zentralen E-Rechnungseingangs RLP an Rechnungssteller erfolgen per E-Mail!
• Rückmeldungen werden an die Absender-E-Mail-Adresse gesendet, von der die E-Rechnung verschickt wurde.
• Der Rechnungssteller erhält eine Information darüber, ob die eingereichte E-Rechnung erfolgreich verarbeitet oder abgelehnt wurde.
• Im Falle einer Ablehnung wird zusätzlich der entsprechende Ablehnungsgrund mitgeteilt. Diese Information ist in der E-Mail selbst und/oder in einer beigefügten Anlage enthalten. In der Anlage kann sich zudem ein Prüfbericht mit detaillierten Informationen zu den festgestellten Fehlern befinden.
• Bitte verwenden Sie keine No-Reply-E-Mail-Adressen, da Rückmeldungen in diesem Fall nicht zugestellt werden können.
• Gleiches gilt für sogenannte Bounce-E-Mail-Adressen.
• Erhält der Rechnungssteller keine Rückmeldung, ist die E-Rechnung nicht beim Zentralen E-Rechnungseingang RLP eingegangen und wurde folglich nicht an den Rechnungsempfänger weitergeleitet.
In diesem Fall sollte geprüft werden, ob alle Vorgaben für die Einreichung einer E-Rechnung eingehalten wurden.

Erstellen Sie mit Ihrer Software die E-Rechnung.
Melden Sie sich am Zentralen E-Rechnungseingang RLP an und reichen Sie die E-Rechnung dort ein, indem Sie diese über die Funktion "Rechnung einreichen" hochladen.
Rechnungsbegründende Unterlagen (RBU) können ebenso eingefügt werden. Klicken Sie auf den Button "Rechnungsbegründende Unterlagen auswählen" und fügen Sie die Anlagen hinzu.
Der Zentrale E-Rechnungseingang RLP übernimmt die technische Verarbeitung. Die beigefügten Anlagen/RBU werden Base64-codiert direkt in die XML-Datei eingebettet.

Folgende Punkte sind bei der Einreichung zu beachten:
1. Registrierung: Alle Registrierungsschritte müssen vorab komplett durchgeführt worden sein!
2. Format:
• Es gilt die aktuell gültige Fassung des Standards XRechnung (XML-Format / ZUGFeRD-Format im Profil XRechnung: als rein strukturierte XML-Datei oder als ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML-Datei).
• Reine PDF-Dateien (Bilddateien) werden nicht akzeptiert!
3. Es kann immer nur eine E-Rechnung mit gegebenenfalls rechnungsbegründenden Unterlagen pro Upload eingereicht werden.
4. Anlagen / Rechnungsbegründende Unterlagen (RBU):
• Anlagen zur E-Rechnung können in den folgenden Formaten beigefügt werden:
PDF, PNG, JPG, JPEG, CSV, XLSX, ODS*, XML**
*ODS ist ein OpenOffice-Format. Es können u. a. Excel-Dokumente in diesem Format (OpenDocument-Kalkulationstabelle) gespeichert werden.
**XML ist nur gestattet, wenn Ihre Originalrechnung eine Extension des Standards XRechnung ist.
• Andere Formate werden nicht unterstützt und akzeptiert.
• Bitte beachten Sie, dass jede manuell hochgeladene Anlage einen Dateinamen haben muss, der sich von allen anderen Dateinamen unterscheidet.
5. Die Gesamtgröße der E-Rechnung mit allen beigefügten rechnungsbegründenden Unterlagen darf maximal 20 MB betragen.
6. Namensbeschränkungen von Dateien
Zulässige Zeichen
Für Dateinamen dürfen verwendet werden:
• Buchstaben des deutschen Alphabets, einschließlich der Umlaute: Ä, ä, Ö, ö, Ü, ü und ß
• Ziffern: 0 bis 9
• Sonderzeichen: Unterstrich (_) und Minus (-)
Hinweis zu Punkten:
• Punkte (.) dürfen ausschließlich als Trenner zwischen dem Dateinamen und der Dateiendung verwendet werden.
Empfehlung:
• Die maximale Länge eines Dateinamens sollte 25 Zeichen nicht überschreiten.
7. Zusätzliche rechnungsbegründende Informationen dürfen in einer E-Rechnung nur als Verweis (Link) und ausschließlich im Feld BT-124 „External document location“ enthalten sein.
8. Die Leitweg-ID:
• Die Leitweg-ID darf nicht verändert werden (z. B. durch Hinzufügen von Leerzeichen, die Prüfziffer ist Bestandteil der Leitweg-ID).
• Für die Leitweg-ID ist der Zeichensatz UTF-8 zu verwenden.
• Die Leitweg-ID muss im Feld BT-10 (BuyerReference) enthalten sein.
• Die Leitweg-ID erfahren Sie ausschließlich von Ihrem Auftraggeber.
9. Bei fehlerhaften Rechnungen erhalten Sie entweder eine Fehlermeldung (z. B. bei unzulässigen Zeichen im Dateinamen) oder einen Prüfbericht mit den vom Validator festgestellten Fehlern.
Bitte korrigieren Sie die Fehler und laden Sie die Rechnung anschließend erneut hoch.

Rückmeldungen/Benachrichtigungen des Zentralen E-Rechnungseingangs RLP an Rechnungssteller erfolgen per E-Mail!
• Bei der Einreichung per Upload werden Rückmeldungen an die im ZRE-Benutzerprofil hinterlegte ZRE-E-Mail-Adresse gesendet.
• Der Rechnungssteller erhält eine Information darüber, ob die eingereichte E-Rechnung erfolgreich verarbeitet oder abgelehnt wurde.
• Im Falle einer Ablehnung wird zusätzlich der entsprechende Ablehnungsgrund mitgeteilt. Diese Information ist in der E-Mail selbst und/oder in einer beigefügten Anlage enthalten. In der Anlage kann sich zudem ein Prüfbericht mit detaillierten Informationen zu den festgestellten Fehlern befinden.
• Bitte verwenden Sie keine No-Reply-E-Mail-Adressen, da Rückmeldungen in diesem Fall nicht zugestellt werden können.
• Gleiches gilt für sogenannte Bounce-E-Mail-Adressen.
• Erhält der Rechnungssteller keine Rückmeldung, ist die E-Rechnung nicht beim Zentralen E-Rechnungseingang RLP eingegangen und wurde folglich nicht an den Rechnungsempfänger weitergeleitet.
In diesem Fall sollte geprüft werden, ob alle Vorgaben für die Einreichung einer E-Rechnung eingehalten wurden.

Melden Sie sich am Zentralen E-Rechnungseingang RLP an und klicken Sie auf "Rechnung erfassen", um die E-Rechnung zu erstellen.
Über das Webformular/Eingabeformular können Sie Rechnungen, Rechnungsberichtigungen und Gutschriften erstellen und anschließend an den Zentralen E-Rechnungseingang RLP übermitteln.

In dem Webformular/Eingabeformular haben Sie die Möglichkeit rechnungsbegründende Unterlagen (RBU) hochzuladen. Klicken Sie im Reiter "Rechnungsdaten" auf den Button "Unterlagen hinzufügen" und laden Sie die Anlagen hoch.
Der Zentrale E-Rechnungseingang RLP übernimmt die technische Verarbeitung. Die beigefügten Anlagen/RBU werden Base64-codiert direkt in die XML-Datei eingebettet.

Für komplexere E-Rechnungen oder speziell benötigte Angaben ist die Erstellung über eine externe Software erforderlich, da das Webformular/Eingabeformular nicht alle Felder unterstützt, die im Standard XRechnung zur Verfügung stehen.

Bitte achten Sie darauf, dass Sie die manuell erfasste E-Rechnung am Ende der Erfassung über den zur Verfügung stehenden Download-Button herunterladen und für Ihre Buchhaltungsunterlagen auf Ihrem PC oder in Ihrem Netzwerk speichern (gemäß §14b UStG).
Die im Webformular/Eingabeformular erfassten Daten werden nicht gespeichert und stehen nach der Abmeldung nicht mehr zur Verfügung.

Hochladen einer Rechnungsvorlage zur Bearbeitung im Webformular/Eingabeformular
Melden Sie sich am Zentralen E-Rechnungseingang RLP an und klicken Sie auf „Rechnung hochladen“, um eine Rechnungsvorlage hochzuladen.
Über diese Funktion können Sie Rechnungen, Rechnungsberichtigungen und Gutschriften als Vorlage hochladen.
Es werden ausschließlich E-Rechnungen akzeptiert, die der folgenden Syntax entsprechen:
XML-Datei mit UBL-Syntax oder CII-Syntax.
Nach dem Hochladen ist die Vervollständigung und abschließende Bearbeitung der Rechnung in dem Webformular/Eingabeformular zwingend erforderlich.

Bitte beachten Sie folgende Hinweise zum Hochladen von Rechnungsvorlagen:
• Enthält Ihre E-Rechnung Informationselemente, die von unserer Weberfassung nicht unterstützt werden, können diese nicht übernommen werden. In diesem Fall erhalten Sie nach dem Upload einen Hinweis.
• Die Felder Leitweg-ID, Rechnungsnummer und Rechnungsdatum werden nicht automatisch übernommen, um Fehler zu vermeiden. Bitte ergänzen Sie die fehlenden Angaben nach dem Upload manuell. Achten Sie darauf, die Empfängerdaten sorgfältig zu prüfen, vor allem dann, wenn der Rechnungsempfänger von den Angaben in der hochgeladenen Rechnung abweicht.
• Eingebettete rechnungsbegründende Unterlagen (RBU) bzw. Anhänge aus der Rechnungsvorlage werden nicht übernommen. Bitte laden Sie diese separat im Webformular/Eingabeformular über die Funktion "Unterlagen hinzufügen" im Reiter "Rechnungsdaten" hoch. Der Zentrale E-Rechnungseingang RLP übernimmt die technische Verarbeitung. Die beigefügten Anlagen/RBU werden Base64-codiert direkt in die XML-Datei eingebettet.
• Prüfen Sie alle im Webformular angezeigten Daten sorgfältig auf Vollständigkeit und Richtigkeit!
• Nach Abschluss der Eingabe müssen Sie die erfassten Rechnungsdaten als digitalen Beleg im Format XRechnung (*.xml) für Ihre Buchhaltungsunterlagen herunterladen.
• Die im Webformular/Eingabeformular erfassten Daten werden nicht gespeichert und stehen Ihnen nach dem Abmelden nicht mehr zur Verfügung.

Weitere Hinweise zur Nutzung des Webformulars/Eingabeformulars
Folgende Punkte sind bei der Nutzung des Webformulars/Eingabeformulars zu beachten:
1. Registrierung: Alle Registrierungsschritte müssen vorab komplett durchgeführt worden sein! 
2. Rechnungsbegründende Unterlagen/Anlagen (RBU) können hinzugefügt werden.
3. Anlagen / Rechnungsbegründende Unterlagen (RBU):
• Anlagen zur E-Rechnung können in den folgenden Formaten beigefügt werden:
PDF, PNG, JPG, JPEG, CSV, XLSX, ODS*
*ODS ist ein OpenOffice-Format. Es können u. a. Excel-Dokumente in diesem Format (OpenDocument-Kalkulationstabelle) gespeichert werden.
• Andere Formate werden nicht unterstützt und akzeptiert.
• Bitte beachten Sie, dass jede manuell hochgeladene Anlage einen Dateinamen haben muss, der sich von allen anderen Dateinamen unterscheidet.
4. Die Gesamtgröße der E-Rechnung mit allen beigefügten rechnungsbegründenden Anlagen darf maximal 20 MB betragen
5. Namensbeschränkungen von Dateien
Zulässige Zeichen
Für Dateinamen dürfen verwendet werden:
• Buchstaben des deutschen Alphabets, einschließlich der Umlaute: Ä, ä, Ö, ö, Ü, ü und ß
• Ziffern: 0 bis 9
• Sonderzeichen: Unterstrich (_) und Minus (-)
Hinweis zu Punkten:
• Punkte (.) dürfen ausschließlich als Trenner zwischen dem Dateinamen und der Dateiendung verwendet werden.
Empfehlung:
• Die maximale Länge eines Dateinamens sollte 25 Zeichen nicht überschreiten.
6. Die Leitweg-ID:
• Die Leitweg-ID darf nicht verändert werden (z. B. durch Hinzufügen von Leerzeichen, die Prüfziffer ist Bestandteil der Leitweg-ID).
• Die Leitweg-ID erfahren Sie ausschließlich von Ihrem Auftraggeber.
7. Nach Abschluss der Eingabe werden alle Daten im Webformular/Eingabeformular geprüft. Sind Fehler vorhanden, erscheint ein entsprechender Hinweis und Sie werden direkt zum betroffenen Feld geführt, um die Eingaben zu korrigieren. Dieser Vorgang wird so lange wiederholt, bis alle Eingaben den Vorgaben entsprechen.
8. Laden Sie die Rechnung am Ende der manuellen Erfassung über die Download-Funktion herunter und stellen Sie sicher, dass diese auf Ihrem PC oder in Ihrem Netzwerk gespeichert ist. Die Aufbewahrung von E-Rechnungen unterliegt der gleichen Aufbewahrungsfrist wie die von Papierrechnungen (gemäß §14b UStG).
• Die manuell erfasste E-Rechnung wird nicht auf dem Zentralen E-Rechnungseingang RLP gespeichert und kann daher zu einem späteren Zeitpunkt nicht erneut als Download bereitgestellt werden. Bitte stellen Sie daher sicher, dass Sie die Rechnung über den Download-Button auf Ihrem Computer oder in Ihrem Netzwerk gespeichert haben, bevor Sie "Rechnung einreichen“ auswählen.
• Sollte sich beim Klick auf dem Button "Rechnung herunterladen" kein Speicherdialog öffnen, so wurde die Rechnung automatisch heruntergeladen. Bitte prüfen Sie dies, bevor Sie im Menü weiter gehen.

Rückmeldungen/Benachrichtigungen des Zentralen E-Rechnungseingangs RLP an Rechnungssteller erfolgen per E-Mail!
• Bei der Einreichung über das Webformular/Eingabeformular werden Rückmeldungen an die im ZRE-Benutzerprofil hinterlegte ZRE-E-Mail-Adresse gesendet.
• Der Rechnungssteller erhält eine Information darüber, ob die eingereichte E-Rechnung erfolgreich verarbeitet oder abgelehnt wurde.
• Im Falle einer Ablehnung wird zusätzlich der entsprechende Ablehnungsgrund mitgeteilt. Diese Information ist in der E-Mail selbst und/oder in einer beigefügten Anlage enthalten. In der Anlage kann sich zudem ein Prüfbericht mit detaillierten Informationen zu den festgestellten Fehlern befinden.
• Bitte verwenden Sie keine No-Reply-E-Mail-Adressen, da Rückmeldungen in diesem Fall nicht zugestellt werden können.
• Gleiches gilt für sogenannte Bounce-E-Mail-Adressen.
• Erhält der Rechnungssteller keine Rückmeldung, ist die E-Rechnung nicht beim Zentralen E-Rechnungseingang RLP eingegangen und wurde folglich nicht an den Rechnungsempfänger weitergeleitet.
In diesem Fall sollte geprüft werden, ob alle Vorgaben für die Einreichung einer E-Rechnung eingehalten wurden.

Peppol ist im Vergleich zu den anderen Optionen der einzige Übertragungskanal, der eine automatisierte Maschine-zu-Maschine-Kommunikation (M2M) sowie den Massenexport von E-Rechnungen ermöglicht und für Rechnungssteller keine Registrierung erfordert.

Alle öffentlichen Rechnungsempfänger, die über den Zentralen E-Rechnungseingang RLP Rechnungen empfangen, sind für den Empfang über Peppol freigeschaltet. 
Wichtig zu wissen ist, dass sich die Peppol-ID für Behörden aus dem Präfix „0204:“ und der Leitweg-ID zusammensetzt.
Um Peppol zu nutzen, benötigen Sie einen Service-Provider, der im Peppol-Netzwerk gelistet ist. 
Eine Übersicht finden Sie hier: peppol.org/members/peppol-certified-service-providers/. 
Wenn Sie Rechnungen über einen Dienstleister bzw. über einen Softwareanbieter einreichen, kann dieser Ihnen gegebenenfalls bei Fragen zu Peppol weiterhelfen.
Weitere Informationen erhalten Sie in den FAQs oder bei OpenPeppol: https://peppol.org/

Rückmeldungen/Benachrichtigungen des Zentralen E-Rechnungseingangs RLP an Rechnungssteller
• Wird die Rechnung über Peppol gesendet, erhält der Rechnungssteller eine Transportbestätigung, dass die E-Rechnung erfolgreich beim Zentralen E-Rechnungseingang RLP eingegangen ist.
• Ist eine über das Peppol-Netzwerk übermittelte XRechnung nicht valide, kann sie nicht an den Rechnungsempfänger weitergeleitet werden.
• Eine automatisierte Rückmeldung des Zentralen E-Rechnungseingangs RLP (ZRE) erfolgt in diesem Fall derzeit nicht.
• Lehnt der Zentrale E-Rechnungseingang RLP die Rechnung ab, erfolgt die Rückmeldung über die in der Rechnung im Feld BT-43 (Seller contact email address) hinterlegte E-Mail-Adresse. Diese E-Mail-Adresse darf keine No-Reply-, Bounce- oder sonstige E-Mail-Adresse sein, über die keine Rückmeldungen empfangen werden können. Andernfalls ist keine Kontaktaufnahme möglich.