Einreichung E-Rechnung: Was ist zu beachten

Allgemeiner Hinweis für das Einreichen von E-Rechnungen

Nach Abschluss aller aufgeführten Schritte der Registrierung können Sie die E-Rechnungen in der aktuell gültigen Fassung der Standard XRechnung (XML-Format / ZUGFeRD-Format im Profil XRechnung: als rein strukturierte XML-Datei oder als ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML-Datei) einreichen. Worauf Sie dabei achten müssen, werden wir Ihnen mit den nächsten Punkten erklären.

Hierbei ist darauf zu achten, dass neben den Pflichtangaben laut §14 UStG auch die Pflichtangaben gemäß §7 E-Rechnungsverordnung RLP (E-RechVORP) eingehalten werden und die E-Rechnung den Nutzungsbedingungen des Zentralen E-Rechnungseingang RLP entsprechen muss.

Einreichung von E-Rechnungen > Digitale Signaturen

Eine E-Mail mit signierten Dateianhängen kann prinzipiell verarbeitet werden.
Voraussetzungen: Die Dateisignatur muss eIDAS konform sein (Die ausstellende Zertifizierungsstelle muss in einer der Trusted Lists der EU geführt werden.) und es muss eine qualifizierte, elektronische Signatur (QES) sein.
Bitte beachten Sie weiterhin:
Container-Signaturen können unter Umständen nicht verarbeitet werden und werden nicht als relevant eingestuft.
Container-Signaturen beziehen sich nicht auf eine einzelne Datei, wie etwa eine PDF-Datei.
Sie beziehen sich auf eine komplette E-Mail inkl. Anhänge oder ein Dateiarchiv, das eine oder mehrere Dateien zu einer Einheit zusammenfasst und Informationen enthält, etwa eine Nachricht mit Angaben zu Absender, Empfänger und Betreff und einem oder mehreren Dateianhängen.
 

So können Sie ihre E-Rechnung einreichen (Übermittlungswege)

Sie können ihre E-Rechnung in der aktuell gültigen Fassung der Standard XRechnung (XML-Format / ZUGFeRD-Format im Profil XRechnung: als rein strukturierte XML-Datei oder als ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML-Datei) über mehrere Kommunikationswegen an den Rechnungsempfänger übermitteln:

  • E-Mail: Erstellen Sie mit ihrer Software die E-Rechnung und senden diese im Anschluss, ggf. mit eingebetteten, Base64 codierten rechnungsbegründenden Anlagen (RBU) an ZRE-rlp(at)Poststelle.rlp.de. Dieses muss immer von der als ZRE-E-Mail-Adresse hinterlegten E-Mail-Adresse erfolgen. Voraussetzung ist eine erfolgreich abgeschlossene Registrierung am Zentralen E-Rechnungseingang RLP (Userdaten des Nutzerkonto RLP natürliche Person: E-Mail, Passwort und Pin).
  • Upload der extern erstellten E-Rechnung. Erstellen Sie mit ihrer Software die E-Rechnung. Melden Sie sich am Zentralen E-Rechnungseingang RLP an und reichen Sie die Datei dort ein, indem Sie diese über die Uploadfunktion hochladen.
  • Webformular: Manuelle Erfassung der E-Rechnung über den Zentralen E-Rechnungseingang RLP
    Sie können die Rechnung auch direkt manuell auf dem Zentralen E-Rechnungseingang RLP erfassen. Hierzu steht Ihnen das Webformular zur Verfügung in dem Sie alle benötigten Angaben für einfache Rechnungen eintragen können.
    Für komplexere E-Rechnungen oder speziell benötigte Angaben ist die Erfassung über eine externe Software notwendig, da das Webformular nicht alle Felder, die für eine XRechnung zur Verfügung stehen, anbietet. Bitte achten Sie darauf, das Sie die manuell erfasste E-Rechnung für ihre Buchhaltungsunterlagen am Ende der Erfassung über den zur Verfügung stehenden Download-Button heruntergeladen und auf ihrem PC/Netzwerk gespeichert haben (gemäß §14 b UStG).

Folgende Punkte sind bei der Einreichung zu beachten

Allgemein

Die nachfolgenden Punkte sind bei allen Einreichungswegen zu beachten!

  • Registrierung: Alle 3 Registrierungschritte müssen vorab komplett durchgeführt sein!
    • Sie betreuen mehrere Firmen? Dann beachten Sie bitte, dass jede Firma mit eigener Umsatzsteuer-ID separat registriert sein muss und die Einreichung über den jeweiligen Account und den dort hinterlegten Daten erfolgen muss.
  • Format: Es gilt die in der aktuell gültigen Fassung der Standard XRechnung (XML-Format / ZUGFeRD-Format im Profil XRechnung: als rein strukturierte XML-Datei oder als ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML-Datei)
    Wichtiger Hinweis:
    Bitte beachten Sie, dass der ZRE bei einer ZUGFeRD-PDF-Rechnung die eingebettete XML-Datei extrahiert und nur diese weiter verarbeitet und an den Rechnungsempfänger übermittelt wird.
    Die ZUGFeRD-PDF-Datei wird verworfen und nicht an den Rechnungsempfänger übermittelt!
    Reine PDF-Dateien (Bilddateien) werden nicht akzeptiert!
    Bitte achten Sie darauf, dass der gewählte Dateiname der E-Rechnung nicht zu lang ist und kein @-Zeichen enthält.
  • Innerhalb einer Rechnung darf keine referenzierte rechnungsbegründende Angabe enthalten sein (Links)
  • Die Gesamtgröße der E-Rechnung mit allen beigefügten rechnungsbegründenden Anlagen darf maximal 20 MB betragen
  • Anlagen zur E-Rechnung können in den folgenden Formaten beigefügt werden:
    PDF, PNG, JPG, JPEG, CSV, XLSX, ODS*
    *ODS ist ein OpenOffice Format. Es können u. a. Excel-Dokumente in diesem Format (OpenDocument-Kalkulationstabelle) gespeichert werden.
    Andere Formate werden nicht unterstützt und akzeptiert.
    Bitte beachten Sie, dass die Anlagen (eingebettete, Base64 codierte Anlagen in der E-Rechnung bzw. manuell beigefügte Anlagen per Upload) nicht den gleichen Dateinamen haben dürfen und im Dateinamen kein @-Zeichen enthalten sein darf.
  • Standard XRechnung muss die aktuellste Fassung haben und darf nicht verändert werden
  • Die Leitweg-ID darf nicht verändert werden (z. B. durch hinzufügen von Leerzeichen)
    • Es ist der Zeichensatz UTF-8 zu verwenden
    • Die Eingabe der Leitweg-ID muss im Feld BT-10 (BuyerReference) erfolgen
    • Die Leitweg-ID erfahren Sie ausschließlich von ihrem Auftraggeber.
  • Alle Pflichtangaben einer Rechnung gemäß §14 Umsatzsteuergesetz (UStG) und §7 E-Rechnungsverordnung RLP (E-RechVORP) sind in der E-Rechnung zu tätigen.
E-Mail-Versand

Zusätzlich zu den Allgemeinen Punkten ist folgendes zu beachten:

  • Es kann maximal 1 Rechnung pro Email mit ggf. rechnungsbegründenden Anlagen (RBU) eingereicht werden.
  • RBU (in den erlaubten Formaten) müssen im XML-Format, Base64 codiert eingebettet werden, um ordnungsgemäß verarbeitet werden zu können. Bei der Einbettung müssen Vorgaben der EN 16931 sowie die des ZRE RLP beachtet werden.
  • Die Einreichung muss von der E-Mail erfolgen, die im Zentralen E-Rechnungseingang RLP als ZRE-E-Mail-Adresse hinterlegt wurde.
  • Digitale Signaturen von Dateianhängen werden akzeptiert. Dateisignaturen müssen eIDAS konform sein und es muss eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) sein.
  • Die Empfänger-E-Mail-Adresse muss immer lauten: ZRE-rlp(at)Poststelle.rlp.de
  • Erhalten Sie aufgrund einer Einreichung keine Rückmeldung, das die E-Rechnung dem Rechnungsempfänger zugestellt wurde bzw. abgewiesen wurde, so war die Einreichung nicht erfolgreich. Grund dafür ist meist, dass Vorgaben für die Einreichung nicht eingehalten wurden. Bitte prüfen Sie, ob die Einreichung den Vorgaben - die Sie bei der Registrierungsanleitung und auf dieser Seite finden - entspricht.
Upload

Zusätzlich zu den Allgemeinen Punkten ist folgendes zu beachten:

  • Anmeldung am Zentralen E-Rechnungseingang RLP mit den Userdaten des Nutzerkonto RLP (natürliche Person: E-Mail, Passwort, Pin)
  • Es kann immer nur eine E-Rechnung mit ggf. rechnungsbegründenden Anlagen pro Upload eingereicht werden. 
Web-Formular (manuelle Erfassung)

Zusätzlich zu den Allgemeinen Punkten ist folgendes zu beachten:

  • Anmeldung am Zentralen E-Rechnungseingang RLP mit den Userdaten des Nutzerkonto RLP (natürliche Person: E-Mail, Passwort, Pin)
  • Für die Angabe der Rechnungsnummer, sind folgende Zeichen zugelassen: 0-9, A-Z, a-z, "-" und "_"(verwendete Leerzeichen, werden durch ein "_" ersetzt im Dateinamen)
  • Für die Angabe des "Namen des Unternehmens (BT-27)" und "Kontoinhaber (BT-85) sind nachfolgende Zeichen zugelassen: A-Z, a-z, 0-9, Leerzeichen, ".", "-" und "_"
  • Laden Sie über die Download-Funktion am Ende der manuellen Erfassungsmaske die Rechnung herunter und stellen Sie sicher, dass diese auf ihrem PC / in ihrem Netzwerk gespeichert ist als Beleg für Ihre Buchhaltungsunterlagen. Die Aufbewahrung von E-Rechnungen obliegt der gleichen Aufbewahrungsfrist, wie die einer Papierrechnung (gemäß §14 b UStG).
    Die manuell erfasste E-Rechnung wird nicht auf dem Zentralen E-Rechnungseingang RLP gespeichert und kann Ihnen somit auch nicht zu einem späteren Zeitpunkt als Download zur Verfügung gestellt werden. Bitte stellen Sie daher selbst sicher, dass Sie diese über den Download-Button auch auf ihrem Computer oder in ihrem Netzwerk gespeichert haben, bevor Sie Rechnung einreichen auswählen.

    • Sollte sich beim Klick auf dem Button "Rechnung herunterladen" kein Speicherdialog öffnen, so wurde die Rechnung automatisch heruntergeladen. Bitte prüfen Sie dieses, bevor Sie im Menü weiter gehen.

Wichtige Info:
Für komplexere E-Rechnungen oder speziell benötigte Angaben ist die Erfassung ggf. über eine externe Software notwendig, da das Webformular nicht alle Felder, die für eine XRechnung zur Verfügung stehen, anbietet.

Rückmeldung an Rechnungssteller bei E-Rechnungs-Einreichung

Der Rechnungssteller erhält über die angegebene ZRE-E-Mail-Adresse die Rückmeldung, ob die eingereichte E-Rechnung erfolgreich verarbeitet werden konnte bzw. diese abgelehnt wurde. Bei einer Ablehnung erfolgt ebenfalls die Mitteilung, aus welchem Grund die Einreichung abgelehnt wurde. Diese Information befindet sich in der E-Mail und/oder in einer der beigefügten Anlagen.

Erhält der Rechnungssteller keinerlei Rückmeldungen, so ist die Einreichung nicht beim Zentralen E-Rechnungseingang RLP eingegangen und wurde dementsprechend auch nicht an den Rechnungsempfänger zugestellt. Es ist dann vom Rechnungssteller zu prüfen, ob die Vorgaben für die Einreichung einer E-Rechnung alle berücksichtigt wurden.