Registrierung für Rechnungssteller

Wichtiger Hinweis zur Registrierung

Hier finden Sie die Anleitung für die Registrierung als Rechnungssteller.

Bitte führen Sie alle Schritte der nachfolgend aufgeführten Registrierungsschritte durch, damit Sie für die Einreichung von E-Rechnungen im Standard XRechnung freigeschaltet werden können. Bei einer fehlender Angabe, die von der Registrierung benötigt wird, oder einem ausgelassenem Registrierungsschritt wird die von Ihnen eingereichte E-Rechnung abgelehnt, bis Sie die notwendigen Schritte nachgeholt / vervollständigt haben.

Beachten Sie, dass Sie jede Firma mit eigener Umsatzsteuer-ID separat registrieren müssen (Mein Unternehmenskonto und Zentraler E-Rechnungseingang RLP). Hierfür werden pro Firma ebenfalls separate E-Mail-Adressen benötigt.

Sie finden auf der Webseite weitere Hinweise dazu, was Sie bei der Einreichung einer E-Rechnung beachten müssen, und FAQ Artikel mit weiteren Informationen zu verschiedenen Themengebieten.

Schritt 1: Registrierung am "MEIN UNTERNEHMENSKONTO" auf Basis von ELSTER

Als Rechnungssteller müssen Sie sich im ersten Schritt am Mein Unternehmenskonto registrieren.

Alle Informationen für das Mein Unternehmenskonto finden Sie hier.

Falls Sie bei der Einrichtung Hilfe benötigen oder sonstige Fragen haben, so wenden Sie sich bitte an deren Support.

 

 

Schritt 2: Registrierung am Zentralen E-Rechnungseingang RLP

Als weiteren Schritt müssen Sie die Registrierung am Zentralen E-Rechnungseingang RLP (ZRE) vornehmen. Sie finden den Link für den Zugang zum ZRE auf der rechten Seite (E-Rechnungen einreichen) oder über das Menü Rechnungseingang.

Für die Registrierung melden Sie sich am ZRE mit dem ELSTER-Zertifikat des Mein Unternehmenskontos an. Nach der Anmeldung wird Ihnen das Profil angezeigt, welches Sie für den Abschluss der Registrierung wie folgt bearbeiten müssen:

  • Hinterlegen der ZRE-E-Mail-Adresse
    Hier hinterlegen Sie eine E-Mail-Adresse, über der Sie die Rückmeldung bei Einreichung einer E-Rechnung erhalten. Diese enthält unter anderem die Informationen, ob eine Rechnung zugestellt werden konnte oder abgelehnt wurde. Die E-Mail-Adresse darf daher keine No-Reply-E-Mail-Adresse sein und auch keine andere E-Mail-Adresse, über die Sie die Rückmeldungen nicht empfangen!
    Hintergrund: Sollte eine Rechnung nicht beim Rechnungsempfänger ankommen, so benötigen wir für die Fehleranalyse die Originalunterlagen (so wie Sie diese eingereicht haben) und die Rückmeldung, ob die Rechnung erfolgreich zugestellt bzw. abgewiesen wurde. Im Falle einer Abweisung würde die E-Mail mit der Abweisungsnachricht auch die Informationen enthalten, warum die E-Rechnung bei der Einreichung abgewiesen wurde.
    Wichtig! Erhalten Sie aufgrund einer Einreichung keine Rückmeldungen, so ist die E-Rechnung nicht im ZRE eingegangen und somit auch nicht dem Rechnungsempfänger zugestellt worden. Grund dafür ist meistens, dass eine Vorgabe für die Einreichung nicht eingehalten wurde.

    Es kann immer nur eine E-Mail-Adresse hinterlegt werden.

    Verwalten Sie mehrere Firmen oder erfolgt die Zusendung über einen Dienstleister, so benötigen Sie eine separate E-Mail-Adresse für die Zusendung ihrer E-Rechnungen pro Firma. Diese müssen Sie als ZRE-E-Mail-Adresse hinterlegen, damit die eingereichte E-Rechnung zweifelsfrei Ihnen als Rechnungssteller zugeordnet werden kann.

    Mehr über die Benachrichtigungen erfahren Sie im Menü Allgemeine Informationen zu E-Rechnungen im Menüpunkt E-Rechnungs-& Sammelnachricht (VPS/GMM).
     
  • Nutzungsbedinungen
    Sie müssen die Nutzungsbedingungen bestätigen, wenn Sie den Zentralen E-Rechnungseingang RLP nutzen möchten. Ohne diese Bestätigung werden alle eingereichten E-Rechnungen abgelehnt. Als Ablehnungsgrund wird eine fehlende/nicht vollständige Registrierung angegeben.

    Hinweis:
    Beachten Sie, dass Sie bei einer Änderung der ZRE-E-Mail-Adresse die Nutzungsbedingungen erneut bestätigen müssen.

Registrierung komplett abgeschlossen - So geht es weiter

Nach Abschluss der oben aufgeführten Schritte der Registrierung können Sie die E-Rechnungen in der aktuell gültigen Fassung des Standards XRechnung (XML-Format / ZUGFeRD-Format im Profil XRechnung: als rein strukturierte XML-Datei oder als ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML-Datei) einreichen.

  • Wichtiger Hinweis:
    • Bitte beachten Sie, dass der ZRE bei einer ZUGFeRD-PDF-Rechnung die eingebettete XML-Datei extrahiert und nur diese verarbeitet und an den Rechnungsempfänger übermittelt.
    • Die ZUGFeRD-PDF-Datei wird verworfen und nicht an den Rechnungsempfänger übermittelt!

Für die Einreichung stehen Ihnen die nachfolgenden Optionen zur Verfügung:

  • Sie können Rechnungen per Mail an ZRE-rlp@Poststelle.rlp.de schicken. Ihre Absenderadresse muss als ZRE-Mailadresse in einem ZRE-Account hinterlegt sein.
  • Wenn Sie sich beim ZRE einloggen:
    • Upload der extern erstellten E-Rechnung
    • Manuelle Erfassung der E-Rechnung im ZRE-Webformular
      • Bitte achten Sie darauf, das Sie die manuell erfasste E-Rechnung für ihre Buchhaltungsunterlagen am Ende der Erfassung über den zur Verfügung stehenden Download-Button heruntergeladen und auf ihrem PC/Netzwerk gespeichert haben, bevor Sie die Funktion "Rechnung einreichen" auswählen.

      • Sollte sich beim Klick auf den Button "Rechnung herunterladen" kein Speicherdialog öffnen, so wurde die Rechnung automatisch heruntergeladen. Bitte prüfen Sie dieses, bevor Sie im Menü weitergehen.

      • Hinweis:
        Die manuell erfasste E-Rechnung wird nicht im ZRE gespeichert und kann Ihnen somit auch nicht zu einem späteren Zeitpunkt als Download zur Verfügung gestellt werden. Bitte stellen Sie daher selbst sicher, dass Sie diese über den Download-Button auch auf ihrem Computer oder in ihrem Netzwerk gespeichert haben.
  • Benachrichtungen für eingereichte E-Rechnungen
    • Sie erhalten die Meldungen an die als ZRE-E-Mail-Adresse hinterlegte E-Mail.
      • Hinweis:
        • Wurde trotz Vorgaben eine No-Reply-Adresse hinterlegt, so erhalten Sie diese Meldungen nicht!
        • Dieses kann bei Bounce-E-Mail-Adressen ebenfalls der Fall sein.
        • Die Benachrichtungen enthalten bei einer Ablehnung den genauen Hinweis, warum die eingereichte Rechnung abgewiesen wurde.
          Sie können über den Menüpunkt E-Rechnungen: Ablehnungsgründe und Lösungen weitere Informationen zu Ablehnungsgründen und möglichen Lösungen finden.
          Sollten Sie Unterstützung vom Support benötigen, so werden alle Unterlagen benötigt, die im Menüpunkt Kontakt & Support aufgelistet sind. Die Ablehnungsmeldung mit ihren Anhängen ist eine dieser Unterlagen.

Im Menüpunkt Einreichung E-Rechnung: Was ist zu beachten finden Sie weitere Informationen, die für die Einreichung einer E-Rechnung wichtig sind.

Muss der Rechnungsversand im Anschluss getestet werden?

Ein Test des Rechnungsversand ist nicht möglich und auch nicht notwendig.

Sofern Sie die komplette Registrierung durchgeführt haben und die Vorgaben für eine E-Rechnung in der aktuell gültigen Fassung der Standard XRechnung (XML-Format / ZUGFeRD-Format im Profil XRechnung: als rein strukturierte XML-Datei oder als ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML-Datei) und den Vorgaben des Zentralen E-Rechnungseingang RLP einhalten können Sie sofort ihre E-Rechnungen an die jeweiligen Rechnungsempfänger einreichen.

Digitale Signaturen von Dateianhängen werden akzeptiert.
Voraussetzungen: Die Dateisignatur muss eIDAS konform sein (Die ausstellende Zertifizierungsstelle muss in einer der Trusted Lists der EU geführt werden.) und es muss eine qualifizierte, elektronische Signatur (QES) sein.

Alle dafür notwendigen Informationen finden Sie auf unserer E-Rechnung-Webseite.