Registrierung für Rechnungssteller

Wichtiger Hinweis zur Registrierung

Hier finden Sie die Anleitung für die Registrierung als Rechnungssteller.

Bitte führen Sie alle Schritte der nachfolgend aufgeführten Registrierungsschritte durch, damit Sie für die Einreichung von E-Rechnungen im Standard XRechnung freigeschaltet werden können. Bei einer fehlender Angabe, die von der Registrierung benötigt wird oder einem ausgelassenem Registrierungsschritt, wird die von Ihnen eingereichte E-Rechnung abgelehnt, bis Sie die notwendigen Schritte nachgeholt / vervollständigt haben.

Beachten Sie, dass Sie jede Firma mit eigener Umsatzsteuer-ID separat registrieren müssen (Nutzerkonto RLP und Zentraler E-Rechnungseingang RLP). Hierfür werden pro Firma ebenfalls separate E-Mail-Adressen benötigt. Eine Hinterlegung der gleichen E-Mail-Adresse in 2 unterschiedlichen Accounts des Zentralen E-Rechnungseingang RLP wird zur Ablehnung der Einreichung Ihrer E-Rechnung führen, da eine eindeutige Identifizierung des Rechnungsstellers nicht mehr möglich ist.

Sie finden auf der Webseite weitere Hinweise was Sie bei der Einreichung einer E-Rechnung beachten müssen und FAQ Artikel mit weiteren Informationen zu verschiedenen Themengebieten.

Schritt 1: Registrierung am Nutzerkonto RLP als natürliche Person

Als Rechnungssteller müssen Sie sich im ersten Schritt am Nutzerkonto RLP als natürliche Person (Privatperson) registrieren.

Informationen erhalten Sie hierzu in der Registrierungsanleitung für das Nutzerkonto RLP.

Falls Sie bei der Einrichtung des Nutzerkonto RLP Hilfe benötigen oder sonstige Fragen haben, so wenden Sie sich bitte an den Support des Nutzerkonto RLP.

Weitere Informationen zum Nutzerkonto RLP und zum Support des Nutzerkonto RLP, finden Sie auf der Webseite: https://nutzerkonto.service.rlp.de

 

Schritt 2: Registrierung am Nutzerkonto RLP als juristische Person

Als Rechnungssteller müssen Sie sich im zweiten Schritt am Nutzerkonto RLP als juristische Person (Firma) registrieren, wenn Sie Rechnungen im Auftrag einer Firma einreichen möchten.

Informationen erhalten Sie hierzu in der Registrierungsanleitung für das Nutzerkonto RLP.

Die im Rahmen der Registrierung angefragten Dokumente sind zwingend für die Aktivierung des Nutzerkontos RLP erforderlich.

Falls Sie bei der Einrichtung des Nutzerkonto RLP Hilfe benötigen oder sonstige Fragen haben, so wenden Sie sich bitte an den Support des Nutzerkonto RLP.

Weitere Informationen zum Nutzerkonto RLP und zum Support des Nutzerkonto RLP, finden Sie auf der Webseite: https://nutzerkonto.service.rlp.de

Hinweis:

Sie benötigen pro Firma (mit eigener Umsatzsteuer-ID) ein separates Nutzerkonto!

Schritt 3: Registrierung am Zentralen E-Rechnungseingang RLP

Als letzten Schritt müssen Sie die Registrierung am Zentralen E-Rechnungseingang RLP vornehmen. Sie finden den Link für den Zugang auf der rechten Seite oder Sie kommen über den Menü Rechnungseingang zum Zentralen E-Rechnungseingang RLP.

Für die Registrierung melden Sie sich am Zentralen E-Rechnungseingang RLP mit den Userdaten des Nutzerkonto RLP (natürliche Person / E-Mail-Adresse mit Passwort und ggf. Pin) an. Nach der Anmeldung wird Ihnen das Profil angezeigt, welches Sie für den Abschluss der Registrierung wie folgt bearbeiten müssen:

  • Hinterlegen der ZRE-E-Mail-Adresse
    Hier hinterlegen Sie eine E-Mail-Adresse über der Sie die Rückmeldung bei einer Einreichung einer E-Rechnung erhalten. Diese enthält unter anderem die Informationen, ob eine Rechnung zugestellt werden konnte oder abgelehnt wurde. Die E-Mail-Adresse darf daher keine No-Reply-E-Mail-Adresse sein oder eine andere E-Mail-Adresse mit der Sie die Rückmeldungen nicht empfangen!
    Hintergrund: Sollte eine Rechnung nicht beim Rechnungsempfänger ankommen, so benötigen wir für die Fehleranalyse die Originalunterlagen (so wie Sie diese eingereicht haben) und die Rückmeldung, ob die Rechnung erfolgreich zugestellt wurde bzw. abgewiesen wurde. Im Falle einer Abweisung würde die Email mit der Abweisungsnachricht auch die Informationen enthalten, warum die E-Rechnung bei der Einreichung abgewiesen wurde.
    Wichtig! Erhalten Sie aufgrund einer Einreichung keine Rückmeldungen, so ist die E-Rechnung nicht auf dem Zentralen E-Rechnungseingang RLP eingegangen und somit auch nicht dem Rechnungsempfänger zugestellt worden. Grund dafür ist meistens, das eine Vorgabe für die Einreichung nicht eingehalten wurde.

    Es kann immer nur eine E-Mail-Adresse hinterlegt werden.

    Verwalten Sie mehrere Firmen oder erfolgt die Zusendung über einen Dienstleister, so benötigen Sie eine separate E-Mail-Adresse für die Zusendung ihrer E-Rechnungen pro Firma. Diese müssen Sie als ZRE-E-Mail-Adresse hinterlegen, damit die eingereichte E-Rechnung zweifelsfrei Ihnen als Rechnungssteller zugeordnet werden kann.
    Eine E-Mail-Adresse, welche als ZRE-E-Mail-Adresse für einen Account eingetragen wurde, darf nicht für einen anderen Account (und für eine andere Firma) verwendet werden.

    Mehr über die Benachrichtigungen erfahren Sie im Menü Allgemeine Informationen zu E-Rechnungen im Menüpunkt E-Rechnungs-& Sammelnachricht (VPS/GMM).
     
  • Nutzungsbedinungen
    Sie müssen die Nutzungsbedingungen bestätigen, wenn Sie den Zentralen E-Rechnungseingang RLP nutzen möchten. Ohne diese Bestätigung werden alle eingereichten E-Rechnungen abgelehnt. Als Ablehnungsgrund wird eine fehlende/nicht vollständige Registrierung angegeben.

    Hinweis:
    Beachten Sie, das Sie bei einer Änderung der ZRE-E-Mail-Adresse, die Nutzungsbedingungen erneut bestätigen müssen.

 

Registrierung komplett abgeschlossen - So geht es weiter

Nach Abschluss aller oben aufgeführten Schritte der Registrierung können Sie die E-Rechnungen in der aktuell gültigen Fassung der Standard XRechnung (XML-Format / ZUGFeRD-Format im Profil XRechnung: als rein strukturierte XML-Datei oder als ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML-Datei) einreichen.

  • Wichtiger Hinweis:
    • Bitte beachten Sie, das der ZRE bei einer ZUGFeRD-PDF-Rechnung die eingebettete XML-Datei extrahiert und nur diese wird weiter verarbeitet und an den Rechnungsempfänger übermittelt.
    • Die ZUGFeRD-PDF-Datei wird verworfen und nicht an den Rechnungsempfänger übermittelt!

Dafür stehen Ihnen die nachfolgenden Optionen zur Verfügung:

  • Zusendung der extern erstellten E-Rechnung von der im Profil hinterlegten ZRE-E-Mail-Adresse an ZRE-rlp@Poststelle.rlp.de
  • Mit Anmeldung am Zentralen E-Rechnungseingang RLP (Userdaten des Nutzerkonto RLP: E-Mail, Passwort und Pin):
    • Upload der extern erstellten E-Rechnung
    • Manuelle Erfassung der E-Rechnung über den Zentralen E-Rechnungseingang RLP
      • Bitte achten Sie darauf, das Sie die manuell erfasste E-Rechnung für ihre Buchhaltungsunterlagen am Ende der Erfassung über den zur Verfügung stehenden Download-Button heruntergeladen und auf ihrem PC/Netzwerk gespeichert haben, bevor Sie die Funktion "Rechnung einreichen" auswählen.

      • Sollte sich beim Klick auf dem Button "Rechnung herunterladen" kein Speicherdialog öffnen, so wurde die Rechnung automatisch heruntergeladen. Bitte prüfen Sie dieses, bevor Sie im Menü weiter gehen.

      • Hinweis:
        Die manuell erfasste E-Rechnung wird nicht auf dem Zentralen E-Rechnungseingang RLP gespeichert und kann Ihnen somit auch nicht zu einem späteren Zeitpunkt als Download zur Verfügung gestellt werden. Bitte stellen Sie daher selbst sicher, dass sie diese über den Download-Button auch auf ihrem Computer oder in ihrem Netzwerk gespeichert haben.
  • Benachrichtungen für eingereichte E-Rechnungen
    • Sie erhalten die Meldungen, wenn Sie bei der Zugangseröffnung des Nutzerkonto RLP mit entsprechender Aktivierung von Weiterleitungsbestätigungen erteilt haben, über das Postfach des Nutzerkonto RLP.
    • Wurde keine Zugangseröffnung erteilt, erhalten Sie die Meldungen an die als ZRE-E-Mail-Adresse hinterlegte E-Mail.
      • Hinweis:
        • Wurde trotz Vorgaben eine No-Reply-Adresse hinterlegt, so erhalten Sie diese Meldungen nicht!
        • Dieses kann bei Bounce-E-Mail-Adressen ebenfalls der Fall sein.
        • Die Benachrichtungen enthalten bei einer Ablehnung jedoch den genauen Hinweis, warum die eingereichte Rechnung abgewiesen wurde.
          Sie können über den Menüpunkt E-Rechnungen: Ablehnungsgründe und Lösungen schauen, ob weitere Information zu dem Ablehnungsgrund dort aufgeführt werden und eine mögliche Lösung dazu.
          Sollten Sie Unterstützung vom Support benötigen, so werden alle Unterlagen benötigt, wie dieses im Menüpunkt Kontakt & Support aufgelistet sind. Die Ablehnungsmeldung mit ihren Anhängen ist eine dieser Unterlagen.

Im Menüpunkt Einreichung E-Rechnung: Was ist zu beachten finden Sie weitere Informationen die für eine Einreichung einer E-Rechnung wichtig sind.

Muss der Rechnungsversand im Anschluss getestet werden?

Ein Test des Rechnungsversand ist nicht möglich und auch nicht notwendig.

Sofern Sie die komplette Registrierung durchgeführt haben und die Vorgaben für eine E-Rechnung in der aktuell gültigen Fassung der Standard XRechnung (XML-Format / ZUGFeRD-Format im Profil XRechnung: als rein strukturierte XML-Datei oder als ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML-Datei) und den Vorgaben des Zentralen E-Rechnungseingang RLP einhalten können Sie sofort ihre E-Rechnungen an die jeweiligen Rechnungsempfänger einreichen.

Digitale Signaturen von Dateianhängen werden akzeptiert.
Voraussetzungen: Die Dateisignatur muss eIDAS konform sein (Die ausstellende Zertifizierungsstelle muss in einer der Trusted Lists der EU geführt werden.) und es muss eine qualifizierte, elektronische Signatur (QES) sein.

Alle dafür notwendigen Informationen finden Sie auf unserer E-Rechnung-Webseite.

Video zur Registrierung und Nutzung des ZRE