Registrierung für Rechnungssteller

Wichtige Hinweise zur Registrierung

Hier finden Sie die Anleitung für die Registrierung als Rechnungssteller bzw. Rechnungssender.

• Rechnungssteller sind alle Unternehmer im Sinne von § 14 Abs. 1 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB), die eine Rechnung an Rechnungsempfänger im Sinne von Absatz 4 ausstellen und übermitteln.
• Rechnungssender sind alle Unternehmer im Sinne von § 14 Abs. 1 BGB, die eine elektronische Rechnung im Auftrag eines Rechnungsstellers ausstellen und übermitteln.
• Beachten Sie, dass Sie jede Firma mit eigener Umsatzsteuer-Identifikationsnummer separat registrieren müssen!

 

Keine Registrierung nötig im Peppol-Netzwerk
Eine Registrierung beim Zentralen E-Rechnungseingang Rheinland-Pfalz (ZRE RLP) ist nicht erforderlich, wenn die Rechnungsübermittlung über Peppol erfolgt.

Was ist Peppol?
Peppol ist ein europaweites Netzwerk für den sicheren und standardisierten Austausch elektronischer Rechnungen und Geschäftsdokumente zwischen Unternehmen und Behörden (B2G).

In Deutschland ist Peppol für öffentliche Rechnungsempfänger bereits verpflichtend, insbesondere für den Empfang von XRechnung.

Die Übermittlung über Peppol ist der bevorzugte Übermittlungsweg, da sie mehrere Vorteile bietet:
• Direkt und ohne Registrierung: Rechnungen können an alle öffentlichen Rechnungsempfänger in Deutschland gesendet werden.
• Standardisierung: Einheitlicher, internationaler Standard für elektronische Rechnungen.
• Rechtliche Konformität: Erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen und reduziert gleichzeitig Fehler.
• Sicherer Datenaustausch: Verschlüsselte Kommunikation über zertifizierte Access Points.
• Zukunftssicher: Europaweit anerkannter Standard, der kontinuierlich weiterentwickelt wird.

Hier finden Sie die FAQ-Artikel zum Thema Peppol.


Sie finden auf unserer Webseite weitere Hinweise dazu, was Sie bei der Einreichung einer E-Rechnung beachten müssen, sowie FAQ-Artikel mit zusätzlichen Informationen zu verschiedenen Themengebieten.

Schritt 1: Eine Anmeldung am Zentralen E-Rechnungseingang RLP setzt eine Authentifizierung über ELSTER voraus.

Hierzu stehen verschiedene ELSTER-Login-Optionen zur Verfügung:
1. Login mit einem ELSTER-Organisationszertifikat und einem Passwort
• Vorhandene ELSTER-Organisationszertifikate (ELSTER-Zertifikatsdateien), die bisher ausschließlich für steuerliche Zwecke (z. B. bei ELSTER) genutzt wurden, können auch für Online-Verwaltungsleistungen außerhalb der Finanzverwaltung verwendet werden. Eine weitere Beantragung von ELSTER-Organisationszertifikaten ist in diesem Fall nicht erforderlich.
Bestehende Zertifikate mit folgenden Merkmalen können Sie verwenden:
• Registriert mit „Steuerliche Identifikationsnummer“: Standard-Zertifikat für natürliche Personen
• Registriert mit „Steuernummer für eine Organisation“: Standard-Zertifikat für juristische Personen, (Organisationen aller Art, z. B. Unternehmen, Vereine, Behörden)
Sollen weitere Personen das Unternehmen vertreten und haben bislang keinen Zugriff auf ein ELSTER-Organisationszertifikat, wird empfohlen, für diese jeweils eigene ELSTER-Organisationszertifikate zu beantragen. Dadurch erhält jede berechtigte Person einen eigenen Zugang zu den Online-Diensten.

2. ElsterSecure
• Mit der App ElsterSecure können Sie sich einfach und ohne Zertifikatsdatei einloggen.

3. Login mit ELSTER-Sicherheitsstick
• Anmeldung mit einem USB-Sicherheitsstick, auf dem das ELSTER-Zertifikat gespeichert ist.
• Der Stick muss während des Logins angeschlossen sein.

4. Login mit ELSTER-Signaturkarte
• Anmeldung mit einer Chipkarte und Kartenlesegerät.


Wenn Sie über eine ELSTER-Login-Option verfügen, können Sie mit Schritt 2 fortfahren.


Wenn Sie über keine der oben genannten ELSTER-Login-Optionen verfügen oder weitere Personen des Unternehmens anmelden möchten, registrieren Sie sich bitte am "Mein Unternehmenskonto" auf Basis von ELSTER zur Beantragung von ELSTER-Organisationszertifikaten.
Es wird empfohlen, dass die Beantragung und die Verteilung der Zertifikate an die Mitarbeitenden zentral von einer zuständigen Stelle im Unternehmen koordiniert werden.

Beantragung von ELSTER-Organisationszertifikaten über das "MEIN UNTERNEHMENSKONTO" auf Basis von ELSTER
Sie können sich für "Mein Unternehmenskonto" auf Basis von ELSTER registrieren. Damit erhalten Sie einen Account bei "Mein Unternehmenskonto", mit dem Sie mittels des Single-Sign-On-Prinzips neben anderen digitalen Verwaltungsleistungen auch den Zentralen E-Rechnungseingang RLP nutzen können.
Mit der Registrierung wird Ihnen ein sogenanntes ELSTER-Organisationszertifikat ausgestellt.
Zur Registrierung gelangen Sie über den folgenden Link: https://e-rechnung.service.rlp.de/rechnungseingang. Klicken Sie auf “Noch kein Unternehmenskonto? Jetzt registrieren”.
Sie werden automatisch auf die von ELSTER verantwortete Seite zur Registrierung weitergeleitet.
Geben Sie anschließend die geforderten Unternehmensdaten ein. Pflichtfelder sind mit Sternchen markiert.
Bitte beachten Sie dabei, dass die Beantragung eines benötigten Zertifikats einige Tage in Anspruch nehmen kann.
Nachdem Sie das ELSTER-Organisationszertifikat mit Passwort erhalten haben, führen Sie Schritt 2 durch.

Hilfe zur Registrierung im „Mein Unternehmenskonto“ finden Sie hier. 

Registrierung für ausländische Unternehmen
Eine Registrierung für ausländische Unternehmen, ohne deutsche Steuernummer ist möglich.
Sie können sich an das Finanzamt Neubrandenburg wenden und dort eine Steuernummer zum Zwecke der Nutzung von ELSTER-Organisationszertifikaten und damit von „Mein Unternehmenskonto“ beantragen.
Näheres ist unter folgendem Link nachzulesen: https://info.mein-unternehmenskonto.de/hihttps://info.mein-unternehmenskonto.de/hilfe/.
(FAQ filtern nach: Unternehmen / Registrierung / Kann ein ausländisches Unternehmen ohne deutsche Steuernummer Mein Unternehmenskonto nutzen)

Alle Informationen für das "Mein Unternehmenskonto" auf Basis von ELSTER finden Sie hier.

Falls Sie bei der Einrichtung Hilfe benötigen oder sonstige Fragen haben, wenden Sie sich bitte an deren Support.

Schritt 2: Registrierung am Zentralen E-Rechnungseingang RLP

Als weiteren Schritt müssen Sie die Registrierung am Zentralen E-Rechnungseingang RLP (ZRE RLP) vornehmen.
Den Zugang finden Sie über das Menü "Rechnungseingang" oder auf der rechten Seite „E-Rechnungen einreichen“.

Alternativ nutzen Sie folgenden Link: Registrierung am Zentralen E-Rechnungseingang RLP (ZRE RLP).
Wählen Sie dort „Anmelden mit Mein Unternehmenskonto“ aus und führen Sie die Authentifizierung mit einer verfügbaren ELSTER-Login-Option durch. 
Bei der Erstanmeldung ist Ihre Zustimmung zur Verwendung des ELSTER-Zertifikats für andere E-Government-Dienste sowie zu den Datenschutzbestimmungen von ELSTER erforderlich.
Nach Bestätigung Ihres Einverständnisses zur Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten werden Sie zum Zentralen E-Rechnungseingang RLP weitergeleitet.
Hinweis: Die Anmeldung muss innerhalb von 2 Minuten abgeschlossen werden, sonst endet die Sitzung automatisch.

Nach dieser Anmeldung wird Ihnen das ZRE-Benutzerprofil angezeigt.
In diesem ZRE-Benutzerprofil müssen Sie eine E-Mail-Adresse hinterlegen und den Nutzungsbedingungen zustimmen. Die E-Mail-Adresse können Sie jederzeit einsehen und bei Bedarf aktualisieren.
Beachten Sie, dass Sie bei einer Änderung der ZRE-E-Mail-Adresse die Nutzungsbedingungen erneut bestätigen müssen.

Bitte beachten Sie die folgenden Punkte:
• Sie können maximal eine E-Mail-Adresse als ZRE-E-Mail-Adresse hinterlegen.
• Diese darf keine „No-Reply-Adresse" sein und auch keine andere Adresse, über die Sie keine Rückmeldungen empfangen können!
• Nach dem Speichern erhalten Sie einen Bestätigungslink an diese E-Mail-Adresse. Erst nach der Bestätigung über diesen Link ist Ihre E-Mail-Adresse korrekt hinterlegt. Bitte beachten Sie dabei: Jede E-Mail-Adresse kann nur in einem ZRE-Benutzerprofil hinterlegt werden.
• Über diese ZRE-E-Mail-Adresse erhalten Sie Rückmeldungen bzw. Benachrichtigungen vom Zentralen E-Rechnungseingang RLP zu Ihren per Upload oder Eingabeformular eingereichten E-Rechnungen.
• Daher ist eine eindeutige E-Mail-Adresse zu verwenden, die in keinem anderen ZRE-Benutzerprofil verwendet werden darf.
Ihre verpflichtende Registrierung ist erst abgeschlossen, wenn Sie eine E-Mail-Adresse hinterlegt, diese bestätigt und den Nutzungsbedingungen zugestimmt haben!

Benötigen Sie mehrere ZRE-Benutzerprofile?
Wenn Sie mehrere ZRE-Benutzerprofile anlegen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
1. Zusätzliche ELSTER-Organisationszertifikate beantragen
• Für jedes weitere ZRE-Benutzerprofil benötigen Sie ein eigenes ELSTER-Organisationszertifikat.
• Der Beantragungsprozess ist für jedes Zertifikat derselbe und erfolgt über das "Mein Unternehmenskonto" auf Basis von ELSTER:
• Es können bis zu 5.000 ELSTER-Organisationszertifikate beantragt werden.
• Es wird empfohlen, dass die Beantragung und die Verteilung der Zertifikate an die Mitarbeitenden zentral von einer zuständigen Stelle im Unternehmen koordiniert werden.
Ausführliche Informationen und Hilfestellungen finden Sie hier.
2. ZRE-Benutzerprofil mit neuem ELSTER-Organisationszertifikat einrichten
• Melden Sie sich am Zentralen E-Rechnungseingang RLP über „Anmelden mit Mein Unternehmenskonto“ an. Nutzen Sie zur Authentifizierung das „neue ELSTER-Organisationszertifikat“.
• Bei der ersten Anmeldung müssen Sie der Nutzung Ihres Zertifikats für andere E-Government-Dienste und den Datenschutzbestimmungen von ELSTER zustimmen.
• Nach Bestätigung Ihres Einverständnisses zur Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten werden Sie zum Zentralen E-Rechnungseingang RLP weitergeleitet. 
Hinweis: Die Anmeldung muss innerhalb von 2 Minuten abgeschlossen werden, sonst endet die Sitzung automatisch.
• Nach dieser Anmeldung wird Ihnen das ZRE-Benutzerprofil angezeigt.
• Tragen Sie eine gültige E-Mail-Adresse in Ihrem ZRE-Benutzerprofil ein und beachten Sie dabei alle Hinweise.

Registrierung komplett abgeschlossen - So geht es weiter

Nach Abschluss der Registrierung können Sie E-Rechnungen einreichen, die die Voraussetzungen des Zentralen E-Rechnungseingang RLP erfüllen.

Zur Einreichung stehen folgende Wege zur Verfügung: 
• E-Mail: Senden Sie die E-Rechnung an ZRE-rlp[at)Poststelle.rlp.de . 
• Upload: Melden Sie sich am Zentralen E-Rechnungseingang RLP (ZRE RLP) an und laden Sie die extern erstellte E-Rechnung hoch. 
• Manuelle Erfassung: Melden Sie sich am Zentralen E-Rechnungseingang RLP (ZRE RLP) an und erfassen Sie die E-Rechnung direkt im Eingabeformular. Alternativ können Sie eine Rechnungsvorlage hochladen und im Formular bearbeiten. 
• Peppol: Reichen Sie Ihre E-Rechnungen über das Peppol-Netzwerk ein.

Im Menüpunkt„Einreichung E-Rechnung: Was ist zu beachten“ finden Sie alle wichtigen Vorgaben für die Einreichung Ihrer E-Rechnung.

Rückmeldungen bzw. Benachrichtigungen des Zentralen E-Rechnungseingangs RLP an Rechnungssteller erfolgen per E-Mail

• Der Rechnungssteller erhält eine Information darüber, ob die eingereichte E-Rechnung erfolgreich verarbeitet oder abgelehnt wurde.
• Im Falle einer Ablehnung wird zusätzlich der entsprechende Ablehnungsgrund mitgeteilt. Diese Information ist in der E-Mail selbst und/oder in einer beigefügten Anlage enthalten.
• Bei der Einreichung per E-Mail werden Rückmeldungen grundsätzlich an die Absender-E-Mail-Adresse gesendet, von der aus die E-Rechnung verschickt wurde.
• Bei der Einreichung per Upload oder über das Eingabeformular werden Rückmeldungen an die im ZRE-Benutzerprofil hinterlegte ZRE-E-Mail-Adresse gesendet.
• Bitte verwenden Sie keine No-Reply-E-Mail-Adressen, da Rückmeldungen in diesem Fall nicht zugestellt werden können.
• Gleiches gilt für sogenannte Bounce-E-Mail-Adressen.
• Erhält der Rechnungssteller keine Rückmeldung, ist die E-Rechnung nicht beim Zentralen E-Rechnungseingang RLP eingegangen und wurde folglich nicht an den Rechnungsempfänger weitergeleitet.
In diesem Fall sollte geprüft werden, ob alle Vorgaben für die Einreichung einer E-Rechnung eingehalten wurden.

Peppol:
• Wird die Rechnung über Peppol gesendet, erhält der Rechnungssteller eine Transportbestätigung, dass die E-Rechnung erfolgreich beim Zentralen E-Rechnungseingang RLP eingegangen ist.
• Ist eine über das Peppol-Netzwerk übermittelte XRechnung nicht valide, kann sie nicht an den Rechnungsempfänger weitergeleitet werden.
• Eine automatisierte Rückmeldung des Zentralen E-Rechnungseingangs RLP (ZRE) erfolgt in diesem Fall derzeit nicht.
• Lehnt der Zentrale E-Rechnungseingang RLP die Rechnung ab, erfolgt die Rückmeldung über die in der Rechnung im Feld BT-43 (Seller contact email address) hinterlegte E-Mail-Adresse.
Diese E-Mail-Adresse darf keine No-Reply-, Bounce- oder sonstige E-Mail-Adresse sein, über die keine Rückmeldungen empfangen werden können. Andernfalls ist keine Kontaktaufnahme möglich.

Muss der Rechnungsversand im Anschluss getestet werden?

Ein Test des Rechnungsversand ist nicht möglich und auch nicht notwendig.

Sofern Sie die komplette Registrierung durchgeführt haben und die Vorgaben des Zentralen E-Rechnungseingang RLP einhalten können Sie sofort ihre E-Rechnungen an die jeweiligen Rechnungsempfänger einreichen.