Nutzungsbedingungen

(Stand April 2020)

Teil 1 - Allgemeine Bestimmungen

1. Ziel

Der zentrale elektronische Rechnungseingang (im Folgenden: „ZRE“) stellt die technische Lösung dar, um Auftraggeber in Rheinland-Pfalz bei der Umsetzung der europarechtlichen Vorgaben der E-Rechnungsrichtlinie (EU-Richtlinie 2014/55/EU) zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen zu unterstützen. Darüber hinaus dient der ZRE den Rechnungsstellern und Rechnungssendern (beide vorgenannten im Folgenden: „Nutzer“) als zentrale Plattform für die Übermittlung elektronischer Rechnungen an die öffentlichen Rechnungsempfänger in Rheinland-Pfalz.

Der ZRE stellt die zentrale Plattform für den Empfang, die Prüfung und die Weiterleitung elektronischer Rechnungen in Rheinland-Pfalz und dem Saarland dar.

2. Geltungsbereich und Einwilligung in die Nutzungsbedingungen

Diese Nutzungsbedingungen gelten für alle Dienste, die dem Nutzer im Rahmen der Nutzung des ZRE zur Verfügung gestellt werden. Voraussetzung für die Inanspruchnahme der Dienste des ZRE ist die Einwilligung in diese Nutzungsbedingungen. Die Einwilligung erfolgt im Rahmen des Registrierungsprozesses. Hierzu müssen sich Nutzer nach dem Anlegen eines Nutzerkontos einmalig mit den Zugangsdaten des Nutzerkontos auf der Website www.e-rechnung.service.rlp.de anmelden und in die Nutzungsbestimmungen einwilligen (siehe hierzu auch Ziffer 6.).

3. Anbieter und technischer Betreiber

a.) Anbieter für das Land Rheinland-Pfalz

Ministerium für Arbeit, Soziales, Transformation und Digitalisierung (MASTD)
Bauhofstrasse 9
55116 Mainz

Tel.: 06131-16-0
E-Mail: poststelle(at)mastd.rlp.de

b.) Anbieter für das Saarland

IT-Dienstleistungszentrum (IT-DLZ)
Virchowstrasse 7
65119 Saarbrücken

Tel.: 0681-501-2990
E-Mail: info(at)it-dlz.saarland.de

c.) Technischer Betreiber im Auftrag der Anbieter

Landesbetrieb Daten und Information
Valenciaplatz 6
55118 Mainz

Tel.: 06131-605-0
E-Mail: Poststelle(at)ldi.rlp.de

4. Begriffsbestimmungen

a) Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.

b) Eine elektronische Rechnung ist jedes Dokument im Sinne von Buchstabe a), wenn es in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung des Dokumentes ermöglicht.

c) Rechnungssteller sind alle Unternehmer im Sinne von § 14 Abs. 1 des Bürgerlichen Gesetzbuches, die eine Rechnung an Rechnungsempfänger im Sinne von Buchstabe d) ausstellen und übermitteln.

d) Rechnungsempfänger sind alle Auftraggeber im Sinne von § 98 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen.

e) Rechnungssender sind alle Unternehmen im Sinne von § 14 Abs. 1 des Bürgerlichen Gesetzbuches, die eine elektronische Rechnung im Auftrag eines Rechnungsstellers ausstellen und übermitteln. Die Möglichkeit zur Einreichung elektronischer Rechnungen über den ZRE an saarländische Rechnungsempfänger besteht derzeit in Abänderung zu 4. c) nur für juristische Personen und Personengesellschaften.

5. Leistungsgegenstand und -umfang

a) Durch die Nutzung des ZRE und seiner Dienste kann der Nutzer dem Rechnungsempfänger elektronische Rechnungen zugänglich machen. Die Übertragungskanäle werden durch Ziffer 7 geregelt. Nach Einreichung der Rechnung erfolgt eine Validierung. Der Vorgang des Validierens umfasst eine Virenprüfung sowie eine Prüfung auf Einhaltung formeller Vorgaben (z. B. zulässiges Rechnungsformat und Größenbeschränkung, Ausfüllen aller Pflichtfelder; siehe hierzu die Vorgaben des Teils 2). Bei erfolgreicher Validierung wird die elektronische Rechnung dem Rechnungsempfänger zur Abholung und abschließenden Rechnungsprüfung bereitgestellt. Bei Fehlern in der Rechnung werden diese entweder automatisiert zurückgewiesen oder durch eine fachliche Administration bearbeitet. Die Zustellung an den Rechnungsempfänger bzw. Zurückweisung der Rechnung kann sich um die Dauer der Bearbeitung durch die fachliche Administration verzögern.

b) Nutzer erhalten eine Information zum technischen Verarbeitungsstatus der Rechnung. Details regelt Ziffer 14 Buchstabe c).

c) Die Abholung elektronischer Rechnungen, die sachliche und rechnerische Prüfung der Rechnungen sowie die Veranlassung einer Auszahlung sind nicht Gegenstand des Leistungsumfangs des ZRE, sondern obliegen der Verantwortung der Rechnungsempfänger.

d) Der ZRE und seine Dienste werden dem Nutzer kostenfrei zur Nutzung zur Verfügung gestellt. Etwaige im Zuge dieser Nutzung bei dem Nutzer anfallenden Kosten und Aufwände, insbesondere für die Bereitstellung, die Anbindung und den Betrieb der notwendigen Soft- und Hardware sowie für die Internetnutzung sind vom Nutzer selbst zu tragen und werden nicht erstattet.

e) Der Nutzer kann den ZRE und seine Dienste grundsätzlich an Werktagen von 6 Uhr bis 18 Uhr nutzen. Die Anbieter übernehmen keine Garantie dafür, dass der ZRE und seine Dienste jederzeit verfügbar sind. Die Anbieter sind bemüht, eingereichte, validierte elektronische Rechnungen dem Rechnungsempfänger zeitnah zur Abholung zur Verfügung zu stellen. Im Falle von Wartungsarbeiten kann es zu längeren Reaktionszeiten oder zu einer kurzfristigen Nichterreichbarkeit kommen.

f) Für Fragen des Rechnungsstellers bzw. Rechnungssenders gilt:

• Technische Fragen richten Sie an erechnung(at)mastd.rlp.de
• Fragen zum Standard XRechnung können nicht beantwortet werden, da der Standard von der Koordinierungstelle für IT-Standards (KoSIT) zur Verfügung gestellt wird.
• Fachliche Fragen (z.B. zu Rechnungsdetails oder zu Abrechnungsmodalitäten) richten Sie an den jeweiligen Rechnungsempfänger

6. Anlegen eines Nutzerkontos und Anmeldung

Die Nutzung des ZRE und seiner Dienste setzt eine Anmeldung am Nutzerkonto Rheinland-Pfalz unter https://nutzerkonto.service.rlp.de voraus.

Auf die Geltung der Nutzungsbedingungen des Nutzerkontos im Falle einer Anmeldung wird hingewiesen.

Nach dem Anlegen eines Nutzerkontos ist eine einmalige Anmeldung am ZRE mit den Zugangsdaten des Nutzerkontos unter https://e-rechnung.service.rlp.de erforderlich.

7. Übertragungskanäle

Nach dem Anlegen des Nutzerkontos steht dem Nutzer die Möglichkeit zur Verfügung, elektronischer Rechnungen per E-Mail oder als Upload zu übermitteln. Es wird darauf hingewiesen, dass die angebotenen Übertragungskanäle mit Ausnahme der Übermittlung per E-Mail im Rahmen von Überprüfung des ZRE der Änderung unterliegen. Neben der Einstellung bestehender Übertragungskanäle kommt auch deren Erweiterung in Betracht.

8. Datenschutz

Es gelten die unter https://e-rechnung.service.rlp.de/weitere-informationen/datenschutz veröffentlichten Datenschutzhinweise.

9. Pflichten des Nutzers

a) Der Nutzer verpflichtet sich dazu, das Nutzerkonto nicht für Werbezwecke und nicht für Zwecke zu verwenden, die gegen geltendes Recht verstoßen.

b) Der Nutzer ist verpflichtet, den Zugang zum Nutzerkonto gegen unbefugte Nutzung zu schützen, insbesondere indem die Zugangsdaten für das Nutzerkonto geheim zu halten sind. Eine Weitergabe oder Übertragung an Dritte ist unzulässig.

c) Dem Nutzer obliegt die Sorgfaltspflicht, Dateien vor Übermittlung auf Viren zu überprüfen und nur virenfreie Dateien an den ZRE zu übermitteln. Virenbefallene elektronische Rechnungen werden im Rahmen der Validierung gelöscht.

d) Rechnungen, die gemäß § 5 Abs. 2 Nr. 1 bis 4 des Landessicherheitsüberprüfungsgesetzes geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten enthalten, dürfen nicht über den ZRE übermittelt werden.

e) Im Falle eines Verstoßes gegen die vorbenannten Nutzerpflichten verpflichtet sich der Nutzer dazu, den Anbieter von allen Ansprüchen Dritter freizustellen, die hierdurch gegen den Anbieter geltend gemacht werden.

f) Der Nutzer ist verpflichtet sämtliche geltenden Rechtsvorschriften einzuhalten, insbesondere über den Datenschutz. Der Übermittlungskanal ist in Abhängigkeit vom Schutzbedarf der Rechnungsdaten eigenverantwortlich zu wählen. Die Prüfung des Schutzbedarfs obliegt dem Nutzer.

10. Beendigung und Ausschluss von der Nutzung des ZRE

Es steht dem Nutzer frei, die Nutzung des ZRE und seiner Dienste jederzeit und ohne Angabe eines Grundes zu beenden. Den Anbietern bleibt das Recht vorbehalten, Nutzer, die schuldhaft gegen die vorliegenden Nutzungsbedingungen verstoßen, von der Nutzung des ZRE und seiner Dienste auszuschließen. Die Löschung des gemäß Ziffer 6 anzulegenden Nutzerkontos durch den Nutzer oder durch dessen Anbieter nach Maßgabe der Nutzungsbedingungen des Nutzerkontos Rheinland-Pfalz hat zur Folge, dass der ZRE und seine Dienste nicht mehr genutzt werden können.

11. Haftungsausschluss

a) Ansprüche des Nutzers auf Schadensersatz sind ausgeschlossen. Hiervon ausgenommen sind Schadensersatzansprüche des Nutzers aus der Verletzung des Lebens, des Körpers, der Gesundheit oder aus der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) sowie die Haftung für sonstige Schäden, die auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung des Betreibers, seiner gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen beruhen. Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung zur Erreichung des Ziels des Vertrags notwendig ist.

b) Bei der einfach fahrlässigen Verletzung wesentlicher Vertragspflichten haftet der Anbieter nur auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden, es sei denn, es handelt sich um Schadensersatzansprüche des Nutzers aus einer Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit.

c) Die Einschränkungen der Buchstaben a) und b) gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen der Anbieter, wenn Ansprüche direkt gegen diese geltend gemacht werden.

d) Die Anbieter haften nicht für die steuerliche und rechtliche Ordnungsmäßigkeit der mithilfe des ZRE übermittelten elektronischen Rechnungen; diese obliegt dem Nutzer. Weiterhin verantworten die Anbieter nicht die Einhaltung von handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen.

Teil 2 - Technische Spezifikationen

Die Einhaltung der nachstehenden Vorgaben ist Voraussetzung dafür, dass elektronische Rechnungen durch den ZRE verarbeitet und dem Rechnungsempfänger zur Abholung bereitgestellt werden können.

12. Zulässige Datenaustauschformate

Die Verarbeitung elektronischer Rechnungen durch den ZRE setzt voraus, dass elektronische Rechnungen in einem der folgenden Datenaustauschformat ausgestellt und an den ZRE übermittelt werden.
Elektronische Rechnungen müssen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung EN 16931-1-2017 in der jeweils geltenden Fassung entsprechen. Darüber hinausgehende, für Deutschland spezifische, Vereinbarungen werden für den Standard XRechnung in der jeweils geltenden Fassung (abrufbar unter https://www.xoev.de/xrechnung-16828) unterstützt.
Die Prüfung elektronischer Rechnungen auf Übereinstimmung mit den vorgenannten Vorgaben erfolgt mittels einer Schema- sowie einer Schematronprüfung.

BT = Business Term bzw. Informationselement
BG = Business Group bzw. Gruppe von Informationselementen

* Weiterführende Informationen zur Leitweg-ID finden Sie unter https://www.xoev.de/ bzw. erfragen sie beim Rechnungsempfänger.
**nur bei bereits erteiltem SEPA-Lastschriftmandat

13. Grundsätzliche Anforderungen zur Nutzung des ZRE 

Ungeachtet der genannten spezifischen Anforderungen zur bzw. Restriktionen bei der Nutzung der Eingangskanäle „E-Mail“ und „Upload“ gelten die nachstehenden allgemeinen technischen Anforderungen bei der Nutzung des ZRE.

a.) Rechnungen, die über den ZRE eingereicht werden, müssen eine nach CEN/TS 16931-2 zulässige Syntax verwenden. Die folgenden Syntaxen sind danach zulässig:

• UN/CEFACT Cross Industry Invoice XML message, wie in XML Schemas 16B (SCRDM – CII) spezifiziert;
• UBL Invoice und UBL Credit Note, wie in ISO/IEC 19845:2015 definiert.

b) Pro Übermittlungsvorgang kann dem Rechnungsempfänger nur eine Rechnung über den ZRE bereitgestellt werden. Eine Übermittlung von mehreren Rechnungen in einem Übermittlungsvorgang führt zur automatisierten Zurückweisung durch den ZRE.

c) Nutzer erhalten automatisierte Rückmeldungen des ZRE zum technischen Verarbeitungsstatus der Einreichung einer Rechnung. Wurde eine Zugangseröffnung im Nutzerkonto Rheinland-Pfalz mit entsprechender Aktivierung von Weiterleitungsbestätigungen erteilt, gehen die automatisierten Rückmeldungen in das Postfach des Nutzerkontos ein. Wurde keine Zugangseröffnung erteilt, werden die automatisierten Rückmeldungen an die E-Mail-Adresse gesendet, die im Nutzerkonto Rheinland-Pfalz hinterlegt ist. Wird eine manuelle Prüfung einer Rechnung durch die fachliche Administration erforderlich, erhalten Nutzer die automatisierten Rückmeldungen mit einem der Bearbeitungszeit durch die fachliche Administration entsprechenden zeitlichen Verzug.

d) Zulässige Dateiformate für rechnungsbegründende Anlagen sind:

• PDF-Dokumente
• Bilddateien in den Formaten PNG, JPG/JPEG
• CSV-Dateien
• Tabellen in den Formaten XLSX, ODS

e) Die zulässige Gesamtgröße einer Rechnung samt rechnungsbegründender Anlagen beträgt 20 Megabyte für Rechnungen, welche an rheinland-pfälzische Rechnungsempfänger gesendet werden und 7 Megabyte für Rechnungen, welche an saarländische Rechnungsempfänger gesendet werden.

f) Hybride Rechnungsformate werden vom ZRE nur bei Konformität zu CEN/TS 16931-2 erfolgreich verarbeitet. Formate, die hiervon abweichen, werden automatisiert vom ZRE zurückgewiesen.

g) Hinsichtlich der Darstellung von Rechnungsfeldern in Rechnungsverarbeitungssystemen der Rechnungsempfänger kann nicht gewährleistet werden, dass alle Rechnungsfelder mit der gesamten Feldlänge in den Rechnungsverarbeitungssystemen der Rechnungsempfänger dargestellt werden können.

h) Rechnungsbegründende Anlagen müssen in die Datei XRechnung eingebettet (embedded) werden. Als separate Anlagen beigefügte Dateien führen zu einer automatisierten Zurückweisung durch den ZRE. Dies gilt auch für in E-Mail-Signaturen enthaltene Anlagen wie z.B. Bildformate. Rechnungen, in denen auf externe Unterlagen durch Verlinkung referenziert wird, werden vom ZRE automatisiert abgewiesen.

14. Spezifische Anforderungen zur Nutzung des Eingangskanals „E-Mail“

Die nachstehenden Regelungen stellen grundsätzliche Anforderungen zur bzw. Restriktionen bei der Nutzung des Eingangskanals „E-Mail“ dar.

a) Ungeachtet des Rechnungsempfängers sind alle Rechnungen, die per E-Mail eingereicht werden, an die Adresse zre-rlp(at)poststelle.rlp.de zu richten.
   
b) Bei der Nutzung des Eingangskanals „E-Mail“ werden keine Anschreiben, textuellen Hinweise oder sonstige Inhalte der E-Mail an die Rechnungsempfänger übermittelt. Entsprechende Hinweise oder Inhalte müssen durch die Nutzer in der Rechnung an die Rechnungsempfänger übermittelt werden.

c) Digitale Signaturen von Dateianhängen werden akzeptiert.
Voraussetzungen: Die Dateisignatur muss eIDAS konform sein (Die ausstellende Zertifizirungsstelle muss in einer der Trusted Lists der EU geführt werden.) und es muss eine qualifizierte, elektronische Signatur (QES) sein.

15. Spezifische Anforderungen zur Nutzung des Eingangskanals „Upload“

Die nachstehenden Regelungen stellen grundsätzliche Anforderungen zur bzw. Restriktionen bei der Nutzung des Eingangskanals „Upload“ dar.

a) Voraussetzung für die Nutzung des ZRE über den Upload ist ein Internetzugang sowie eine Soft- und Hardware zur Darstellung von Webseiten.

b) Die Weboberfläche ist für die Darstellung auf Desktops bzw. Laptops ausgelegt.

c) Im verwendeten Browser sind eine Aktivierung von JavaScript sowie eine Komponente zur Darstellung von PDF-Dokumenten erforderlich. Die Weboberfläche ist auf eine Darstellung in folgenden Browsern ausgelegt:

• Mozilla Firefox (ab Version 74.0)
• Microsoft Edge (ab Version 44)
• Chrome (ab Version 80)

Teil 3 - Schlussbestimmungen

a) Erfüllungsort für sämtliche Leistungen ist Mainz. Für alle Streitigkeiten im Zusammenhang mit der Nutzung des ZRE ist der Gerichtsstand Mainz soweit gesetzlich nicht etwas anderes bestimmt ist.

b) Sollten einzelne Bestimmungen dieser Nutzungsbedingungen unwirksam oder undurchführbar sein oder unwirksam oder undurchführbar werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung soll diejenige wirksame und durchführbare Bestimmung treten, deren Wirkungen der wirtschaftlichen Zielsetzung am nächsten kommen, die mit der unwirksamen bzw. undurchführbaren Bestimmung verfolgt wurde.

c) Den Anbietern bleibt es vorbehalten, diese Nutzungsbedingungen mit einer Ankündigungsfrist von vier Wochen jederzeit zu ändern. Der Nutzer hat die Möglichkeit, innerhalb der Ankündigungsfrist der Änderung der Nutzungsbedingungen zu widersprechen. In diesem Fall erlischt das Recht zur Nutzung des ZRE und seiner Dienste.

d) Die im ZRE zusammenhängenden Inhalte jeglicher Art sind urheberrechtlich geschützt. Zu diesen urheberrechtlich geschützten Inhalten gehören insbesondere das Design, die wiedergegebenen Texte, Bilder und audiovisuellen Inhalte, der zugrunde liegende technische Code sowie das Layout. Diese Inhalte dürfen ohne vorherige Genehmigung des jeweiligen Rechteinhabers nicht verwendet werden. Insbesondere ist eine öffentliche Wiedergabe, Veränderung oder Weiterverbreitung der Inhalte unzulässig. Einzelne Inhalte können spezielle Urheberrechtsvermerke enthalten, die zu beachten sind.