Diese Informationen muss der Rechnungssteller erhalten

Grundsätzlich müssen die Rechnungssteller in einer E-Rechnung alle Angaben machen, die gemäß §14 Umsatzsteuergesetz (UStG) und §7 der E-Rechnungsverordnung RLP (E-RechVORP) notwendig sind.

Einige Daten muss der Rechnungssteller in diesem Zuge von Ihnen erhalten. Daher müssen Sie bei der Auftragsvergabe, für die Sie eine E-Rechnung einfordern, die nachfolgenden Daten an den Rechnungssteller (Lieferant / Dienstleister) übermitteln.

Zusätzlich zu den Allgemeinen Daten der Beauftragung, benötigt der Rechnungssteller (Lieferant) die nachfolgenden Daten / Informationen von Ihnen:

Bitte teilen Sie ihrem Rechnungssteller (Lieferanten) mit, dass er sich über den Zentralen E-Rechnungseingang RLP, gemäß der Anleitung im Menü Registrierung für Rechnungssteller, anmelden muss, damit er E-Rechnungen einreichen kann.

Bei Auftragsvergabe ist dem Rechnungssteller (Lieferanten) die Leitweg-ID mitzuteilen.

Weisen Sie diesen darauf hin, dass die Leitweg-ID im Feld BT-10 (BuyerReference) einzutragen ist und dabei nicht verändert werden darf. Eine veränderte oder ungültige Leitweg-ID kann zur Abweisung der E-Rechnung führen.

Die Leitweg-ID ist der eindeutige Indikator für den Rechnungsempfänger und darf daher nicht verändert werden.

Es gilt die aktuell gültigen Fassung der Standard XRechnung (XML-Format / ZUGFeRD-Format im Profil XRechnung: als rein strukturierte XML-Datei oder als ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML-Datei).

Achten Sie darauf, dass der gewählte Datei-Name der E-Rechnung nicht zu lang ist und kein @-Zeichen enthält.

Hinweis zu ZUGFeRD-PDF-Rechnungen:
  • Bitte beachten Sie, dass der Zentrale E-Rechnungseingang RLP bei einer ZUGFeRD-PDF-Rechnung die eingebettete XML-Datei extrahiert und nur diese wird weiter verarbeitet und an den Rechnungsempfänger übermittelt.
  • Die ZUGFeRD-PDF-Datei wird verworfen und nicht an den Rechnungsempfänger übermittelt!

Innerhalb einer Rechnung dürfen keine referenzierte rechnungsbegründende Angaben enthalten sein (externe Links).

Wichtige Information:

Eine reine PDF-Datei ist keine E-Rechnung im Standard XRechnung und wird daher nicht akzeptiert!

Die Gesamtgröße der E-Rechnung mit allen beigefügten rechnungsbegründenden Anlagen darf maximal 20 MB betragen

Erlaubte Formate: 
PDF, PNG, JPG, JPEG, CSV, XLSX, ODS*
*ODS ist ein OpenOffice Format. Es können u. a. Excel-Dokumente in diesem Format (OpenDocument-Kalkulationstabelle) gespeichert werden.

Die rechnungsbegründeten Anlagen (auch die in der E-Rechnung eingebetteten, Base64 codierten Anlagen) müssen unterschiedliche Namen haben. Im Dateinamen darf kein @-Zeichen verwendet werden.

Andere Formate werden nicht unterstützt und akzeptiert.

Die Einreichung der E-Rechnung im Standard XRechnung unter Einhaltung aller Vorgaben kann nach der Registrierung über folgende Wege eingereicht werden:

  • Per E-Mail
    Von der als ZRE-E-Mail-Adresse hinterlegten E-Mail-Adresse an ZRE.rlp@Poststelle.rlp.de
  • Per Upload
    Über die Upload-Funktion des Zentralen E-Rechnungseingang RLP
  • Per Web-Formular ab dem 12.12.2022
    Über die Web-Formular-Funktion des Zentralen E-Rechnungseingang RLP.
    Info: Es können nur einfache E-Rechnung über das Web-Formular erstellt werden.

Zusätzlich zu den umsatzsteuerlichen Rechnungsbestandteilen (§14 UStG), müssen folgende Angaben in einer E-Rechnung enthalten sein, für die Einreichung über den Zentralen E-Rechnungseingang RLP:

  • Leitweg-ID
    • Feld: BT-10 BuyerReference (Käuferreferenz)
  • Zahlungsbedingungen
    • Feld: BT-9 oder BT-20
  • Bankverbindungsdaten des Zahlungsempfängers
    • Bei Überweisung: Feld BT-84 bis BT-86
    • Bei Lastschrift: Feld BT 89 bis BT-91
  • E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
    • Feld: BT-43
  • Lieferantennummer*
    • Feld: BT-29
  • Bestellnummer*
    • Feld: BT-13

*Pflichtinformationen, sofern bei Beauftragung übermittelt.

Die Angabe muss über das Feld BT-3 erfolgen.

  • Rechnungskorrektur:
    • Eine bereits übermittelte Rechnung muss korrigiert oder storniert werden. (Code: 384)
  • Gutschrift:
    • Unabhängig von vorhergehenden Rechnungen eine Gutschrift / einen Gutschein erstellen, für zum Beispiel in einem bestimmten Zeitraum erreichtes Umsatzvolumen (Code: 381)