Registrierung für Rechnungsempfänger der Öffentlichen Verwaltung Rheinland-Pfalz

Schritt 1: VPS Behördenpostfach beantragen (GMM-ID)

Für den Empfang von E-Rechnungen benötigen Sie ein Behördenpostfach der Virtuellen Poststelle (VPS).

Dieses wird benötigt, damit das ZRE-Fachverfahren die verarbeiteten Nachrichten via Governikus MultiMessenger (GMM) per XTA-Webservice an Sie als Empfänger übermitteln kann.

Senden Sie den Antrag an die im Formular angegebene E-Mail-Adresse. Diese Adresse ist auch für den Support des VPS Behördenpostfachs zuständig. Die Einrichtung eines virtuellen Behördenpostfachs ist kostenpflichtig gem. des zum Zeitpunkt der Einrichtung gültigen Leistungs- und Entgeltverzeichnisses (LEV) des Landesbetriebs Daten und Information.

Wichtiger Hinweis:
  • Mit der Postfacheinrichtung erhalten Sie eine GMM-ID.
  • Diese wird sowohl für den 2. Schritt als auch für den 3. Schritt der Registrierung Freischaltung Rechnungsempfang am Zentralen E-Rechnungseingang RLP benötigt.
  • Eine GMM-ID kann für die Beantragung von mehreren Leitweg-IDs für die gleiche Behörde (verschiedene Abteilungen) genutzt werden, sofern dies für die Behörde notwendig ist.
  • Es kann zum Empfang über das Behördenpostfach nur eine Zieladresse (z. B. E-Mail) angegeben werden.
  • Um ein Behördenpostfach der virtuellen Poststelle (VPS) für den Empfang von E-Rechnungen über den ZRE nutzen zu können, muss im Antragsformular im Abschnitt "Empfangskanal" zwingend die Option "anderer XTA-Webservice (nur aus Kommunalnetz bzw. rlp-Netz) auch eRechnung (ZRE)" ausgewählt (aktiviert) werden.

Schritt 2: Beantragung Leitweg-ID

Für die Beantragung einer Leitweg-ID muss der entsprechende Antrag ausgefüllt werden und dieser im Anschluss für die Erteilung einer Leitweg-ID per E-Mail an ERechnung(at)mastd.rlp.de gesendet werden. Sie benötigen hierzu die GMM-ID aus dem 1. Registrierungsschritt.

Die Leitweg-ID ermöglicht es, eine E-Rechnung zu adressieren. Diese ist in einem strukturierten Format zwischen Bund, Ländern und Kommunen abgestimmt. Die Adressierung der E-Rechnung ist ein Teil des strukturierten Datensatzes.

Hinweis:
  • Sie benötigen die Leitweg-ID für den 3. Schritt der Registrierung Freischaltung Rechnungsempfang am Zentralen E-Rechnungseingang RLP
  • Bitte teilen Sie die Leitweg-ID ihren Rechnungsstellern (Lieferanten) mit. Sie erfahren mehr im Menüpunkt Diese Informationen muss ihr Lieferant erhalten.
  • Wichtig, die Leitweg-ID wird mit der GMM-ID aus dem 1. Schritt der Registrierung verknüpft. Dabei werden hinter der Leitweg-ID selbst keine E-Mail-Adresse oder XTA-Schnittstelle hinterlegt. Diese erhält der Zentrale E-Rechnungseingang RLP von ihrem VPS Behördenpostfach, indem bei der Zustellung vom Zentralen E-Rechnungseingang RLP an den Rechnungsempfänger die GMM-ID mitgegeben wird. Falls Sie eine andere E-Mail-Adresse oder XTA-Schnittstelle für die Zustellung der E-Rechnungen wünschen, so ist eine Änderung ihrer VPS Behördenpostfach Daten notwendig. Kontaktieren Sie hierzu den Support VPS/GMM über helpdesk@ldi.rlp.de > Der Support VPS/GMM kann Ihnen auch Auskünfte zu den aktuell hinterlegten Daten für ein von Ihnen bereits bestehendes VPS Behördenpostfach nennen.

Schritt 3: Freischaltung Rechnungsempfang

Für die Freischaltung des Rechnungsempfang am Zentralen E-Rechnungseingang RLP benötigen Sie die Leitweg-ID und die GMM-ID, welche Sie in den beiden vorangegangenen Registrierungsschritten erhalten haben.

Die Freischaltung des Rechnungsempfangs erfolgt per E-Mail über ERechnung(at)mastd.rlp.de. Es werden die nachfolgenden Daten benötigt:

  • Behördenname
  • GMM-ID
  • Leitweg-ID

Sie erhalten nach der Freischaltung eine Rückmeldung und können ab dem Zeitpunkt E-Rechnungen im Standard XRechnung über den Zentralen E-Rechnungseingang RLP empfangen. Im Menüpunkt Diese Informationen muss der Rechnungssteller (Lieferant) erhalten erfahren Sie, welche Informationen Sie an ihren Lieferanten bei Auftragsvergabe mitteilen müssen, damit dieser eine E-Rechnung an Sie einreichen kann.

WICHTIG:
  • Sollten sich der Behördenname oder die GMM-ID ändern, so ist dies unverzüglich dem Zentralen E-Rechnungseingang RLP zu melden. Informationen für die Einreichung finden Sie im Kontakt und Support.
  • Bei einer geänderten GMM-ID können eingereichte E-Rechnungen solange nicht zugestellt werden, bis diese Änderung auch auf dem Zentralen E-Rechnungseingang RLP erfolgt ist. Alle eingehenden E-Rechnungen werden in dieser Zeit abgewiesen, da eine Zustellung nicht möglich ist!

Muss der Rechnungsempfang im Anschluss getestet werden?

Ein Test des Rechnungsempfangs ist nicht notwendig und vorgesehen.

Sofern Sie die komplette Registrierung durchgeführt haben und die Rückmeldung von der Clearingstelle für den Zentralen E-Rechnungseingang RLP erhalten haben, dass Sie für den Rechnungsempfang freigeschaltet wurden, können Sie E-Rechnungen sofort empfangen.

Sie finden auf diesen Webseiten alle Informationen die dafür notwendig sind.

Möchten Sie dennoch einen Test durchführen, so können Sie sich zusätzlich als Rechnungssteller registrieren und sich selbst eine Testrechnung zukommen lassen.

WICHTIGER HINWEIS:

Am Zentralen E-Rechnungseingang RLP stehen nur die nachfolgenden Angaben für die Prüfung der Übermittlung einer E-Rechnung zur Verfügung:

  • ZRE-ID des eingereichten Vorgangs
  • Rechnungsnummer mit betreffender Leitweg-ID 
  • E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers von der die E-Rechnung gesendet wurde
  • Zeitstempel mit Datum und Uhrzeit wann eine Rechnung im Zentralen E-Rechnungseingang RLP verarbeitet wurde
  • Prüfprotokoll des Systems

Es stehen keine Rechnungsdaten zur Verfügung. Wir können nur anhand der oben genannten Daten und der Leitweg-ID prüfen, ob zu dem angegebenen Zeitpunkt Rechnungen vom Rechnungssteller an den Rechnungsempfänger übermittelt wurden.