Allgemeine Informationen zu dem E-Rechnungsverfahren Rheinland-Pfalz

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte - statt auf Papier oder in einer Bilddatei (z. B. PDF) - in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Datensatz (Standard XRechnung) dar. Dies gewährleistet, dass Informationen, die in dieser Form vom Rechnungssteller ausgestellt werden, elektronisch übermittelt und empfangen, sowie medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet und zur Auszahlung gebracht werden können.

Grundsätzliches zur Übermittlung von E-Rechnungen

Für die Ausstellung von E-Rechnungen an öffentliche Rechnungsempfänger in Rheinland-Pfalz und im Saarland (Landesbehörden, Kommunalverwaltungen und sonstige Personen des öffentlichen Rechts) ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils aktuell gültigen Fassung zu verwenden.

Zusätzlich kann jeder andere Standard (z. B. ZUGFeRD in der aktuell gültigen Fassung im Profil XRechnung: als rein strukturierte XML-Datei oder als ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML-Datei) verwendet werden, wenn dieser den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN-16931), dem E-Rechnungsgesetz RLP, der E-Rechnungsverordnung des Landes Rheinland-Pfalz und den Nutzungsbedingungen des Zentralen E-Rechnungseingang RLP entspricht.

Andere Formate für die Übermittlung von E-Rechnungen an einen Rechnungsempfänger der öffentlichen Verwaltung RLP werden nicht akzeptiert.

Für die Übermittlung einer E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber (Landes- und Kommunalverwaltungen) in Rheinland-Pfalz oder im Saarland ist der Zentrale E-Rechnungseingang RLP zu nutzen.

Der Zentrale E-Rechnungseingang RLP übernimmt im Kern folgende 4 Aufgaben:
• Die Entgegennahme von E-Rechnungen über verschiedene Übertragungskanäle (E-Mail, Upload, manuelle Erfassung via Eingabeformular, Peppol)
• Die technische sowie die formale Prüfung von E-Rechnungen (u. a. Virenprüfung, Einhaltung der Dateigrößen, Anzahl und Typ der Anlagen, Prüfung der Leitweg-ID sowie Pflichtangaben)
• Die Übermittlung der E-Rechnungen an den jeweiligen Rechnungsempfänger mittels Leitweg-ID (Adressierung)
• Die Übermittlung von Benachrichtigungen an Rechnungsteller (Informationen über erfolgreiche bzw. nicht erfolgreiche Zustellung mit Fehlerbeschreibung)
 

E-Rechnungsprozess von der Registrierung bis zur Zustellung der E-Rechnung beim Rechnungsempfänger

1. Der gesamte Prozess beginnt mit der einmaligen Registrierung einer öffentlichen Verwaltung (Rechnungsempfänger) aus Rheinland-Pfalz oder dem Saarland am Zentralen E-Rechnungseingang RLP.
Nach erfolgter Registrierung ist der Empfang von E-Rechnungen über den Zentralen E-Rechnungseingang RLP anhand der Leitweg-ID und dem verknüpften Behördenpostfach der Virtuellen Poststelle über den Governikus MultiMessenger (GMM) möglich.

2. Der Rechnungssteller führt die Registrierung gemäß der Registrierungsanleitung durch.
Nach der einmaligen Registrierung kann der Rechnungssteller E-Rechnungen über den Zentralen E-Rechnungseingang RLP einreichen.

3. Der Rechnungssteller erstellt seine Rechnung als E-Rechnung (im Standard XRechnung) in seiner Buchhaltungssoftware oder im Eingabeformular des Zentralen E-Rechnungseingang RLP und fügt ggf. Anlagen gemäß den Vorgaben bei. Die Leitweg-ID des Rechnungsempfängers ist verpflichtend in der E-Rechnung im Feld BT-10 (BuyerReference) anzugeben. Sie dient der eindeutigen Adressierung und stellt die korrekte Zustellung der E-Rechnung an den Rechnungsempfänger sicher.

4. Die E-Rechnung kann anschließend über folgende Übertragungswege eingereicht werden: E-Mail, Upload, Webformular oder Peppol.

5. Der Zentrale E-Rechnungseingang RLP validiert jede eingehende E-Rechnung einschließlich etwaiger Anhänge gegen die geltenden gesetzlichen und richtlinienbezogenen Vorgaben.
Wir empfehlen, XRechnungen stets mit der aktuellsten Version des offiziellen KoSIT-Validators zu prüfen, um eine größtmögliche Konformität sicherzustellen.

6. a) War die Prüfung erfolgreich, wird der Rechnungssteller per E-Mail über die erfolgreiche Übermittlung informiert und die E-Rechnung wird an den Rechnungsempfänger zugestellt. 
Bei Versand der Rechnung über Peppol bekommt der Rechnungssteller eine Transportbestätigung über den erfolgreichen Eingang der E-Rechnung am Zentralen E-Rechnungseingang RLP.

6. b) Bei fehlerhaften E-Rechnungen erfolgt eine Abweisung. Der Rechnungssteller wird per E-Mail informiert und muss die Rechnung bzw. Anlagen korrigieren und erneut einreichen.

7. Der Rechnungsempfänger erhält die E-Rechnung als E-Rechnung-Sammelnachricht über den konfigurierten Weiterleitungskanal des VPS-Behördenpostfaches der Virtuellen Poststelle (GMM). Von dort kann die E-Rechnung direkt in das Buchhaltungsprogramm übernommen werden.