E-Rechnung: Ablehnungsgründe und Lösungen

Sie wollen eine E-Rechnung im Standard XRechnung einreichen und erhalten beim Hochladen die Fehlermeldung "Unbekanntes Dateiformat"?

Bitte prüfen Sie, ob Sie die E-Rechnung in der aktuell gültigen Fassung des Standard XRechnung ausgestellt haben. Ältere Fassungen des Standard XRechnung werden nicht akzeptiert.

1. Ist die Registrierung komplett abgeschlossen?
   Überprüfen Sie insbesondere, ob der 3. Registrierungsschritt komplett durchgeführt wurde.
2. Ist die E-Rechnung in der aktuell gültigen Fassung der Standard XRechnung (XML-Format / ZUGFeRD Format im Profil XRechnung: als rein strukturierte  XML-Datei oder als ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML-Datei) erstellt?
   Andere Formate werden nicht akzeptiert.
   Reine PDF-Dateien (Bilddateien) entsprechen nicht dem Standard XRechnungen und werden nicht akzeptiert!
3. Ist die Gesamtgröße der E-Rechnung mit ggf. eingebetteten, Base64 codierten Anlagen nicht größer als 20 MB?
4. Sind die eingebetteten, Base64 codierten rechnungsbegründenden Anlagen in einem der folgenden Formate ausgestellt:
   PDF, PNG, JPG, JPEG, CSV, XLSX, ODS^{*?
   *ODS ist ein OpenOffice Format. Es können u. a. Excel-Dokumente in diesem Format (OpenDocument-Kalkulationstabelle) gespeichert werden.}
   Andere Formate werden nicht akzeptiert.
5. Ist die Leitweg-ID in der E-Rechnung eingetragen und korrekt?
6. Sind im Dateinamen nur erlaubte Zeichen (@-Zeichen darf nicht verwendet werden) und ist der Dateiname auch nicht zu lang? Die max. erlaubte Länge der Dateinamen beträgt 25 Zeichen.
7. Wurde die E-Mail von der Adresse versendet, die als ZRE-E-Mail-Adresse hinterlegt wurde? Und entspricht die Angabe der ZRE-E-Mail-Adresse auch den Vorgaben die in der Registrierungsanleitung genannt werden?
8. Enthielt die E-Mail maximal eine E-Rechnung mit ggf. dazugehörigen rechnungsrelevanten Anlagen?
9. Wurde die E-Mail digital signiert?  

   Digitale Signaturen von Dateianhängen werden akzeptiert. Voraussetzungen: Die Dateisignatur muss eIDAS konform sein (Die ausstellende Zertifizierungsstelle muss in einer der Trusted Lists der EU geführt werden.) und es muss eine qualifizierte, elektronische Signatur (QES) sein. Bitte beachten Sie weiterhin: Container-Signaturen können unter Umständen nicht verarbeitet.

Dieses kann an Ihren Browser-Einstellungen liegen.

Prüfen Sie, ob bei dem Klick auf den Button "Rechnung herunterladen" die Rechnung automatisch heruntergeladen und auf ihrem Computer gespeichert worden ist. 

1. Ist die Registrierung komplett abgeschlossen?
   Überprüfen Sie insbesondere, ob der 3. Registrierungsschritt komplett durchgeführt wurde.
2. Einreichung per E-Mail: Wurde die E-Rechnung von der E-Mail-Adresse versendet, die als ZRE-E-Mail-Adresse im Zentralen E-Rechnungseingang RLP hinterlegt wurde?
   Bitte beachten Sie auch die Vorgaben zu der Hinterlegung einer ZRE-E-Mail-Adresse. Die Information finden Sie in der Registrierungsanleitung für Rechnungssteller.
3. Haben Sie die ZRE-E-Mail-Adresse geändert und die Nutzungsbedingungen nicht erneut bestätigt? Dann erhalten Sie ebenfalls diese Fehlermeldung. Bitte bestätigen Sie in dem Fall die Nutzungsbedingungen in ihrem Profil im Zentralen E-Rechnungseingang RLP.
4. Wenn Sie mehrere Firmen verwalten: Haben Sie die E-Rechnung über den Account eingereicht, die als Rechnungsabsender angegeben wird?
   Eine Einreichung über einen anderen Account ist nicht möglich!

1. Haben Sie die E-Mail von der E-Mail-Adresse versendet, die als ZRE-E-Mail-Adresse hinterlegt wurde?
   Bitte prüfen Sie mit Ihrem E-Mail-Administrator vor Ort, ob die E-Mail-Adresse ggf. in eine Bounce-E-Mail-Adresse umgewandelt wird. Diese wird dann nicht akzeptiert!
   Bitte beachten Sie auch die Vorgaben zu der Hinterlegung einer ZRE-E-Mail-Adresse. Die Information finden Sie in der Registrierungsanleitung für Rechnungssteller.
2. Haben Sie die E-Mail an die Adresse ZRE.rlp(at)Poststelle.rlp.de gesendet?
3. Haben Sie eine Benachrichtigung erhalten, dass die eingereichte E-Rechnung zurückgewiesen wurde?
   • Sie erhalten diese Meldungen nur, wenn Sie bei der Zugangseröffnung des Nutzerkonto RLP mit entsprechender Aktivierung von Weiterleitungsbestätigungen erteilt haben, über das Postfach des Nutzerkonto RLP.
   • Wurde keine Zugangseröffnung erteilt, erhalten Sie die Meldungen an die als ZRE-E-Mail-Adresse hinterlegte E-Mail.
     
     Hinweis:
     Wurde trotz Vorgaben eine No-Reply-Adresse hinterlegt, so erhalten Sie diese Meldungen nicht!
     Dieses kann bei Bounce-E-Mail-Adressen ebenfalls der Fall sein. 

1. Haben Sie ihre Daten der GMM-ID verändert und diese nicht an den Zentralen E-Rechnungseingang gemeldet? Aufgrund von ungültigen Altdaten konnte die E-Rechnung dann nicht an Sie zugestellt werden.
   Bitte teilen Sie uns, wie im Kontakt und Support angegeben, die notwendigen Daten mit um Sie wieder für den Empfang von E-Rechnungen freizuschalten.
   Info:
   Der Rechnungssteller erhält in diesen Fällen als Ablehnungsgrund die Mitteilung, dass ihre Leitweg-ID nicht korrekt ist.
    
2. Sie haben intern eine Veränderung der E-Mail-Adresse vorgenommen über die Sie die E-Rechnungen empfangen haben und diese nicht in ihrem Postfach der Virtuellen Poststelle (VPS/GMM-ID) angepasst? Bitte machen Sie zuerst die Änderungen der E-Mail-Adresse bei sich rückgängig, um die E-Rechnungen von der alten Adresse abzurufen die seit der Änderung dort eingegangen sind. Im Anschluss lassen Sie für das Postfach bei der Virtuellen Poststelle (GMM) die E-Mail-Adresse umstellen und dann können Sie die E-Mail-Adresse auch wieder bei sich für den Empfang umstellen. Bitte wenden Sie sich an den VPS-Support. Der Support vom Zentralen E-Rechnungseingang RLP kann Ihnen keine Auskünfte über die dort hinterlegten Daten geben.

1. Verwenden Sie die E-Rechnung in der aktuell gültigen Fassung der Standard XRechnung (XML-Format / ZUGFeRD-Format im Profil XRechnung: als rein strukturierte XML-Datei oder als ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML-Datei)?
   Wichtiger Hinweis:
   Bitte beachten Sie, dass der ZRE bei einer ZUGFeRD-PDF-Rechnung die eingebettete XML-Datei extrahiert und nur diese wird weiter verarbeitet und an den Rechnungsempfänger übermittelt.
   Die ZUGFeRD-PDF-Datei wird verworfen und nicht an den Rechnungsempfänger übermittelt!
   Eine reine PDF-Datei (Bilddatei) entspricht nicht dem Standard XRechnung und wird daher nicht akzeptiert.
2. Haben Sie die Vorlage des Standard XRechnung verändert?
3. Haben Sie alle Pflichtangaben in der E-Rechnung getätigt?

1. Wurde die Leitweg-ID im Feld BT-10 (BuyerReference) korrekt angegeben?
2. Haben Sie die Länge der Leitweg-ID nach der Eingabe überprüft? Durch die Länge der Leitweg-ID kann es passieren, dass eventuell eine Ziffer zu viel oder zu wenig erfasst wird oder es zu einem Zahlendreher kommt.
3. Haben Sie das Format der Leitweg-ID durch hinzufügen von Zeichen (z. B. hinzufügen von Leerzeichen in oder hinter der Leitweg-ID) verändert? Eine Leitweg-ID darf im Format nicht verändert werden!
4. Verwenden Sie den Zeichensatz UTF-8 für die Leitweg-ID? Es kann sein, dass sich ohne den Zeichensatz UTF-8, der normale Bindestrich sich in einen verlängerten Bindestrich umwandelt.
   Hinweis:
   Sie erhalten die Leitweg-ID ausschließlich von Ihrem Auftraggeber!

Sie haben im Rechnungsdokument in einem Feld oder mehreren einen Link für referenzierte Anlagen angeben. Dies ist nicht zulässig. Entfernen Sie den Link aus dem Rechnungsdokument.

1. Sie verwalten mehrere Firmen: Haben Sie sich mit den Daten des Nutzerkonto RLP angemeldet, für die Sie auch die E-Rechnung einreichen möchten?
   Hinweis:
   Sie müssen pro Firma mit einer eigenen Umsatzsteuer-ID einen eigenen Account erstellen auf dem Nutzerkonto RLP und im Zentralen E-Rechnungseingang RLP.
2. Sie verwalten mehrere Firmen: Haben Sie die Rechnung von der E-Mail-Adresse versendet, die als ZRE-E-Mail-Adresse hinterlegt wurde?
   Bitte beachten Sie vor einer Änderung der ZRE-E-Mail-Adresse unbedingt die Informationen in der Registrierungsanleitung!
3. Bitte wenden Sie sich an den Support des Nutzerkonto RLP um zu Prüfen, welches Problem mit ihrem Nutzerkonto besteht.
   Kontaktdaten erhalten Sie auf der Internetseite: https://nutzerkonto.service.rlp.de

Dieses Problem ist ein lokales Problem bei Ihnen und betrifft nicht den Zentralen E-Rechnungseingang RLP. Bitte wenden Sie sich an ihren IT-Administrator vor Ort.

Sie haben eine Einzelposition oder mehrere in der Rechnung erfasst ohne den Artikelnamen zu nennen. Dieses ist jedoch eine Pflichtangabe. Geben Sie die fehlenden Artikelbezeichnungen an.

Sie haben einen negativen Betrag erfasst. Um einen negativen Rechnungsbetrag zu erzeugen, ist die Mengenangabe negativ zu erfassen.

Alternativ können Sie eine Rechnungskorrektur bzw. Rechnungsgutschrift einreichen. Beachten Sie hierzu die Informationen auf unserer Webseite.

Die Steuernummer des Rechnungsstellers, die Umsatzsteuer-ID des Rechnungsstellers und/oder die Steuernummer des Rechnungsempfängers wurden nicht im korrekten Format eingetragen (z. B. ohne Ländercode). Diese Angabe ist eine Pflichtangabe! Geben Sie die erforderlichen Steuerangaben entsprechend ein.

Sie haben die Mengeneinheit nicht gemäß der ISO-Vorschrift erfasst. 2 Beispiele einer korrekten Mengeneinheit wären: kg, km

Wenn Sie im nach UN/ECE Recommendation 20 with Rec 21 extension im Internet suchen, erhalten Sie verschiedene Listen mit möglichen Mengeneinheiten die Sie verwenden können.