FAQs: Gesetzgebung E-Rechnung RLP

Die E-Rechnungsverordnung RLP (ERechVORP) regelt die Ausgestaltung der elektronischen Rechnungsstellung zwischen der Landesverwaltung und ihren Lieferanten Sie konkretisiert die Vorgaben aus dem E-Rechnungsgesetz des Bundes und ist damit Teil der Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung. Die Umsetzung der Richtlinie in den jeweiligen Bundesländern erfolgt in deren eigener Kompetenz.

Weiter Informationen sind unter Rechtsgrundlagen zu finden.

Ja, seit April 2020 können Lieferanten des Landes Rheinland-Pfalz die Rechnungsstellung im Rahmen öffentlicher Aufträge in elektronischer Form vornehmen, wenn der Auftraggeber dieses bei der Auftragserteilung mitteilt.

Mit der E-Rechnungsverordnung RLP (E-RechVORP) wird dies zum 01.04.2025 verbindlich. Bereits jetzt können Lieferanten des Landes Rheinland-Pfalz die Rechnungsstellung in elektronischer Form vornehmen!

Die Ausnahmen werden in der E-Rechnungs-Verordnung RLP geregelt und sind wie folgt beschrieben:

  • Bar- und Sofortzahlungen, bei denen die schuldbefreiende Wirkung mit dem Zahlungsvorgang eintritt und
  • Rechnungsdaten, die nach §5 Abs. 2 Nr. 1 bis 4 des Landessicherheitsüberprüfungsgesetzes vom 8. März 2000 (GVBI S. 70) zuletzt geändert durch §41 des Gesetzes vom 11.02.2020 (GVBI S. 43) in der jeweils geltenden Fassung geheimhaltungsbedürftig sind.

In den beiden oben genannten Ausnahmefällen ist die Vereinbarung einer E-Rechnungsstellung unzulässig.

Ein Unternehmen kann ab dem 18. April 2020 eine E-Rechnung an die öffentliche Verwaltung in Rheinland-Pfalz stellen.

Mit der E-Rechnungsverordnung RLP (E-RechVORP) wird dies zum 01.04.2025 verbindlich.

Bereits jetzt können Lieferanten des Landes Rheinland-Pfalz die Rechnungsstellung in elektronischer Form vornehmen!

Zur Erstellung von E-Rechnungen muss ein Datenformat verwendet werden, das den Anforderungen aus

  • der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung EN-16931,
  • der E-Rechnungsverordnung RLP (E-RechVORP) und
  • den Nutzungsbedingungen des Zentralen E-Rechnungseingang RLP

entspricht. Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen über den Zentralen E-Rechnungseingang RLP ist grundsätzlich der Standard XRechnung (XML-Format / ZUGFeRD-Format im Profil XRechnung: als rein strukturierte XML-Datei oder als ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML-Datei) in der jeweils gültigen Fassung zu verwenden, der den oben genannten Anforderungen entspricht. 

Wichtiger Hinweis zur ZUGFeRD-PDF-Rechnung:
  • Bitte beachten Sie, das der ZRE bei einer ZUGFeRD-PDF-Rechnung die eingebettete XML-Datei extrahiert und nur diese wird weiter verarbeitet und an den Rechnungsempfänger übermittelt.
  • Die ZUGFeRD-PDF-Datei wird verworfen und nicht an den Rechnungsempfänger übermittelt!
     
  • Reine PDF-Dateien (Bilddateien) entsprechen nicht dem Standard XRechnung und werden daher nicht akzeptiert!

Die EU-Richtlinie EN-16931 gibt die Verwendung des strukturierten Datenformats XML für den elektronischen Rechnungsaustausch vor, welches eine automatisierte Rechnungsverarbeitung ermöglicht. Ein standarisiertes semantisches Datenmodell beschreibt die Informationselemente einer Rechnung und deren gegenseitige Beziehung und Datentypen (z. B. den Käufernamen). Die Vorgabe der Syntax (UBL und UN/CEFACT) stellt eine einheitliche technische Umsetzung der E-Rechnung in der EU sicher.

Als nationale Implementierung des Datenmodells ergänzt der Standard XRechnung in Deutschland die EU-Norm um 21 spezifische, nationale Geschäftsregeln, die auf einzelne Informationselemente und Beziehungen zwischen Informationselementen anzuwenden sind. Somit berücksichtigt der Standard die nationalen Vorgaben - wie die E-RechVORP - für die Rechnungsstellung. Dies wird am Beispiel des Informationselements Käuferreferenz (BuyerReference) im Feld BT-10 deutlich:

  • Bei der Käuferreferenz (BT-10) handelt es sich gemäß der EU-Norm um ein optionales Inhaltselement.
  • Bei der Käuferreferenz (BT-10) handelt es sich gemäß Deutschem Recht um eine Pflichtangabe. Der Standard XRechnung definiert somit die Käuferreferenz als ein verpflichtendes Inhaltselement, in dem die sogenannte Leitweg-ID anzugeben ist.

Der Standard XRechnung wird regelmäßig überprüft und aktualisiert. Änderungen werden vor Inkrafttreten bekannt gegeben. Die aktuell gültige Fassung der vollständigen Dokumentation des Standards ist auf der Internetseite der KoSIT (https://xeinkauf.de/xrechnung/) hinterlegt.

In Ergänzung der bereits durch §2 Abs. 1 ERechGRP (E-Rechnungsgesetz RLP) geschaffenen Verpflichtung von Auftraggebern E-Rechnung zu empfangen und zu verarbeiten, normiert die Verordnung weitergehende Einzelheiten hinsichtlich des Anwendungsbereichs sowie des Verfahrens und den technischen Anforderungen der elektronischen Rechnungsstellung.

Hierzu enthält die Verordnung im wesentlichen folgende Regelungen:

  • §1 enthält eine Regelung zum Anwendungsbereich- und Geltungsbereich, die bestimmte Sachverhalte ausnimmt.
  • §2 enthält die wesentlichen Begriffsbestimmungen und definiert in Übereinstimmung mit der Richtlinie 2014/55/EU insbesondere den Begriff der E-Rechnung
  • §3 normiert die Verbindlichkeit der elektronischen Form, wonach Rechnungssteller nach einer Übergangsphase ab dem 1. April 2025 dazu verpflichtet werden, E-Rechnungen auszustellen und zu übermitteln (§3 Abs. 2 Satz 1).
  • §4 bestimmt in Anlehnung mit §2 Abs. 1 Satz 2 ERechGRP das verbindlich einzuhalten Rechnungsdatenmodell für E-Rechnungen
  • §5 enthält eine Regelung über die zulässigen Übermittlungswege und den Empfang von E-Rechnungen. Demnach haben Rechnungssteller für die Übermittlung von E-Rechnungen den Zentralen E-Rechnungseingang RLP zu nutzen, wenn der Rechnungsempfänger eine zur Nutzung des Zentralen E-Rechnungseingang RLP verpflichtende Behörde ist.
  • §6 enthält Regelungen über die Realisierung und die Anwendung des Zentralen E-Rechnungseingang RLP
  • §7 beinhaltet Regelungen über den verbindlichen (Mindest-) Inhalt von E-Rechnungen.
  • §8 enthält notwendige Bestimmungen über die Verarbeitung und den Schutz personenbezogener Daten.