FAQs: sonstige Themen

1. Im Zusammenhang mit der Übermittlung einer E-Rechnung über den Zentralen E-Rechnungseingang RLP ist eine Anmeldung am Nutzerkonto RLP erforderlich.
   
   Bitte richten Sie alle Fragen bzgl. des Nutzerkonto RLP an den Support vom Nutzerkonto RLP. Sie finden die Kontaktdaten für den Support auf dessen Webseite: https://nutzerkonto.service.rlp.de.
    
2. Im Zusammenhang mit dem Empfang einer E-Rechnung vom VPS Behördenpostfach (GMM) richten Sie ihre Fragen an den Support des GMM über helpdesk(at)ldi.rlp.de. Der Support kann Ihnen Auskünfte zu ihrem VPS Behördenpostfach geben und Ihnen mitteilen, welche Daten Sie dort hinterlegt haben.
    
3. Fragen zu Einreichung von E-Rechnungen und dem Zentralen E-Rechnungseingang RLP werden von der Clearingstelle betreut. In Kontakt und Support finden Sie die notwendigen Informationen, was für die jeweilige Anfrage benötigt wird.

Ja, Sie finden die entsprechenden Supportstellen, wenn Sie Kontakt und Support aufrufen. 

Hier finden Sie auch Informationen, welche Daten wir in den einzelnen Fällen benötigen um Ihre Anfrage bearbeiten zu können.

Den Ablauf des gesamten Prozesses für eine E-Rechnung stellen wir unten dar. Dabei ist zu beachten, dass einige Punkte davon nur einmalig durchgeführt werden müssen, andere Punkte bei jeder Einreichung erfolgen. In einigen Prozesspunkten ist es notwendig, auf einen vorherigen Prozesspunkt zurück zu springen. Dies ist entsprechend dann angegeben.

1. Der gesamte Prozess beginnt mit der Registrierung einer Öffentlichen Verwaltung (Rechnungsempfänger) aus Rheinland-Pfalz oder dem Saarland am Zentralen E-Rechnungseingang RLP.
   (je nach Registrierungsschritt ist der Support des GMM oder der Support des Zentralen E-Rechnungseingang RLP zuständig)
    
2. Nach der Registrierung kann der Rechnungsempfänger der öffentlichen Verwaltung bei Auftragsvergabe den Lieferanten / Rechnungssteller bitten, ihn für den Auftrag die Rechnung als E-Rechnung über den Zentralen E-Rechnungseingang RLP zukommen zu lassen. 
   Für das Saarland ist dies bereits verpflichtend, für Rheinland-Pfalz wird dies zum 01.01.2024 verpflichtend.
    
3. Der Lieferant / Rechnungssteller führt die Registrierung gemäß der Registrierungsanleitung durch.
   (> je nach Registrierungsschritt ist der Support des Nutzerkonto RLP oder der Support des Zentralen E-Rechnungseingang RLP verantwortlich)
    
4. Der Lieferant / Rechnungssteller erstellt seine Rechnung als E-Rechnung (im Standard XRechnung) mit allen Vorgaben des Zentralen E-Rechnungseingang RLP in seiner Buchhaltungssoftware oder im Webformular des Zentralen E-Rechnungseingang RLP und fügt ggf. Anlagen gemäß den Vorgaben bei.
   (> Bei Problemen mit der Verwendung des Webformulars ist der Support des Zentralen E-Rechnungseingang RLP zuständig.)
    
5. Die E-Rechnung wird (für alle Übertragungswege) über die Software GMM (VPS Behördenpostfach) an den Rechnungseingang des Zentralen E-Rechnungseingang RLP übergeben. 
   (> Wenn die Einreichung bereits hier nicht akzeptiert wird, erfolgt durch den GMM keine Rückmeldungen. In den meisten Fällen ist der Grund hierfür, dass eine Vorgabe für E-Rechnungen bei der Einreichung nicht berücksichtigt wurde.)
    
6. Der Zentrale E-Rechnungseingang RLP prüft jede E-Rechnung mit ggf. Anhängen, ob diese den Vorgaben von Richtlinien und Gesetzen entsprechen.
    
7. Wurden in der Prüfung festgestellt, dass die E-Rechnungen nicht den Vorgaben entspricht, wird diese abgewiesen und der Lieferant / Rechnungssteller wird darüber per E-Mail (ZRE-E-Mail-Adresse) informiert. Dieser muss die E-Rechnung oder ggf. die Anlagen korrigieren und kann die E-Rechnung danach erneut einreichen (weiter mit Punkt 4/5).
    
8. Wurde während der Prüfung festgestellt, dass die Leitweg-ID nicht korrekt ist, so wird diese der Clearingstelle zur Prüfung übergeben. Kann die korrekte Leitweg-ID zu 100% ermittelt werden, so wird die korrekte Leitweg-ID dem Vorgang beigefügt und die E-Rechnung an den Rechnungsempfänger übermittelt.
   
   Ist die Zuordnung jedoch nicht einwandfrei möglich, so wird auch hier die E-Rechnung abgewiesen. Der Lieferant / Rechnungssteller muss diese dann prüfen und ggf. beim Rechnungsempfänger die korrekte Leitweg-ID anfordern (weiter mit Punkt 4/5).
   
   Es gibt keine Listen mit Leitweg-IDs die vom Zentralen E-Rechnungseingang RLP den Rechnungsstellern zur Verfügung gestellt werden kann. Die Auskunft der Leitweg-ID erfolgt immer nur über den Auftragsteller.
    
9. War die Prüfung erfolgreich bzw. konnte die korrekte Leitweg-ID zugeordnet werden, so übergibt der Zentrale E-Rechnungseingang RLP den Vorgang an die Software GMM, welche den Vorgang mit der E-Rechnung auf dem VPS Behördenpostfach dem Rechnungsempfänger zustellt.
   
   Bei digitalen Signaturen die vom GMM nicht akzeptiert werden, kann eine Zustellung an den Rechnungsempfänger nicht erfolgen. Der Rechnungssteller muss die Einreichung korrigieren und erneut einreichen ohne digitale Signaturen (weiter mit Punkt 4/5).
   (> Auskunft über den Status der Übertragung des GMM kann nur der Support des GMM geben, dieser kann auch die Auskunft geben, aus welchem Grund eine Zustellung ggf. nicht möglich war.)
    
10. Über das VPS Behördenpostfach (GMM) erhält der Rechnungsempfänger dann die E-Rechnung mit allen Rechnungsanhängen und allen Prüfprotokollen. Von dort kann dieser die E-Rechnung in sein Buchhaltungsprogramm übernehmen. Nach sachlich/rechnerischen Prüfung und ggf. Freizeichnung des Bereichs innerhalb der Behörde erfolgt dann die Zahlung an den Rechnungssteller (Lieferant).
    (> Für Probleme oder Fragen ist der Support des VPS Behördenpostfachs verantwortlich.)

Die entsprechenden Support-Kontaktdaten erfahren Sie auf der Webseite unter: "Kontakt & Support" oder "FAQs: sonstige Themen" oder zum Teil in den Registrierungsanleitungen.