FAQs: E-Rechnung / XRechnung

Zur Erstellung von E-Rechnungen muss ein Datenformat verwendet werden, das den Anforderungen aus

• der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung EN-16931,
• der E-Rechnungsverordnung RLP (E-RechVORP) und
• den Nutzungsbedingungen des Zentralen E-Rechnungseingang RLP

entspricht. Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen über den Zentralen E-Rechnungseingang RLP ist grundsätzlich der Standard XRechnung (XML-Format / ZUGFeRD-Format im Profil XRechnung: als rein strukturierte XML-Datei oder als ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML-Datei) in der jeweils gültigen Fassung zu verwenden, der den oben genannten Anforderungen entspricht. 

Wichtiger Hinweis zur ZUGFeRD-PDF-Rechnung:

• Bitte beachten Sie, das der ZRE bei einer ZUGFeRD-PDF-Rechnung die eingebettete XML-Datei extrahiert und nur diese wird weiter verarbeitet und an den Rechnungsempfänger übermittelt.
• Die ZUGFeRD-PDF-Datei wird verworfen und nicht an den Rechnungsempfänger übermittelt!
   
• Eine reine PDF-Datei (Bilddatei) entspricht nicht dem Standard XRechnung und wird daher nicht akzeptiert!

XRechnung bezeichnet den Standard zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern und setzt die Richtlinie 2014/55/EU in Deutschland maßgeblich um. Der Standard XRechnung wird von der KoSIT (Koordinierungssteller für IT-Standards) im Auftrag des IT-Planungsrats betrieben. Ferner koordiniert KoSIT die Weiterentwicklung von XRechnung unter Einbezug von Experten aus Bund, Ländern und Kommunen.

Weiterführende Informationen können auf der Internetseite der KoSIT abgerufen werden: https://xeinkauf.de/xrechnung/.

Weitere Informationen zu E-Rechnungen im Allgemeinen finden Sie auf der Webseite des Bundes: https://e-rechnung-bund.de/.

Über den Zentralen E-Rechnungseingang RLP können die E-Rechnung im Standard XRechnung in der aktuell gültigen Fassung des Standard XRechnung (XML-Format / ZUGFeRD-Format im Profil XRechnung: als rein strukturierte XML-Datei oder als ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML-Datei) eingereicht werden.

Wichtiger Hinweis zur ZUGFeRD-PDF-Rechnung:

• Bitte beachten Sie, das der ZRE bei einer ZUGFeRD-PDF-Rechnung die eingebettete XML-Datei extrahiert und nur diese wird weiter verarbeitet und an den Rechnungsempfänger übermittelt.
• Die ZUGFeRD-PDF-Datei wird verworfen und nicht an den Rechnungsempfänger übermittelt!
   
• Eine reine PDF-Datei (Bilddatei) entspricht nicht dem Standard XRechnung und wird daher nicht akzeptiert!

Schauen Sie sich über Einreichung E-Rechnung: Was ist zu beachten an, was noch für eine E-Rechnungs-Einreichung über den Zentralen E-Rechnungseingang RLP beachtet werden muss.

ZUGFeRD ist ein branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch, das vom Forum elektronischer Rechnung Deutschland (FeRD) - mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie - erarbeitet wurde. Das ZUGFeRD-Datenformat basiert auf der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen und auf der am 28. Juni 2017 veröffentlichen Norm EN16931. Zudem werden die Cross-Industry-Invoice (CII) von UN/CEFACT und die ISO-Norm 19005-3:2012 bei ZUGFeRD 2.2.0 berücksichtigt.

Als hybrides Datenformat integriert ZUGFeRD in einem PDF-Dokument strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format. 

Wichtiger Hinweis zur ZUGFeRD-PDF-Rechnung:

• Bitte beachten Sie, das der ZRE bei einer ZUGFeRD-PDF-Rechnung die eingebettete XML-Datei extrahiert und nur diese wird weiter verarbeitet und an den Rechnungsempfänger übermittelt.

• Die ZUGFeRD-PDF-Datei wird verworfen und nicht an den Rechnungsempfänger übermittelt!

• Reine PDF-Dateien (Bilddateien) entsprechen nicht dem Standard XRechnung und werden daher nicht akzeptiert!

Die EU-Richtlinie EN-16931 gibt die Verwendung des strukturierten Datenformats XML für den elektronischen Rechnungsaustausch vor, welches eine automatisierte Rechnungsverarbeitung ermöglicht. Ein standarisiertes semantisches Datenmodell beschreibt die Informationselemente einer Rechnung und deren gegenseitige Beziehung und Datentypen (z. B. den Käufernamen). Die Vorgabe der Syntax (UBL und UN/CEFACT) stellt eine einheitliche technische Umsetzung der E-Rechnung in der EU sicher.

Als nationale Implementierung des Datenmodells ergänzt der Standard XRechnung in Deutschland die EU-Norm um 21 spezifische, nationale Geschäftsregeln, die auf einzelne Informationselemente und Beziehungen zwischen Informationselementen anzuwenden sind. Somit berücksichtigt der Standard die nationalen Vorgaben - wie die E-RechVORP - für die Rechnungsstellung. Dies wird am Beispiel des Informationselements Käuferreferenz (BuyerReference) im Feld BT-10 deutlich:

• Bei der Käuferreferenz (BT-10) handelt es sich gemäß der EU-Norm um ein optionales Inhaltselement.
• Bei der Käuferreferenz (BT-10) handelt es sich gemäß Deutschem Recht um eine Pflichtangabe. Der Standard XRechnung definiert somit die Käuferreferenz als ein verpflichtendes Inhaltselement, in dem die sogenannte Leitweg-ID anzugeben ist.

Der Standard XRechnung wird regelmäßig überprüft und aktualisiert. Änderungen erfolgen alle 6 Monate und werden vor dem Inkrafttreten bekannt gegeben. Die aktuell gültige Fassung der vollständigen Dokumentation des Standards ist auf der Internetseite der KoSIT https://xeinkauf.de/xrechnung/versionen-und-bundles/ hinterlegt.

Der Zentrale E-Rechnungseingang RLP bietet Ihnen die Möglichkeit dies selbst zu entscheiden. 

Voraussetzung sind:

• beide Formate sind in der jeweils aktuellste gültige Fassung zu erstellen
• beim ZUGFeRD-Format muss dies dem Profil XRechnung geschehen: als rein strukturierte XML-Datei oder als ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML-Datei

• Eine reine PDF-Datei (Bilddatei) entspricht nicht dem Standard XRechnung und wird daher nicht akzeptiert!

Eine E-Rechnung hat gemäß §7 E-Rechnungsverordnung (E-RechVORP) neben den umsatzsteuerlichen Rechnungsbestandteilen (§14 UStG) mindestens folgende Angaben zu enthalten:

• Leitweg-ID > Die Leitweg-ID erhalten Sie von ihrem Auftraggeber bei Auftragsvergabe.
• Bankverbindungsdaten des Zahlungsempfängers
• Zahlungsbedingungen > Fälligkeitsdatum oder Textbeschreibung der Bedingungen
• E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
• eine Lieferantennummer und Bestellnummer (wenn diese bereits bei der Beauftragung mitgeteilt wurden)   

^{*Pflichtinformationen, sofern bei Auftragsvergabe übermittelt}

Nein.

Im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU handelt es sich dabei nicht um eine E-Rechnung in einem strukturierten Datensatz. Eine E-Rechnung als PDF-Datei ist gemäß dieser Richtlinie keine E-Rechnung und wird vom Zentralen E-Rechnungseingang RLP immer abgewiesen.

Nur eine ZUGFeRD-PDF-Rechnung im Profil XRechnung mit eingebetter XML-Datei wird vom Zentralen E-Rechnungseingang RLP akzeptiert.

Eine E-Rechnung wird entweder von der Zentralen E-Rechnungseingang RLP - Plattform aufgrund fehlenden bzw. falschen Daten oder Nichteinhaltung der Vorgaben zurück gewiesen. Auch eine nicht vollständige Registrierung oder die fehlende Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen des Zentralen E-Rechnungseingang RLP können zu einer Abweisung führen.

Sie erhalten bei der Zurückweisung der eingereichten E-Rechnung immer eine E-Mail mit den entsprechenden Informationen dazu Der Ablehnungsgrund wird dabei in der E-Mail direkt aufgeführt und/oder in einer der Anlagen. Beim Upload werden die entsprechenden Fehlermeldungen Ihnen angezeigt.

Weiterführende Informationen zu den Abweisungsgründen erhalten Sie im Menüpunkt
E-Rechnungen: Ablehnungsgründe und Lösungen.

Wichtiger Hinweis:

• Sie erhalten diese Meldungen über das Nutzerkonto RLP, wenn Sie bei der Zugangseröffnung die entsprechender Aktivierung von Weiterleitungsbestätigungen erteilt haben, über das Postfach des Nutzerkonto RLP                  
  oder
• an die als ZRE-E-Mail-Adresse hinterlegte E-Mail, wenn im Nutzerkonto RLP die Weiterleitungsbestätigung nicht aktiviert wurde.

Im Bereich der Rechnungserstellung kann es notwendig sein, unterschiedliche Formen einer Gutschrift beziehungsweise einer Rechnungskorrektur auszuweisen. Die E-Rechnung erleichtert die Interpretation der enthaltenen Rechnungsdaten bereits durch Auswertung des Rechnungstyps im Feld BT-3:

Der Standard XRechnung repräsentiert eine nationale Ausgestaltung der Europäischen Norm EN 16931, eine sogenannte Core Invoice Usage Specification (CIUS). Die nationale Ausgestaltung der Richtlinie in den anderen Mitgliedsstaaten der EU spezifiziert diese um lokale Vorgaben innerhalb des durch die Norm vorgegebenen Rahmens.