Die Rechnung ist nicht konform zu den formalen Anforderungen.
• Der Nachrichtentext in der Rückmeldung lautet
Der Grund für die Zurückweisung der Rechnung ist:
- Die Rechnung ist nicht konform zu den formalen Anforderungen.
• Der Hinweis im ZRE-Laufzettel
Im ZRE-Laufzettel ist ersichtlich, dass der Prüfschritt „Konformitätsprüfung“ nicht erfolgreich durchgeführt wurde.
In der Spalte „Wert“ wird der Hinweis „siehe Prüfbericht“ angezeigt.
So geht es weiter:
1. Öffnen Sie den beigefügten Prüfbericht.
- Hinweise und Detailinformationen finden Sie stets im Prüfbericht.
2. Im Prüfbericht finden Sie in der Spalte „Text“ eine Beschreibung des Fehlers sowie gegebenenfalls weitere Angaben.
- Nutzen Sie diese Informationen, um den Fehler zu beheben.
- Bitte beachten Sie die dort angegebene Pfadangabe. Diese zeigt an, welches XML-Element betroffen ist.
- Weitere Hilfestellung bietet die Spezifikation Standard XRechnung.
- Wie betroffene Felder in der verwendeten Software benannt sind, muss der Beschreibung der Software entnommen werden.
- Für weitergehende Fragen zur Umsetzung in der jeweiligen Software ist eventuell der zuständige Softwareanbieter zu kontaktieren.
3. Übermitteln Sie die korrigierte E-Rechnung erneut an den ZRE RLP.
Die häufigsten Ablehnungsgründe und Fehler haben wir nachfolgend für Sie zusammengestellt. (Die Liste wird fortlaufend erweitert.)
Hilfe und Lösungen zu Prüfberichten
Die Prüfung und Validierung aller eingereichten Standard XRechnungen findet mithilfe des KoSIT-Validators statt.
Dieses Prüftool ist ein Programm, das XML-Dateien in Abhängigkeit vom verwendeten Dokumenttyp gegen verschiedene Validierungsregeln prüft.
Die Prüfung umfasst unter anderem
• die Einhaltung des XRechnung-Standards.
• die Vollständigkeit der Pflichtangaben.
• die korrekte Struktur und Syntax der Rechnungsdatei.
• die Einhaltung der durch die europäische Norm EN 16931 vorgegebenen Regeln.
Das Prüfergebnis wird in einem Prüfbericht mit einer Empfehlung zur Weiterverarbeitung oder Ablehnung zusammengefasst.
Der Prüfbericht enthält Angaben zum geprüften Dokument.
Wird im Rahmen der Validierung festgestellt, dass der Dokumenttyp unbekannt ist, kann keine regelbasierte Validierung durchgeführt werden. Der Prüfbericht enthält in diesem Fall einen Hinweis zur nicht bestandenen Konformitätsprüfung. Hilfe zu dem Fehler.
Werden im Rahmen der Validierung Abweichungen oder Verstöße festgestellt, enthält er zudem eine Übersicht über die Validierungsergebnisse sowie detaillierte Informationen zu den einzelnen Validierungsergebnissen in Form der folgenden Meldungstypen:
| Informationen (Information) | Zusätzliche Informationen zur Rechnung oder zur durchgeführten Prüfung. |
| Warnungen (Warning) | Die Rechnung kann grundsätzlich verarbeitet werden. Es liegen jedoch Hinweise vor, die geprüft werden sollten, um mögliche Probleme bei der weiteren Verarbeitung zu vermeiden. |
| Fehler (Error) | Die XRechnung entspricht nicht den geltenden Anforderungen und kann nicht verarbeitet werden. Die aufgeführten Fehler müssen korrigiert und die Rechnung anschließend erneut eingereicht werden. Jede Meldung im Prüfbericht enthält in der Regel eine Regel-ID, eine Beschreibung des Sachverhalts sowie weitere Informationen zur betroffenen Rechnungsposition oder zum betroffenen Datenfeld. |
Was ist bei Fehlern zu tun?
Wird eine XRechnung aufgrund von Fehlern abgelehnt, sollten die im Prüfbericht aufgeführten Meldungen geprüft und die entsprechenden Angaben in der Rechnung korrigiert werden.
Weitere Hilfestellung bietet die Spezifikation Standard XRechnung.
Nach der Korrektur kann die XRechnung erneut eingereicht werden.
Nach der erneuten Einreichung wird die XRechnung erneut durch den KoSIT-Validator geprüft.
Das Ergebnis der Prüfung wird in einem neuen Prüfbericht bereitgestellt.
Die eingereichte E-Rechnung konnte keinem akzeptierten Dokumenttyp zugeordnet werden. Eine Konformitätsprüfung gegen den entsprechenden Standard XRechnung konnte daher nicht durchgeführt werden.
Rechnungssteller können E-Rechnungen einreichen, die der aktuell gültigen Fassung - oder der zuletzt außer Kraft gesetzten Version - des
Standards XRechnung entsprechen.
Zusätzlich verarbeitet der ZRE RLP die aktuell gültige Fassung von Peppol BIS Billing und andere Formate, die dem Kern der Norm EN 16931 entsprechen.
Hybride Formate wie ZUGFeRD können eingereicht werden, solange sie eine korrekt eingebettete XML-Datei mit einer der genannten Spezifikationskennungen enthalten. Das ist bei ZUGFeRD bei den Profilen “XRechnung” und “EN 16931” der Fall.
Andere ZUGFeRD-Profile lehnt der ZRE ab (Extended, Basic, Minimum, Basic WL). Beachten Sie hierbei bitte, dass der ZRE nur die XML-Datei als Originalrechnung verarbeitet und das PDF verwirft. Aus der XML-Datei erstellt der ZRE dann eine eigene Visualisierung.
| Fehler | Erkannter Dokumenttyp: unbekannt |
| Schweregrad | Fehler (error) |
| Ursache | • Die eingereichte E-Rechnung entspricht nicht der aktuell gültigen Fassung - oder der zuletzt außer Kraft gesetzten Version - des Standards XRechnung, der aktuell gültige Fassung von Peppol BIS Billing oder einem anderen Format, das dem Kern der Norm EN 16931 entspricht. • Das Hybride Format (z. B. ZUGFeRD) entspricht nicht der Spezifikation Standard XRechnung. |
| Lösungen | • Prüfen Sie die Spezifikationskennung in der XML-Datei und stellen Sie sicher, dass ein unterstütztes Format verwendet wird. Akzeptierte Spezifikationskennungen • Erzeugen Sie die E-Rechnung in einem akzeptierten ZUGFeRD-Profil: akzeptiert werden EN 16931 und XRechnung . Nicht akzeptiert werden dagegen die ZUGFeRD-Profile Extended, Basic, Minimum, Basic WL. • Haben Sie die Vorlage des Standards XRechnung verändert, stellen Sie sicher, dass die vorgenommenen Änderungen nicht zu Verstößen gegen den Standard geführt haben. |
Jede Rechnungsposition muss eine Artikel- bzw. Leistungsbezeichnung enthalten. Das Feld BT-153 (Item name) ist für jede Position verpflichtend.
Each Invoice line (BG-25) shall contain the Item name (BT-153).
| Fehlercode | BR-25 |
| Schweregrad | Fehler (error) |
| Ursache | In mindestens einer Rechnungszeile fehlt die Positionsbezeichnung oder sie ist leer. Eine Artikelnummer allein genügt nicht. |
| Lösung | Ergänzen Sie für jede Rechnungsposition (in Feld BT-153) einen aussagekräftigen Artikelnamen bzw. eine Leistungsbeschreibung. |
Der Artikel-Nettopreis (BT-146) einer Rechnungsposition darf in XRechnung, EN 16931 und Peppol nicht negativ sein. Der Nettopreis beschreibt den Preis pro Einheit ohne Umsatzsteuer nach Berücksichtigung von Preisnachlässen. Dieser Wert muss immer größer oder gleich 0 sein.
BR-27 - The Item net price (BT-146) shall NOT be negative.
| Fehlercode | BR-27 |
| Schweregrad | Fehler (error) |
| Ursache | Artikel-Nettopreis (BT-146) ist negativ |
| Lösung | Nettopreis positiv setzen und Rabatt als Allowance/Nachlass ausweisen oder eine Gutschrift verwenden |
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Verkäufers (BT-31), des Steuervertreters (BT-63) sowie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Käufers (BT-48) müssen mit einem gültigen ISO-3166-1 Alpha-2-Ländercode beginnen. Für Griechenland ist statt „GR“ auch „EL“ zulässig.
The Seller VAT identifier (BT-31), the Seller tax representative VAT identifier (BT-63) and the Buyer VAT identifier (BT-48) shall have a prefix in accordance with ISO code ISO 3166-1 alpha-2 by which the country of issue may be identified. Nevertheless, Greece may use the prefix ‘EL’.
| Fehlercode | BR-CO-09 |
| Schweregrad | Fehler (error) |
| Ursache | Eine USt-IdNr. wurde ohne Länderpräfix oder mit einem ungültigen Präfix angegeben. |
| Lösung |
|
| Links | XRepository Country Codes |
Der in der Rechnung verwendete Mengeneinheiten-Code (Unit Code) ist ungültig. Für Mengenangaben wie Stück, Kilogramm, Stunde oder Meter dürfen ausschließlich Codes aus den offiziellen UN/ECE-Codelisten Recommendation 20 und Recommendation 21 verwendet werden.
Unit code MUST be coded according to the UN/ECE Recommendation 20 with Rec 21 extension
| Fehlercode | BR-CL-23 |
| Schweregrad | Fehler (error) |
| Ursache | Für eine Mengenangabe wurde ein ungültiger oder nicht zulässiger Einheitencode (unitCode) verwendet. XRechnung akzeptiert ausschließlich Codes aus den UN/ECE-Codelisten Recommendation 20 und Recommendation 21. |
| Lösung | Den verwendeten unitCode prüfen und durch einen gültigen UN/ECE-Einheitencode ersetzen. Für Mengen in „Stück“ wird in XRechnung üblicherweise H87 verwendet. Weitere Beispiele sind KGM (Kilogramm), HUR (Stunde) oder KMT (Kilometer). Anschließend die Rechnung erneut validieren. |
| Links |
Die XML-Rechnung enthält leere Elemente. In PEPPOL sind leere XML-Tags nicht zulässig. Jedes vorhandene Element muss entweder einen gültigen Inhalt besitzen oder vollständig weggelassen werden.
Document MUST not contain empty elements.
| Fehlercode | PEPPOL-EN16931-R008 |
| Schweregrad | Fehler (error) |
| Ursache | Die XML-Rechnung enthält ein oder mehrere leere Elemente. |
| Lösung | Leere XML-Elemente entfernen oder mit gültigen Werten befüllen. Alle vorhandenen XML-Tags müssen einen Inhalt besitzen. |
Die elektronische Adresse des Rechnungsempfängers (BT-49) fehlt.
Buyer electronic address MUST be provided.
| Fehlercode | PEPPOL-EN16931-R010 |
| Schweregrad | Fehler (error) |
| Ursache | Die elektronische Adresse des Käufers (Buyer electronic address, BT-49) wurde nicht angegeben. In einer EN16931-/Peppol-konformen Rechnung muss für den Käufer eine elektronische Adresse angegeben werden. |
| Lösung | Erfassen Sie eine gültige elektronische Empfängeradresse des Rechnungsempfängers (z. B. Leitweg-ID, Peppol-ID, E-Mail-Adresse oder andere zulässige Endpoint-ID) einschließlich des zugehörigen schemeID. Das Element cbc:EndpointID muss im Käuferdatensatz vorhanden sein. |
| Links | Inhalte der neuen Pflichtfelder BT-34 und BT-49 (siehe 2. Inhalte der neuen Pflichtfelder) |
Die elektronische Adresse des Verkäufers (BT-34) fehlt.
Seller electronic address MUST be provided
| Fehlercode | PEPPOL-EN16931-R020 |
| Schweregrad | Fehler (error) |
| Ursache | Die elektronische Adresse des Verkäufers (Seller electronic address, BT-34) fehlt. In einer EN16931-/Peppol-konformen Rechnung muss für den Verkäufer eine elektronische Adresse angegeben werden. |
| Lösung | Im Verkäuferdatensatz die elektronische Adresse (BT-34) ergänzen. Bei CII/ZUGFeRD/XRechnung erfolgt dies über ram:URIUniversalCommunication/ram:URIID. Zusätzlich sollte ein gültiges schemeID angegeben werden, das die Art des Identifikators beschreibt. |
| Links | Inhalte der neuen Pflichtfelder BT-34 und BT-49 (siehe 2. Inhalte der neuen Pflichtfelder) |
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Sollte Ihr Ablehnungsgrund hier nicht aufgeführt sein oder das Problem weiterhin bestehen, wenden Sie sich bitte an Kontakt und Support.
Nutzen Sie hierfür den Bereich Kontakt und Support: Die E-Rechnung konnte nicht eingereicht werden“.