Was ist eine E-Rechnung und warum wird sie benötigt?
Der öffentliche Dienst ist einer der größten Auftraggeber für Wirtschaftsleistungen. Die Rechnungserstellung, der Versand und die Bearbeitung führt zu hohen Kosten und Aufwand bei allen Beteiligten. Die Richtlinie der Europäischen Union (2014/55/EU) verpflichtet ab Herbst 2018 auf Bundes- bzw. ab Frühjahr 2020 auf Landes- und kommunaler Ebene alle öffentlichen Auftraggeber in Deutschland, elektronische Rechnungen annehmen und verarbeiten zu können. Im Rahmen eines Steuerungsprojekts des IT-Planungsrats haben Bremen und die Bundesministerien des Innern (BMI) und Finanzen (BMF) gemeinsam eine (bundesweit übertragbare) Lösung zum Empfang von elektronischen Rechnungen entwickelt.
Strukturierte Daten führen zu Einsparungen und Optimierungen
Eine E-Rechnung ist dabei vielmehr als eine eingescannte Papierrechnung. Es geht um strukturierte Daten, die automatisiert übertragen werden und direkt in die IT-Verfahren der Verwaltung einfließen. Dies spart nicht nur den Unternehmen das Porto für die Rechnung, sondern vor allem in der Verwaltung Zeit und Aufwand bei der Erfassung und Bearbeitung. Kaum ein Lieferant der öffentlichen Verwaltung stellt heute noch Rechnungen handschriftlich auf Papier aus. Stattdessen werden die Rechnungen zu meist mit Hilfe einer Branchensoftware digital erstellt. Trotzdem findet der Rechnungsversand an und die Bearbeitung in der öffentlichen Verwaltung in Deutschland nach wie vor überwiegend papierbasiert statt, bevor die Auszahlungsdaten in einem digitalen Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen-Verfahren (HKR-Verfahren) manuell erfasst werden. Um den Rechnungsprozess effizienter und kostengünstiger zu gestalten, bietet es sich daher an, Medienbrüche zu vermeiden und den Prozess zu digitalisieren. Dazu sind folgende Voraussetzungen zu schaffen:
- Festlegung eines Datenformats für den Rechnungsaustausch zwischen Lieferant und Rechnungsempfänger
- Festlegung von Transportverfahren zur Übermittlung der Daten
- Befähigung des Lieferanten zur Erstellung und Übermittlung der Rechnung über eines der Transportverfahren im entsprechenden Datenformat
- Herstellung der Empfangs- und Verarbeitungsbereitschaft auf Seiten des Rechnungsempfängers
- Einführung eines digitalen Rechnungsbearbeitungsworkflows mit Verbindung zum HKR-Verfahren beim Rechnungsempfänger
Da am Markt bereits eine Vielzahl von unterschiedlichen, nicht interoperablen Datenformaten existiert, wurde mit der Europäischen Richtlinie 2014/55/EU regulativ eingegriffen. Mit Verabschiedung der Richtlinie wurde die Entwicklung einer einheitlichen europäischen Norm (EN 16931) für elektronische Rechnungen beauftragt und öffentliche Auftraggeber zur Annahme und Verarbeitung dieser Rechnungen bei oberschwelligen Vergaben verpflichtet. Diese Rahmenbedingungen hat das Land Rheinland-Pfalz zum Anlass genommen, der Kooperation Bund, Bremen und Nordrhein-Westfalen beizutreten zur Umsetzung der E-Recnnung in Deutschland. Dabei wurden Blaupausen für die föderale Umsetzung in Deutschland erstellt. Die Basis dafür bildet der entwickelte Standard XRechnung. Der Standard XRechnung wurde konform zur europäischen Norm vom IT-Planungsrat als Standard für die Umsetzung der EU-Richtlinie in Deutschland verabschiedet. Ausgehend von dem Standard XRechnung wurde im Rahmen der Kooperation zwischen dem Bund und dem Land Bremen ein Architekturkonzept für die Annahme und automatisierte Vorverarbeitung von elektronischen Rechnungen entwickelt. Dabei wurden konkrete Transportwege für E-Rechnungen festgelegt. Den Kern bildet eine Multikanalstrategie, die den unterschiedlichen Ansprüchen und technischen Entwicklungsständen der Lieferanten gerecht wird. Geeinigt hat man sich auf den Zugang per De- und E-Mail sowie über eine Interneterfassungsmöglichkeit und einen sicheren Webserver. Das E-Rechnungs-Gesetz RLP normiert die E-Rechnung und verpflichtet das Land und die Kommunen von Rheinland-Pfalz zum Empfang und zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen ab dem 18. April 2020.
