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Allgemeines zur E-Rechnung

Was ist eine XRechnung?

Im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, sodass ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht wird. Die Adressierung der elektronischen Rechnung ist Teil des strukturierten Datensatzes. XRechnung ist ein XML-basiertes semantisches Datenmodell, das als Standard für elektronische Rechnungen aktuell etabliert wird, die an die öffentlichen Auftraggeber in Deutschland gesendet werden. Der Standard XRechnung wurde in der 23. Sitzung des IT-Planungsrats für Bund und Länder festgelegt. Mit dem Standard XRechnung setzt Deutschland die Vorgaben des Europäischen Komitee für Normung (CEN) für die in einer elektronischen Rechnung enthaltenen Daten um. Nach der Einführung der elektronischen Rechnung bis spätestens zum April 2020 können elektronische Rechnungen bundesweit einheitlich nach diesem Standard an öffentliche Auftraggeber gesendet werden. XRechnung wurde im Rahmen der Vorgaben für den elektronischen Datenaustausch der öffentlichen Verwaltung (XML in der öffentlichen Verwaltung (XÖV)) entwickelt. Die jeweils aktuelle Version des Standards XRechnung mit entsprechenden Angaben zur Gültigkeit finden Sie hier. Bitte beachten Sie insbesondere den Gültigkeitszeitraum der jeweiligen Spezifikation.

Einen Überblick über die verschiedenen Rechnungsformate finden Sie hier.

Mit dem ZUGFeRD 2.1.1 Profil „XRECHNUNG“ können elektronische Rechnungen nun auch über den Zentralen E-Rechnungseingang RLP an angebundene Rechnungsempfänger gesendet werden.

Wie groß darf eine XRechnung maximal sein?

Die maximale Dateigröße einer XRechnung samt Anlagen beträgt in Rheinland-Pfalz 20 MB.

Ab wann kann ein Unternehmen eine elektronische Rechnung an die öffentliche Verwaltung in Rheinland-Pfalz stellen?

Ein Unternehmen kann ab dem 18. April 2020 eine elektronische Rechnung an die öffentliche Verwaltung in Rheinland-Pfalz stellen.

Wie kann ein Unternehmen eine elektronische Rechnung an die öffentliche Verwaltung in Rheinland-Pfalz senden?

Eine elektronische Rechnung kann als Anhang einer E-Mail oder direkt als Upload oder perspektivisch im Rahmen des PEPPOL-Netzwerkes über den Zentralen E-Rechnungseingang RLP an die angebunden Rechnungsempfänger übermittelt werden. 

Voraussetzung für die Einreichung per E-Mail bzw. die Einreichung per Upload ist die vorherig Registrierung am Nutzerkonto RLP und die Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen des Zentralen E-Rechnungseingangs RLP. 

Welche Vorteile hat das rechnungsstellende Unternehmen?

Mit der Erstellung von E-Rechnungen in einem standardisierten Dateiformat spart das rechnungsstellende Unternehmen Zeit und Kosten. Porto-, Papier- und Druckkosten entfallen. Dies trägt zudem zum Umweltschutz bei. 

Die Zustellung an den Rechnungsempfänger erfolgt mit geringer zeitlicher Verzögerung.    

Welche vorbereitenden Maßnahmen muss das rechnungsstellende Unternehmen veranlassen?

Das rechnungsstellende Unternehmen muss in der Lage sein, eine elektronische Rechnung im Format XRechnung zu erzeugen, so dass diese über den Zentralen E-Rechnungseingang RLP eingereicht und dem angebundenen Rechnungsempfänger übermittelt werden kann. Voraussetzung für die Einreichung ist eine Registrierung am Nutzerkonto RLP.

Das Unternehmen muss sich darüber hinaus die Leitweg-ID des jeweiligen Auftraggebers besorgen und diese in der XRechnung entsprechend eintragen.

Welche Felder müssen als Pflichtangaben in der XRechnung ausgefüllt werden?

Eine Übersicht über die Pflichtfelder des Standards XRechnung finden Sie hier.

Weitere erforderliche Angaben sind:

  • Leitweg-ID (BT-10)
  • Bankverbindung des Rechnungsstellers bzw. des Rechnungssenders [bei Überweisung: BG-17 (BT-84 bis BT-86), bei Lastschrift BG-19 (BT-89 bis BT-91)]
  • Zahlungsbedingungen (BT-20 und/oder BT-9)
  • E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers (BT-43)
  • Lieferantennummer (sofern bekannt, BT-29)
  • Bestellnummer (sofern bekannt, BT-13)
Wie lange muss die Originalrechnung im Format XRechnung aufbewahrt werden?

Es gelten die steuerlichen Aufbewahrungsfristen (i.d.R. 10 Jahre).

Welche Art von Anlagen kennt der Standard XRechnung?

Der Standard XRechnung kennt drei Arten von rechnungsbegründenden Unterlagen (Dateianlagen). Rechnungsbegründende Unterlagen können der Rechnung beigefügt, innerhalb der Rechnung eingebettet oder innerhalb der Rechnung referenziert sein.

Bitte beachten Sie hier die Ausführungen zu "Was muss bei der Einreichung einer Rechnung per E-Mail/Upload beachtet werden".

In welchem Dateiformat können rechnungsbegründende Unterlagen eingereicht werden, damit diese konform zum Standard XRechnung sind?

Die zulässigen Dateiformate richten sich nach der jeweils gültigen Version des Standard XRechnung.

Rechnungsbegründende Unterlagen können derzeit (Version 1.2) in folgenden Dateiformaten übermittelt werden:

  • PDF-Dokumente
  • Bildateien in den Formaten PNG, JPG/JPEG
  • CSV-Dateien
  • Tabellen in den Formaten XLSX, ODS
Wofür wird die Leitweg-ID benötigt?

Die Leitweg-ID ermöglicht die Adressierung und ggf. Weiterleitung der eingegangenen elektronischen Rechnung zu den nachgelagerten Rechnungsbearbeitungssystemen der angeschlossenen Verwaltungseinheiten. Um die Akzeptanz und Handhabbarkeit sowohl für öffentliche Auftraggeber als auch für ihre Dienstleister und deren Serviceanbieter zu optimieren, haben sich Bund und Länder im Rahmen des Betriebs des Standards XRechnung auf eine einheitliche Systematik geeinigt.

Woher erhalte ich die Leitweg-ID meines Auftraggebers?

Die entsprechende Leitweg-ID erfragen Sie bitte direkt bei dem jeweiligen Auftraggeber.

Wer betreibt den Standard XRechnung?

Der Standard XRechnung wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards im Auftrag des IT-Planungsrates betrieben und regelmäßig weiterentwickelt.

Funktionen des Zentralen E-Rechnungseingangs

Welche Aufgaben übernimmt der zentrale elektronische Rechnungseingang Rheinland-Pfalz?

Der Zentrale E-Rechnungseingang nimmt die Rechnung an, prüft sie formal auf Korrektheit, überprüft die Datei auf Viren und stellt sie in das virtuelle Postfach des Rechnungsempfängers zu. Falls keine Zustellung möglich ist, verschickt der Zentrale E-Rechnungseingang entsprechende Benachrichtigungen an die am Nutzerkonto RLP angegebene E-Mail Adresse oder alternativ in den Posteingang des Nutzerkontos sofern eine Zugangseröffnung beantragt wurde.

Was muss vor der ersten Nutzung des Zentralen E-Rechnungseingangs beachtet werden?

Bevor der Zentrale E-Rechnungseingang erstmalig genutzt werden kann, ist eine Registrierung im Nutzerkonto RLP und die Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen des Zentralen E-Rechnungseingangs erforderlich. Bitte schließen Sie zuerst den Registrierungsprozess im Nutzerkonto RLP ab und melden sich im Anschluss über die Rubrik "Senden" auf dieser Homepage im Uploadbereich des Zentralen E-Rechnungseingangs mit den Zugangsdaten an, die Sie im Nutzerkonto RLP verwendet haben. Sie gelangen daraufhin auf eine Maske, auf der Sie die E-Mail-Adresse eingegeben müssen, welche Sie auch im Registrierungsprozess im Nutzerkonto verwendet haben. Bitte setzen Sie hier keine abweichende E-Mail-Adresse. Stimmen Sie im Anschluss den Nutzungsbedingungen zu. Sodann steht Ihnen der Zentralen E-Rechnungseingang zur Übermittlung von E-Rechnung per E-Mail oder Upload zur Verfügung.

Welche Aufgaben übernimmt der zentrale elektronische Rechnungseingang Rheinland-Pfalz nicht?

Der zentrale E-Rechnungseingang prüft die Rechnung nicht auf sachliche und rechnerische Richtigkeit. Das System veranlasst keine Auszahlung.

Wie kann eine Rechnung per E-Mail eingereicht werden?

Um eine Rechnung per E-Mail einzureichen müssen Sie sich am Nutzerkonto RLP registrieren. Nach erfolgreicher Registrierung müssen Sie sich am Zentralen E-Rechnungseingang RLP anmelden und einmalig den Nutzungsbedingungen zustimmen. Nun können Sie die Rechnung bequem  per E-Mail an ZRE-RLP(at)poststelle.rlp.de senden.

Was muss bei der Einreichung einer Rechnung per E-Mail beachten werden?

Zusätzlich zu den Erläuterungen unter "Wie kann ich eine Rechnung per E-Mail einreichen?" müssen Sie beachten, dass bei der Einreichung einer Rechnung per E-Mail keine rechnungsbegründenden Unterlagen (als Dateianlage) beigefügt oder referenziert werden können. Rechnungsbegründende Unterlagen müssen in die Rechnung daher eingebettet werden.

Pro E-Mail kann nur eine Rechnung über den Zentralen E-Rechnungseingang RLP übermittelt werden. Bitte beachten Sie, dass eine Übermittlung mehrerer Rechnungen in einer E-Mail zur automatisierten Zurückweisung führt.

Bitte beachten Sie auch die Größenbeschränkung von 20 MB pro Rechnung inklusive Anlagen sowie die Ausführungen zu den zulässigen Dateiformaten.

Wie kann eine Rechnung über den Uploadbereich eingereicht werden?

Um eine Rechnung per E-Mail einzureichen müssen Sie sich am Nutzerkonto RLP registrieren. Nach erfolgreicher Registrierung müssen Sie sich am Zentralen E-Rechnungseingang RLP anmelden und einmalig den Nutzungsbedingungen zustimmen. Nun können Sie die Rechnungen bequem per Upload übermitteln.

Was muss bei der Einreichung einer Rechnung per Upload beachtet werden?

Zusätzlich zu den Erläuterungen unter "Wie kann ich eine Rechnung über das Uploadmodul einreichen?" müssen Sie beachten, dass bei der Einreichung einer Rechnung per Upload rechnungsbegründende Unterlagen  der Rechnung beigefügt werden können. Referenzierte Anlagen werden nicht verarbeitet und systemseitig abgelehnt.

Bitte beachten Sie auch die Größenbeschränkung von 20MB pro Rechnung inklusive Anlagen sowie die Ausführungen zu den zulässigen Dateiformaten.

Welche Benachrichtigungen versendet der Zentrale E-Rechnungseingang RLP an Rechnungssteller?

Der Zentrale E-Rechnungseingang RLP informiert Rechnungssteller über die erfolgreiche Verarbeitung oder Zurückweisung der Rechnung. Wurde die sog. Zugangseröffnung im Nutzerkonto RLP mit entsprechender Aktivierung von Weiterleitungsbestätigungen erteilt, gehen diese Benachrichtigungen über den Verarbeitungsstatus in das Postfach des Nutzerkontos ein. Wurde keine Zugangseröffnung erteilt, werden die Benachrichtigungen an die E-Mail Adresse gesendet, die im Nutzerkonto RLP hinterlegt ist.

Die Benachrichtigungen enthalten Laufzettel, die Sie über die erfolgten technischen Prüfschritte informieren.

Sofern eine manuelle Überprüfung Ihrer Rechnung erforderlich ist, gehen diese Benachrichtigungen zu einem späteren Zeitpunkt bei Ihnen ein.

Bitte beachten Sie, dass in den Benachrichtigungen keine Auskünfte zur sachlichen und rechnerischen Prüfung Ihrer Rechnungen durch den Auftraggeber bzw. zum Status der Begleichung enthalten sind. Hierfür wenden Sie sich bitte direkt an den jeweiligen Auftraggeber.

Wie geht das System damit um, wenn die selbe Rechnung mehrfach übermittelt wird?

Das System prüft nicht, ob eine Rechnung einmal oder mehrfach eingereicht wurde. Die Rechnung wird systemseitig geprüft und dem Rechnungsempfänger übermittelt. Bitte weisen Sie im Falle einer Mehrfacheinreichung den Rechnungsempfänger pro Forma darauf hin, dass eine Mehrfacheinreichung erfolgt ist.

Wie geht das System damit um, wenn eine korrigierte Rechnung übermittelt wird?

Korrigierte Rechnungen werden vom Zentralen Rechnungseingang RLP verarbeitet und an den Rechnungsempfänger übermittelt. Eine Prüfung, ob eine korrigierte Rechnung eingereicht wurde, erfolgt nicht. Bitte weisen Sie den Rechnungsempfänger pro Forma darauf hin, dass eine korrigierte Rechnung eingereicht wurde.

Welche Informationen erhält der Rechnungsempfänger?

Rechnungsempfänger erhalten pro eingereichte und erfolgreich verarbeite Rechnung eine sogenannte E-Rechnungs-Sammelnachricht. Bestandteil dieser Nachricht sind u.a. die Original-XML Rechnung sowie dazugehörige Anlagen und mehrere Laufzettel zur Nachvollziehbarkeit der systemseitigen ausgeführten Prüfschritte.

Wer beantwortet Fragen zum Zentralen E-Rechnungseingang RLP?

Das Informationsangebot des Zentralen E-Rechnungseingangs RLP wird fortlaufend erweitert und zielgruppengerecht aufbereitet. Darüber hinausgehende Fragestellungen reichen Sie bitte über das Kontaktformular ein.

Warum werden Rechnungen, die referenzierte (mittels URL verlinkte) rechnungsbegründende Unterlagen enthalten, vom Zentralen E-Rechnungseingang RLP abgelehnt?

Die Ablehnung dieser Rechnungen ist erforderlich, da die Unveränderlichkeit der Anlage zwischen Übermittlung durch Sie und der sachlichen Prüfung durch den Rechnungsempfänger nicht gewährleistet werden kann. So besteht die Gefahr, dass bei der Prüfung durch den Rechnungsempfänger die von Ihnen referenzierte rechnungsbegründende Unterlage nicht gefunden oder verändert wurde.