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Zentraler E-Rechnungseingangs RLP

Welche Aufgaben übernimmt der Zentrale E-Rechnungseingang RLP bei der Übermittlung von E-Rechnungen?

Zur Übermittlung einer E-Rechnung an die Behörden der rheinland-pfälzischen und der saarländischen Landes- und Kommunalverwaltung muss der Zentrale E-Rechnungseingang RLP genutzt werden. Der ZRE übernimmt zur Übermittlung der E-Rechnungen im Kern folgende vier Aufgaben:

  • Die Entgegennahme von E-Rechnungen über verschiedene Übertragungskanäle.
  • Die technische sowie formale Prüfung von E-Rechnungen (u. a. Virenprüfung, Einhaltung von Dateigrößen, Anzahl und Typ der Anlagen sowie Vorhandensein aller Pflichtangaben).
  • Die Übermittlung der E-Rechnungen an den jeweiligen Rechnungsempfänger mittels Leitweg-ID.
  • Die Übermittlung von Benachrichtigungen an Rechnungssteller.
Wie registrieren sich Rechnungssender / Rechnungssteller am Zentralen E-Rechnungseingang RLP?

Vor der erstmaligen Nutzung des Zentralen E-Rechnungseingangs RLP sind zwei Schritte erforderlich:

  1. Eine Registrierung am Nutzerkonto Rheinland-Pfalz ist erforderlich. Bitte beachten Sie, dass Sie sich zunächst als natürliche Person registrieren müssen. Im Anschluss erhalten Sie die Möglichkeit, auch eine juristische Person zu registrieren. Weitere Informationen erhalten Sie in der Registrierungsanleitung unter der Textziffer 2.2.
  2. Nach der Registrierung am Nutzerkonto RLP ist es erforderlich, dass Sie sich erstmalig am Zentralen E-Rechnungseingang RLP anmelden. Das bedeutet, Sie müssen den Nutzungsbedingungen des Zentralen E-Rechnungseingangs RLP zustimmen und eine ZRE-E-Mail Adresse hinterlegen. Hierfür melden Sie sich auf dieser Homepage über die Rubrik Senden mit Ihren Zugangsdaten des Nutzerkontos RLP an, erteilen im weiteren Prozess die Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen und hinterlegen die sog. ZRE-E-Mail Adresse.

Danach stehen Ihnen die Übermittlungskanäle E-Mail und Upload zur Nutzung zur Verfügung. Rechnungen können Sie entsprechend per E-Mail an die Adresse ZRE-rlp(at)Poststelle.rlp.de richten. Bitte beachten Sie, dass das System nur Rechnungen per E-Mail entgegennimmt, wenn diese von der als ZRE-E-Mail Adresse hinterlegten Adresse übermittelt werden. Anhand der in der Rechnung enthaltenen Leitweg-ID wird die Rechnung dem jeweiligen Rechnungsempfänger zugeordnet. Sie erhalten eine automatisierte Meldung zum technischen Verarbeitungsstatus jeder Rechnung, die Sie per E-Mail oder Upload über den Zentralen E-Rechnungseingang RLP an Ihren Geschäftspartner richten.

Wie melden sich Rechnungssender / Rechnungssteller nach der Registrierung am Zentralen E-Rechnungseingang an?

Nach der erfolgreichen Registrierung am Nutzerkonto RLP und der erstmaligen Anmeldung am Zentralen E-Rechnungseingang RLP können Rechnungen entweder per E-Mail an zre-rlp(at)poststelle.rlp.de geschickt oder alternativ über Senden per Uploadfunktion an den Zentralen E-Rechnungseingang RLP übermittelt werden.

Was muss der Rechnungssender / Rechnungssteller bei der Übermittlung einer elektronische Rechnung über den Zentralen E-Rechnungseingang RLP an einen angebundenen Rechnungsempfänger beachten?

Die Übermittlung einer elektronischen Rechnung im Standard XRechnung kann entweder per E-Mail oder per Upload erfolgen. Voraussetzung ist eine Registrierung am Nutzerkonto RLP sowie die Registrierung am Zentralen E-Rechnungseingang RLP. Pro E-Mail kann jedoch nur eine Rechnung übermittelt werden. Referenzierte rechnungsbegründende Unterlagen innerhalb einer Rechnung führen zur Ablehnung dieser. Um Rechnungen mittels Upload einzureichen, klicken Sie bitte auf Senden. Um einer negativen Validierung vorzubeugen, berücksichtigen Sie bitte die durch den Standard XRechnung definierten Pflichtfelder sowie die Angabe zur Leitweg-ID (BT-10). Informationen zu den zulässigen Dateigrößen finden Sie in den Nutzungsbedingungen des Zentralen E-Rechnungseingangs RLP.

Welche Aufgaben übernimmt der Zentrale E-Rechnungseingang nicht?

Der Zentrale E-Rechnungseingang prüft die Rechnung nicht auf sachliche und rechnerische Richtigkeit. Das System setzt keinen automatischen Auszahlungsprozess in Gang. Das System prüft nicht, ob eine Rechnung einmal oder mehrfach eingereicht wurde. Korrigierte Rechnungen werden vom Zentralen Rechnungseingang RLP verarbeitet und an den Rechnungsempfänger übermittelt. Bitte treten Sie in solchen Fällen in die direkte Kommunikation mit dem jeweiligen Ansprechpartner des Rechnungsempfängers. 

Welche Benachrichtigungen versendet der Zentrale E-Rechnungseingang RLP an Rechnungssteller?

Der Zentrale E-Rechnungseingang RLP informiert Rechnungssteller über die erfolgreiche Verarbeitung oder Zurückweisung der Rechnung. Wurde die sog. Zugangseröffnung im Nutzerkonto RLP mit entsprechender Aktivierung von Weiterleitungsbestätigungen erteilt, gehen die Benachrichtigungen des ZRE über den Verarbeitungsstatus in das Postfach des Nutzerkontos ein. Wurde keine Zugangseröffnung erteilt, werden die Benachrichtigungen an die ZRE-E-Mail-Adresse geschickt.
Bitte beachten Sie, dass in den Benachrichtigungen keine Auskünfte zur sachlichen und rechnerischen Prüfung Ihrer Rechnungen durch den Auftraggeber bzw. zum Status der Begleichung enthalten sind. Hierfür wenden Sie sich bitte direkt an einen Ansprechpartner ihres Rechnungsempfängers.

Welche Informationen erhält der Rechnungsempfänger?

Rechnungsempfänger erhalten pro eingereichte und erfolgreich verarbeite Rechnung eine sogenannte E-Rechnungs-Sammelnachricht. Bestandteil dieser Nachricht sind u.a. die Original-XML Rechnung sowie dazugehörige Anlagen und mehrere Laufzettel zur Nachvollziehbarkeit der systemseitigen ausgeführten Prüfschritte.

Wie kann die Übermittlung einer E-Rechnung über den Zentralen E-Rechnungseingang getestet werden?

Nach erfolgreicher Registrierung am Nutzerkonto RLP und erstmaliger Anmeldung am ZRE können Sie eine Teststellung durchführen. Kontaktieren Sie uns hierfür über das Kontaktformular. Wir werden ihnen dann eine Test-Leitweg-ID mitteilen und Sie entsprechend instruieren.

Gibt es einen Support für Rechnungssteller / Rechnungssender?

Im Zusammenhang mit der Übermittlung einer elektronischen Rechnung über den Zentralen E-Rechnungseingang RLP ist eine Anmeldung am Nutzerkonto RLP erforderlich. Fragen, die im Zusammenhang mit der Registrierung am Nutzerkonto RLP auftreten, richten Sie bitte an: CC-OZG(at)ldi.rlp.de. Fragen, die mit der Übermittlung von elektronischen Rechnungen über den Zentralen E-Rechnungseingang stehen, richten Sie bitte an erechnung(at)mdi.rlp.de.

Allgemeines zur E-Rechnung

Was ist eine XRechnung?

Im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, sodass ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht wird. Die Adressierung der elektronischen Rechnung ist Teil des strukturierten Datensatzes. XRechnung ist ein XML-basiertes semantisches Datenmodell, das als Standard für elektronische Rechnungen aktuell etabliert wird, die an die öffentlichen Auftraggeber in Deutschland gesendet werden. Der Standard XRechnung wurde in der 23. Sitzung des IT-Planungsrats für Bund und Länder festgelegt. Mit dem Standard XRechnung setzt Deutschland die Vorgaben des Europäischen Komitee für Normung (CEN) für die in einer elektronischen Rechnung enthaltenen Daten um. Nach der Einführung der elektronischen Rechnung bis spätestens zum April 2020 können elektronische Rechnungen bundesweit einheitlich nach diesem Standard an öffentliche Auftraggeber gesendet werden. XRechnung wurde im Rahmen der Vorgaben für den elektronischen Datenaustausch der öffentlichen Verwaltung (XML in der öffentlichen Verwaltung (XÖV)) entwickelt. Die jeweils aktuelle Version des Standards XRechnung mit entsprechenden Angaben zur Gültigkeit finden Sie hier. Bitte beachten Sie insbesondere den Gültigkeitszeitraum der jeweiligen Spezifikation.

Einen Überblick über die verschiedenen Rechnungsformate finden Sie hier.

Mit dem ZUGFeRD 2.1.1 Profil „XRECHNUNG“ können elektronische Rechnungen nun auch über den Zentralen E-Rechnungseingang RLP an angebundene Rechnungsempfänger gesendet werden.

Wer betreibt den Standard XRechnung?

Der Standard XRechnung wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards im Auftrag des IT-Planungsrates betrieben und regelmäßig weiterentwickelt.

Welche Felder müssen als Pflichtangaben in der XRechnung ausgefüllt werden?

Eine Übersicht über die Pflichtfelder des Standards XRechnung finden Sie hier.

Weitere erforderliche Angaben sind:

  • Leitweg-ID (BT-10)
  • Bankverbindung des Rechnungsstellers bzw. des Rechnungssenders [bei Überweisung: BG-17 (BT-84 bis BT-86), bei Lastschrift BG-19 (BT-89 bis BT-91)]
  • Zahlungsbedingungen (BT-20 und/oder BT-9)
  • E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers (BT-43)
  • Lieferantennummer (sofern bekannt, BT-29)
  • Bestellnummer (sofern bekannt, BT-13)
Wie groß darf eine XRechnung maximal sein?

Die maximale Dateigröße einer XRechnung samt Anlagen beträgt in Rheinland-Pfalz 20 MB.

In welchem Dateiformat können rechnungsbegründende Unterlagen eingereicht werden, damit diese konform zum Standard XRechnung sind?

Die zulässigen Dateiformate richten sich nach der jeweils gültigen Version des Standard XRechnung.

Rechnungsbegründende Unterlagen können derzeit (Version 1.2) in folgenden Dateiformaten übermittelt werden:

  • PDF-Dokumente
  • Bildateien in den Formaten PNG, JPG/JPEG
  • CSV-Dateien
  • Tabellen in den Formaten XLSX, ODS
Wofür wird die Leitweg-ID benötigt?

Die Leitweg-ID ermöglicht die Adressierung und ggf. Weiterleitung der eingegangenen elektronischen Rechnung zu den nachgelagerten Rechnungsbearbeitungssystemen der angeschlossenen Verwaltungseinheiten. Um die Akzeptanz und Handhabbarkeit sowohl für öffentliche Auftraggeber als auch für ihre Dienstleister und deren Serviceanbieter zu optimieren, haben sich Bund und Länder im Rahmen des Betriebs des Standards XRechnung auf eine einheitliche Systematik geeinigt.

Woher erhalte ich die Leitweg-ID meines Auftraggebers?

Die entsprechende Leitweg-ID erfragen Sie bitte direkt bei dem jeweiligen Auftraggeber.

Ab wann kann ein Unternehmen eine elektronische Rechnung an die öffentliche Verwaltung in Rheinland-Pfalz stellen?

Ein Unternehmen kann ab dem 18. April 2020 eine elektronische Rechnung an die öffentliche Verwaltung in Rheinland-Pfalz stellen.

Welche vorbereitenden Maßnahmen muss das rechnungsstellende Unternehmen veranlassen?

Das rechnungsstellende Unternehmen muss in der Lage sein, eine elektronische Rechnung im Format XRechnung zu erzeugen, so dass diese über den Zentralen E-Rechnungseingang RLP eingereicht und dem angebundenen Rechnungsempfänger übermittelt werden kann. Voraussetzung für die Einreichung ist eine Registrierung am Nutzerkonto RLP.

Das Unternehmen muss sich darüber hinaus die Leitweg-ID des jeweiligen Auftraggebers besorgen und diese in der XRechnung entsprechend eintragen.

Wie lange muss die Originalrechnung im Format XRechnung aufbewahrt werden?

Es gelten die steuerlichen Aufbewahrungsfristen (i.d.R. 10 Jahre).