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Allgemeines zur E-Rechnung

Ab wann muss die öffentliche Verwaltung in Rheinland-Pfalz elektronische Rechnungen entgegennehmen?

Die öffentliche Verwaltung in Rheinland-Pfalz muss ab dem 18. April 2020 in der Lage sein, elektronische Rechnungen im Format XRechnung entgegenzunehmen.

Wo finde ich Informationen zum Standard XRechnung?

Informationen zum Standard XRechnung finden Sie hier.

Welche vorbereitenden Maßnahmen müssen von der Verwaltung getroffen werden damit der Empfang elektronischer Rechnungen möglich ist?

Als vorbereitende Maßnahme muss die öffentliche Stelle lediglich im Rahmen der Nutzung des rlp-Netzes ein virtuelles Postfach im Landesbetrieb Daten und Information (LDI) anlegen und betreiben lassen. Das entsprechende Auftragsformular des LDI finden Sie unter http://kundenforum.rlp/de/formulare/auftrag-vps/. Bei der Einrichtung des Postfaches besteht ein Gestaltungsspielraum für die Behörde. Das Postfach kann auf Wunsch der Behörde hin angepasst werden, beispielsweise auch für den Empfang von E-Rechnungen. Weitere Informationen erhalten Sie mit der Dokumentation Leitweg-ID in RLP.

Was ist eine virtuelle Poststelle?

Die virtuelle Poststelle (zukünftig Nutzerkonto Rheinland-Pfalz)  ist das zentrale Fachverfahren für den Nachrichtenaustausch zwischen Bürger und Verwaltung. Als Multikanalsystem erlaubt es die virtuelle Poststelle, mehrere Nachrichtenkanäle von außen auf einen Nachrichtenkanal bei einer Behörde weiterzuleiten. Die Unterstützung weiterer Nachrichtenkanäle durch die virtuelle Poststelle ist in Vorbereitung. Eingehende Nachrichten werden von der virtuellen Poststelle auf Schadroutinen (Viren, etc.) überprüft und mit einem übersichtlichen Laufzettel mit Signaturprüfungsdetails versehen. D.h. die empfangende Behörde sieht sofort, ob eine Datei vom Absender digital unterschrieben wurde und ob diese Unterschrift gütig ist. Die Weiterleitung an Behörden kann über E-Mail im gesicherten Behördennetz oder über eine Intranet-Version des rlp-Service erfolgen. Es ist auch möglich, Nachrichten über eine Dateifreigabe oder einen Webservice direkt an ein Fachverfahren zu übergeben, so dass z.B. ein Antrag sofort und automatisiert bearbeitet werden kann.

Welche davon müssen aus rechtlichen Gründen aufbewahrt werden?

Aufbewahrt werden müssen in jedem Fall die Original-XML Rechnung und die rechnungsbegründenden Unterlagen.

Wie lange muss die Rechnung im Format XRechnung aufbewahrt werden?

Laut Umsatzsteuergesetz muss die Rechnung 10 Jahre aufbewahrt werden.

Wie können Prozesse zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen automatisiert oder teilautomatisiert werden?

Für die automatisierte Zuordnung von Rechnungen zu der jeweiligen Organisationseinheit stehen verschieden Informationselemente im Standard XRechnung zur Verfügung:

Informationselemente  XRechnungBeschreibung
BT-11Project reference / Projektnummer
BT-12Contract reference / Vertragsnummer
BT-13Purchase order reference / Bestellnummer
BT-14Tender or lot reference / Ausschreibungs- bzw. Loskennung

Für eine Automatisierung der Rechnungsbearbeitung wenden Sie sich bitte an den Anbieter Ihres Fachverfahrens.   

Funktionen des Zentralen E-Rechnungseingangs RLP & der Virtuellen Poststelle

Welche Aufgaben übernimmt der Zentrale E-Rechnungseingang RLP?

Der Zentrale E-Rechnungseingang nimmt die XRechnung an, prüft sie formal auf Korrektheit, überprüft die Virenfreiheit und stellt sie im Erfolgsfall in das virtuelle Postfach des Rechnungsempfängers zu. Falls keine Zustellung möglich ist, antwortet der zentrale elektronische Rechnungseingang dem E-Mail Absender automatisch.

Welche Aufgaben übernimmt der Zentrale E-Rechnungseingang RLP nicht?

Der zentrale elektronische Rechnungseingang prüft nicht auf sachliche und rechnerische Richtigkeit. Er veranlasst auch keine Auszahlung.

Was ist eine E-Rechnungs-Sammelnachricht RLP?

Informationen zu der E-Rechnungs-Sammelnachricht RLP finden Sie hier.

Warum erhält der Rechnungsempfänger eine Nachricht, die aus mehreren Einzeldateien besteht?

Diese Nachricht besteht aus der Original-XML Rechnung, rechnungsbegründenden Unterlagen, eventuellen Anlagen, einem pdf-Abbild der Rechnung, mehrere Laufzetteln über durchgeführte Operationen und einem ZIP-Archiv. Als Vermittler zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger müssen die Komponenten VPS und ZRE nachweisen, welche Operationen an der elektronischen Rechnungen durchgeführt wurden und ob sie erfolgreich verliefen. Insbesondere die Integrität des Originals wird nachgewiesen.

Was ist eine Leitweg-ID?

Im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, sodass ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht wird. Die Adressierung der elektronischen Rechnung ist Teil des strukturierten Datensatzes. Zur Adressierung dient die Leitweg-ID. Die Leitweg-ID ermöglicht es, eine elektronische Rechnung im strukturierten Format mittels eines zwischen Bund, Ländern und Kommunen abgestimmten Formats zu adressieren. Weitere Informationen erhalten Sie mit der Dokumentation Leitweg-ID in RLP.

Erkennt der Zentrale E-Rechnungseingang (ZRE) wenn identische Rechnungen mehrfach eingereicht werden?

Der ZRE prüft dies nicht und bearbeitet sie erneut. Anschließend stellt er auch identische Rechnungen erneut in das Postfach des Nutzerkontos (virtuelle Poststelle) zu. Mehrfacheinreichungen müssen im nachgelagerten Rechnungsverarbeitungsprozess erkannt werden.

Was passiert mit korrigierten Rechnungen und gleich bleibender Rechnungsnummer?

Der Zentrale E-Rechnungseingang nimmt keine Dublettenprüfung vor.

Welche Weiterleitungskanäle bietet die Virtuelle Poststelle?

Sie benötigen eine Virtuelle Poststelle, an die Rechnungen für eine oder auch für mehrere Leitweg-IDs zugestellt werden können. Diese Virtuelle Poststelle kann mit dem Nutzerkonto verbunden werden und firmiert dann unter dem Namen „Behördenpostfach“. Technisch betrachtet ist die Virtuelle Poststelle das Produkt Governikus MultiMessenger (GMM) – eine Anwendung des IT-Planungsrates, für die jeweils ein Weiterleitungskanal gewählt werden kann.

Mögliche Weiterleitungskanäle sind:

  • Weiterleitung an eine E-Mail-Adresse der Empfangsbehörde
  • Zustellung ins Behördenpostfach der Empfangsbehörde
  • Weiterleitung an einen XTA-Webservice des Rechnungsempfängers
Was ist eine GMM-ID?

Die GMM-ID ist ein technisches Identifikationsmerkmal, welches im Zentralen E-Rechnungseingang RLP hinterlegt wird. Dadurch ist sichergestellt, dass für eine (oder mehrere) Leitweg-ID(s) eingehende Rechnungen über die hinterlegte GMM-ID und entsprechend des gewählten Weiterleitungskanals an ihr System übermittelt werden.