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Funktionen des Zentralen E-Rechnungseingangs RLP & der Virtuellen Poststelle

Welche Aufgaben übernimmt der Zentrale E-Rechnungseingang RLP?

Der Zentrale E-Rechnungseingang nimmt die XRechnung an, prüft sie formal auf Korrektheit, überprüft die Virenfreiheit und stellt sie im Erfolgsfall in das virtuelle Postfach des Rechnungsempfängers zu. Falls keine Zustellung möglich ist, antwortet der zentrale elektronische Rechnungseingang dem E-Mail Absender automatisch.

Welche Aufgaben übernimmt der Zentrale E-Rechnungseingang RLP nicht?

Der Zentrale E-Rechnungseingang prüft die Rechnung nicht auf sachliche und rechnerische Richtigkeit. Das System setzt keinen automatischen Auszahlungsprozess in Gang. Das System prüft nicht, ob eine Rechnung einmal oder mehrfach eingereicht wurde. Korrigierte Rechnungen werden vom Zentralen Rechnungseingang RLP verarbeitet und an den Rechnungsempfänger übermittelt. Bitte treten Sie in solchen Fällen in die direkte Kommunikation mit dem jeweiligen Ansprechpartner des Rechnungsempfängers. 

Was ist eine E-Rechnungs-Sammelnachricht RLP?

Die E-Rechnungs-Sammelnachricht umfasst alle Dokumente, die der Zentrale E-Rechnungseingang an die virtuelle Poststelle des Rechnungsempfängers übermittelt. Weitere Informationen zu der E-Rechnungs-Sammelnachricht RLP finden Sie hier.

Warum erhält der Rechnungsempfänger eine Nachricht, die aus mehreren Einzeldateien besteht?

Diese Nachricht besteht aus der Original-XML Rechnung, rechnungsbegründenden Unterlagen, eventuellen Anlagen, einem pdf-Abbild der Rechnung, mehrere Laufzetteln über durchgeführte Operationen und einem ZIP-Archiv. Als Vermittler zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger müssen die Komponenten VPS und ZRE nachweisen, welche Operationen an der elektronischen Rechnungen durchgeführt wurden und ob sie erfolgreich verliefen. Insbesondere die Integrität des Originals wird nachgewiesen.

Was ist eine Leitweg-ID?

Im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, sodass ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht wird. Die Adressierung der elektronischen Rechnung ist Teil des strukturierten Datensatzes. Zur Adressierung dient die Leitweg-ID. Die Leitweg-ID ermöglicht es, eine elektronische Rechnung im strukturierten Format mittels eines zwischen Bund, Ländern und Kommunen abgestimmten Formats zu adressieren. Für die Beantragung einer Leitweg-ID füllenSie bitte das entsprechende Formular aus.

Was ist eine GMM-ID?

Die GMM-ID ist das technische Identifikationsmerkmal ihrer virtuellen Poststelle, welches im Zentralen E-Rechnungseingang RLP hinterlegt wird. Dadurch ist sichergestellt, dass für eine (oder mehrere) Leitweg-ID(s) eingehende Rechnungen über die hinterlegte GMM-ID und entsprechend des gewählten Weiterleitungskanals an die virtuelle Poststelle übermittelt werden.

Welche Weiterleitungskanäle bietet die Virtuelle Poststelle?

Ein virtuelles Behördenpostfach ist eine Postfachkonfiguration für eine Behörde innerhalb der Virtuelle Poststelle des Landes. Technisch betrachtet ist die Virtuelle Poststelle das Produkt Governikus MultiMessenger (GMM) – eine Anwendung des IT-Planungsrates, für die je Behördenpostfachkonfiguration genau ein Weiterleitungskanal gewählt werden kann.

Um elektronische Rechnungen empfangen zu können, benötigen Sie eine Virtuelle Poststelle, an die Rechnungen für eine oder auch für mehrere Leitweg-IDs zugestellt werden können.

Mögliche Weiterleitungskanäle sind:

  • Weiterleitung an eine E-Mail-Adresse der Empfangsbehörde (unverschlüsselt, sofern das E-Mail-System der Empfangsbehörde über ein sicheres Behördennetz erreicht wird, bzw. S/MIME-verschlüsselt, sofern das E-Mail-System der Empfangsbehörde nur über das Internet erreichbar ist)
  • Zustellung in das Webmailpostfach einer juristischen Person in der Rechtsform „Behörde“ des Nutzerkontos RLP, welche technisch über die Weiterleitung an den XTA-Webservice des Nutzerkontos RLP erfolgt.
  • Weiterleitung an einen eigenen XTA-Webservice des Rechnungsempfängers, welcher über ein sicheres Behördennetz erreichbar sein und mit der XTA-Spezifikation des eingesetzten GMM kompatibel sein muss.

Virtuelle Behördenpostfächer können seitens der Behörde kostenpflichtig über den Helpdesk des Landesbetriebes Daten und Information beauftragt werden.

Allgemeines zur E-Rechnung

Was ist eine XRechnung?

Im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, sodass ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht wird. Die Adressierung der elektronischen Rechnung ist Teil des strukturierten Datensatzes. XRechnung ist ein XML-basiertes semantisches Datenmodell, das als Standard für elektronische Rechnungen aktuell etabliert wird, die an die öffentlichen Auftraggeber in Deutschland gesendet werden. Der Standard XRechnung wurde in der 23. Sitzung des IT-Planungsrats für Bund und Länder festgelegt. Mit dem Standard XRechnung setzt Deutschland die Vorgaben des Europäischen Komitee für Normung (CEN) für die in einer elektronischen Rechnung enthaltenen Daten um. Nach der Einführung der elektronischen Rechnung bis spätestens zum April 2020 können elektronische Rechnungen bundesweit einheitlich nach diesem Standard an öffentliche Auftraggeber gesendet werden. XRechnung wurde im Rahmen der Vorgaben für den elektronischen Datenaustausch der öffentlichen Verwaltung (XML in der öffentlichen Verwaltung (XÖV)) entwickelt. Die jeweils aktuelle Version des Standards XRechnung mit entsprechenden Angaben zur Gültigkeit finden Sie hier. Bitte beachten Sie insbesondere den Gültigkeitszeitraum der jeweiligen Spezifikation.

Einen Überblick über die verschiedenen Rechnungsformate finden Sie hier.

Mit dem ZUGFeRD 2.1.1 Profil „XRECHNUNG“ können elektronische Rechnungen nun auch über den Zentralen E-Rechnungseingang RLP an angebundene Rechnungsempfänger gesendet werden.

Wer betreibt den Standard XRechnung?

Der Standard XRechnung wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards im Auftrag des IT-Planungsrates betrieben und regelmäßig weiterentwickelt.

Ab wann muss die öffentliche Verwaltung in Rheinland-Pfalz elektronische Rechnungen entgegennehmen?

Die öffentliche Verwaltung in Rheinland-Pfalz muss ab dem 18. April 2020 in der Lage sein, elektronische Rechnungen im Format XRechnung entgegenzunehmen.

Welche vorbereitenden Maßnahmen müssen von der Verwaltung getroffen werden damit der Empfang elektronischer Rechnungen möglich ist?

Als vorbereitende Maßnahme muss der öffentliche Auftraggeber, falls nicht bereits vorhanden, eine virtuelles Postfach beim Landesbetrieb Daten und Information (LDI) einrichten lassen. Das entsprechende Auftragsformular des LDI finden Sie unter http://kundenforum.rlp/de/formulare/auftrag-vps/

Elektronische Rechnungen werden nach Übermittlung über den Zentralen E-Rechnungseingang RLP in das virtuelle Postfach des Rechnungsempfängers zugestellt.

Formulare für die Beantragung einer virtuellen Poststelle und für die Beantragung einer Leitweg-ID finden Sie hier.

 

 

Was ist eine virtuelle Poststelle?

Die virtuelle Poststelle (zukünftig Nutzerkonto Rheinland-Pfalz)  ist das zentrale Fachverfahren für den Nachrichtenaustausch zwischen Bürger und Verwaltung. Als Multikanalsystem erlaubt es die virtuelle Poststelle, mehrere Nachrichtenkanäle von außen auf einen Nachrichtenkanal bei einer Behörde weiterzuleiten. Die Unterstützung weiterer Nachrichtenkanäle durch die virtuelle Poststelle ist in Vorbereitung. Eingehende Nachrichten werden von der virtuellen Poststelle auf Schadroutinen (Viren, etc.) überprüft und mit einem übersichtlichen Laufzettel mit Signaturprüfungsdetails versehen. D.h. die empfangende Behörde sieht sofort, ob eine Datei vom Absender digital unterschrieben wurde und ob diese Unterschrift gütig ist. Die Weiterleitung an Behörden kann über E-Mail im gesicherten Behördennetz oder über eine Intranet-Version des rlp-Service erfolgen. Es ist auch möglich, Nachrichten über eine Dateifreigabe oder einen Webservice direkt an ein Fachverfahren zu übergeben, so dass z.B. ein Antrag sofort und automatisiert bearbeitet werden kann.

Wie lange muss die Rechnung im Format XRechnung aufbewahrt werden?

Laut Umsatzsteuergesetz muss die Rechnung 10 Jahre aufbewahrt werden.

Wie können Prozesse zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen automatisiert oder teilautomatisiert werden?

Für die automatisierte Zuordnung von Rechnungen zu der jeweiligen Organisationseinheit stehen verschieden Informationselemente im Standard XRechnung zur Verfügung:

Informationselemente  XRechnungBeschreibung
BT-11Project reference / Projektnummer
BT-12Contract reference / Vertragsnummer
BT-13Purchase order reference / Bestellnummer
BT-14Tender or lot reference / Ausschreibungs- bzw. Loskennung

Für eine Automatisierung der Rechnungsbearbeitung wenden Sie sich bitte an den Anbieter Ihres Fachverfahrens.